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外注先に伝えることチェック
社員総会の準備で、ふだんの仕事が進まない…。外注したいけれど、何を頼めるのか分からない。そんなお悩みはありませんか？自分でやる場合と外注を、表で比べて整理します。
まるコネくん自分でやる場合と外注の違いを、表でくらべるよ。読み終わるころには、自分に合うやり方が見えてくるはず！
この記事のポイント
- 外注で頼める範囲がわかる
- 自分でやる vs 外注を表で比べられる
- 依頼前に準備することがわかる
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社員総会の企画を外注するとは？
外注とは、社員総会の準備をプロに任せることです。担当者が一人で抱えこむ状況を減らせます。
企画づくりから、舞台や映像、音響、当日の進行まで頼めます。一部だけでも、まとめてでも選べます。
ひと目でわかる
最初の一歩企画づくり
会場の見た目舞台
社員総会の企画は自分でやる？外注する？
結論から言うと、規模と手間で選びます。大人数や会場開催、映像を使うなら外注が合いやすいです。
少人数の社内開催なら、自分でできることもあります。担当者の空き時間も大事な判断材料です。表で違いを見てみましょう。
まずは自分たちの規模と、担当者の空き時間を書き出してみるのがコツだよ。
くらべてみよう
| 自分でやる | 業者に頼む | |
|---|---|---|
| 費用 | 外部への支払いは少なめ。ただし社内の人件費がかかる | 外部への支払いがある。内容で変わる |
| 準備の手間 | 担当者に集中しやすい | 打ち合わせ中心で、軽くなりやすい |
| 仕上がり | 担当者の経験に左右される | 舞台や映像音響まで整えやすい |
| 当日のトラブル | 担当者が自分で対応する | 専任スタッフが対応しやすい |
| 向く規模 | 少人数・社内の会議室 | 大人数・会場開催・配信ありなど |
外注で担当者の負担はどう変わる？
自分でやると、会場探しから当日の進行まで一人で抱えがちです。
外注すると、準備の多くを任せられます。担当者は内容の確認に集中でき、通常業務との両立もしやすくなります。
ひと目でわかる
準備を始める時期は、このくらいのことも2〜3か月前〜
打ち合わせは、数回になることも数回〜
社員総会の外注費用の考え方
費用は規模と内容で大きく変わります。同じ人数でも、映像や配信を足すと上がることがあります。
見積もりは、同じ条件にそろえて比べましょう。まず予算の上限を決めておくと、話が早く進みます。
ひと目でわかる
人数多いと上がりやすい
会場広いと上がりやすい
社員総会の企画を外注する前の準備リスト
依頼前に、伝えることを整理しましょう。紙1枚にまとめるだけで十分です。
整理しておくと、見積もりの精度が上がります。やり取りの回数も減らしやすくなります。
外注先に伝えることチェック- 開催の目的（方針共有・表彰・交流など）
- 参加人数と、日程の候補
- 予算の上限
- リアル・オンライン・ハイブリッドの希望
- 当日の進行で、ゆずれないこと
社員総会の外注が向いている人・自分でやる人
どちらかが正解、ということはありません。人数、時間、求める仕上がりで選びましょう。
迷うときは、一部だけ外注する方法もあります。たとえば映像音響だけ頼む形です。
こんな人は自分でやる
- 参加者が少人数
- 社内の会議室で開く
- 準備に使える時間がある
こんな人は業者に頼む
- 参加者が多く、会場で開く
- 映像や配信にもこだわりたい
- 通常業務と両立したい
この記事のまとめ
- 外注は、企画から当日運営まで範囲を選べる
- 規模と担当者の手間で、自分でやるか外注かを決める
- 依頼前に目的・人数・予算を紙1枚にまとめる
まるコネくんからまずは目的と人数、予算を紙に書き出してみよう。それだけで、次の一歩がぐっと進むよ！
Q外注は、いつごろから動けばいいですか？
A規模や内容によりますが、数か月前から動き出すと余裕が持てます。会場の予約が必要な場合は、さらに早めの相談が安心です。
Q一部だけ外注することはできますか？
Aできることが多いです。たとえば映像と音響だけ、当日の運営だけ、といった頼み方もあります。頼みたい範囲は、相談時に伝えましょう。
Qオンラインや、会場とオンラインの併用でも頼めますか？
A対応できる場合があります。参加者の人数や、見せたい内容を先に伝えると、形式の相談がしやすくなります。
うちの総会、外注すると何が変わる？
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