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こんな状態なら見直しのサイン
在留期限の確認をExcelや紙でしていて、不安になることはありませんか？更新の時期が人ごとに違い、見落とさないか心配という声は多いです。この記事では、表でExcelとシステムの違いを比べます。
まるコネくんExcelや紙とシステムの違いを、表で比べるよ。自分の会社に合う方法が見つかるはず！
この記事のポイント
- 在留期限の管理で見るべき日付がわかる
- Excel・紙とシステムの違いを表で比べられる
- 自分の会社に合う方法を選ぶ手順がわかる
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外国人材の在留期限管理はなぜ大事？
在留期限が切れると、働き続けてもらえなくなるおそれがあります。会社側の確認ミスでも、影響は大きくなります。
見る日付は在留期限だけではありません。パスポートの期限や契約の更新日も、あわせて確認が必要です。
ひと目でわかる
いちばん大事在留期限
あわせて確認パスポート
在留期限の管理は、Excelとシステムでどう違う？
管理の方法は、大きく2つあります。Excelや紙で自分で行う方法と、専用のシステムを使う方法です。
表で、毎日の運用での違いを比べました。人数や使う人の数で、向き不向きが変わります。
くらべてみよう
| Excel・紙 | システム | |
|---|---|---|
| 始めやすさ | すぐ始められる | 登録や設定の手間がある |
| 期限の気づき | 自分で見て確認する | 自動で知らせる機能があるものが多い |
| 画像の保管 | ファイルや紙に分かれやすい | 同じ場所にまとめて保存できる |
| 情報の共有 | コピーが増えやすい | 担当者どうしで同じ情報を見られる |
| 費用の目安 | ほとんどかからないことも多い | 月額などがかかることもある |
Excelや紙で抜け漏れが起きやすい場面
Excelや紙でも、きちんと運用できていれば問題ありません。ただ、人が増えると抜け漏れが起きやすくなります。
次の項目に2つ以上当てはまるなら、見直しの時期かもしれません。
こんな状態なら見直しのサイン- 在留期限を、担当者の記憶やカレンダーだけで確認している
- 在留カードのコピーが、紙とパソコンの両方にある
- 最新のファイルがどれか、わからなくなることがある
- 担当者が休むと、期限の状況が誰にもわからない
- 面談の内容が、個人のメモやノートに残っている
在留期限管理システムでできること
システムは、人ごとの情報を一か所にまとめる道具です。期限が近づくと知らせる機能を持つものが多くあります。
大事なのは、仕組みで見落としを減らすことです。人の注意だけに頼らずに済みます。
ひと目でわかる
期限が近づくと自動で通知
カードやパスポート画像で保存
期限は覚えておくより、知らせてもらうほうが安心だよ！
システムを選ぶ前に決めたい3つのこと
特定技能と育成就労の両方がいる場合は、整理が特に大切です。制度ごとに管理したい項目が違うことがあります。
選ぶ前に、次の手順で社内を整理しましょう。
やってみよう
管理する人を数える今いる人数と、これから増える予定を書き出します。特定技能や育成就労など、種類も分けておきます。
見たい情報を書き出す在留期限、パスポート期限、面談の記録などを並べます。必ず見たいものに印をつけます。
使う人を決める入力する人と確認する人を決めます。使いやすさは、資料やデモで確かめましょう。
あなたはExcelとシステム、どっち向き？
最後に、向いている人を整理します。迷うときは、人数と手間を基準に考えると決めやすいです。
Excel・紙が向いている人
- 外国人材が数人で、増える予定が少ない
- 管理する担当者が決まっていて、確認の習慣がある
- まずは費用をかけずに始めたい
システムが向いている人
- 人数が増えている、または増える予定がある
- 特定技能と育成就労の両方を管理している
- 担当者が複数いる、または交代する可能性がある
- 在留カードの画像や面談記録もまとめたい
この記事のまとめ
- 管理する日付は、在留期限・パスポート期限・契約更新日
- Excel・紙は手軽だが、人が増えると抜け漏れが起きやすい
- 人数や担当者の数で、自分に合う方法を選ぶ
まるコネくんからまずは今の管理方法を、チェックリストで見直してみよう！
Q在留期限は、どのくらい前から確認すればいいですか？
A更新の手続きには準備に時間がかかるため、数か月前から確認する会社が多いです。書類の準備が必要な場合もあります。詳しくは専門家や管轄の機関に確認すると安心です。
QExcelの管理でも問題ないですか？
A人数が少なく、確認のルールが決まっていれば、Excelでも運用できます。ただし、人数が増えたり担当者が替わったりすると、抜け漏れが起きやすくなります。
Q特定技能と育成就労は、同じ方法で管理できますか？
A期限を管理するという点は共通です。ただ、制度ごとに見たい項目が違うこともあります。管理したい項目を先に書き出しておくと、方法を選びやすくなります。
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