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当てはまるものはありますか？
候補者の情報がバラバラで、最新版がわからない。そんな悩みはありませんか？小規模の人材紹介会社向けに、管理システムとExcel管理の違いを比べて整理しました。
まるコネくんボクが、ExcelとシステムのちがいをUひょうで見せるよ！自分の会社に合う管理方法が、きっと見えてくるはずだよ。
この記事のポイント
- 管理システムは、候補者や求人を一か所にまとめる道具
- Excel管理が行き詰まりやすい場面を、チェックで確認
- 選び方は3つの手順。向き不向きも最後に整理
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人材紹介の管理システムとは？小規模でも必要？
人材紹介の管理システムとは、候補者や求人の情報を一か所にまとめる道具です。いつでも同じ画面で見られます。
紙やExcelでも管理はできます。ただ、少人数だと一人の作業量が増え、確認もれが起きやすくなります。小規模ほど仕組みが大事です。
ひと目でわかる
人の情報候補者
仕事の情報求人
Excel管理が行き詰まる場面
最初はExcelで十分でも、件数が増えると限界が来ます。ファイルが増え、最新版がわからなくなるのが典型です。
担当者が休むと、状況が誰にもわからないこともあります。連絡のもれは信用に関わります。
当てはまるものはありますか？- 候補者のファイルが複数あり、最新版がわからない
- 面接日程や連絡の予定を、頭で覚えている
- 担当者が休むと、進み具合がわからない
- 同じ情報を何度も入力している
- 求人と候補者の組み合わせ探しに時間がかかる
人材紹介の管理システムとExcelの違い
Excelなどの手作業と、管理システムを表で比べます。どちらが正解ということはありません。
今の悩みに合うかで選びましょう。件数や人数が増えるほど、差が出やすくなります。
くらべてみよう
| Excel・紙で管理 | 管理システム | |
|---|---|---|
| 情報のまとめ方 | ファイルごとに分かれやすい | 一か所にまとまる |
| 入力の手間 | 同じ内容を何度も書くことがある | 一度の入力を使い回せることが多い |
| 引き継ぎ | 書いた人しかわからないことがある | 履歴が残り、共有しやすい |
| 始めやすさ | すぐ始められる | 設定や慣れが必要なこともある |
| 費用 | ほぼ無料で始められることが多い | 月額がかかることが多い |
ポイントは「人が変わっても回るか」だよ。ここが一番の分かれ目なんだ。
小規模向けの管理システムの選び方
機能が多いほどよいわけではありません。使いこなせないと、手間が増えるだけです。
小規模なら、必要な機能にしぼるのが近道です。次の手順で選ぶと、迷いにくくなります。
やってみよう
困りごとを書き出す「探すのに時間がかかる」など、今の悩みを3つほど書きます。
必要な機能にしぼる悩みを解決する機能だけを選びます。使わない機能は後回しで大丈夫です。
サポートや使い方を確かめる初めての人でも使えるか、困ったとき相談できるかを確認します。
費用は何で変わる？考え方のコツ
費用は、使う人数や機能で変わることが多いです。月額で払う形が一般的です。
少人数分から始められる場合もあります。手作業にかかる時間も費用と考えて比べましょう。
ひと目でわかる
費用が変わる点①利用人数
費用が変わる点②機能の量
小規模でどちらを選ぶ？向き不向き
最後に、向き不向きを整理します。無理に導入する必要はありません。
今の件数と、これからの計画で考えてみてください。今後増やす予定があるかが判断の材料です。
こんな人は管理システム
- 候補者や求人がどんどん増えている
- スタッフが増える予定がある
- 入力ミスや連絡もれを減らしたい
こんな人はExcelのまま
- 件数がまだ少なく、一人で管理できている
- まずは費用をかけずに試したい
- 管理の流れがまだ固まっていない
この記事のまとめ
- 管理システムは候補者や求人を一か所にまとめる道具
- Excelは始めやすいが、人や件数が増えると行き詰まりやすい
- 困りごとを書き出し、必要な機能にしぼって選ぶ
まるコネくんからまずは今の困りごとを3つ書き出してみよう！そのメモが、ぴったりの管理方法を選ぶ第一歩になるよ。
Q人材紹介を始めたばかりでも管理システムは必要ですか？
A件数が少ないうちはExcelでも回せることがあります。ただ、早めに情報の置き場所を決めておくと、後から困りにくくなります。
QExcelのデータは管理システムに移せますか？
A表の形式で取り込める場合が多いです。ただ、対応は製品ごとに違います。事前に確認しておくと安心です。
Qパソコンが苦手なスタッフでも使えますか？
A画面がわかりやすい製品なら、慣れやすいこともあります。試用やサポートの有無を確かめて、実際に触ってから決めるのがおすすめです。
うちの規模に合う管理方法は？
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