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選ぶ前に確かめたいこと
毎月の勤怠の集計、給与ソフトへの入力…。同じ数字を何度も打ち直して、ミスが心配になっていませんか？勤怠と給与をひとつにつなぐ『一元化』のしくみを、基本から図でご紹介します。
まるコネくん勤怠と給与をつなぐ『一元化』って何？どこが便利？を、図と表でまるっと説明するよ！
この記事のポイント
- 一元化は、勤怠の記録と給与の計算をひとつの流れでつなぐこと
- 別々に管理すると、手で写す作業とミスの心配が増えやすい
- 選ぶ前の確認点と、導入までの手順がわかる
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勤怠管理と給与計算の一元化とは？
一元化とは、勤怠の記録と給与の計算をひとつの流れでつなぐことです。打刻や休暇のデータが、そのまま給与の計算に使われます。
残業時間や欠勤日数も自動で渡せます。別のソフトに数字を入れ直す手間が減り、写し間違いも起きにくくなります。
ひと目でわかる
①記録する打刻・休暇
②集計する残業・欠勤
別々に管理すると起きやすいこと
勤怠は勤怠ソフト、給与は表計算ソフト。こうした分け方は、多くの会社で見られます。
この場合、集計した数字を手で写す作業が毎月必要です。忙しい月ほど見落としが出やすく、月末月初に仕事も集中します。確認にも時間がかかります。
ひと目でわかる
手で写す作業毎月くり返す
ミスの心配数字が増えるほど
一元化システムでできること
主な機能は、打刻、休暇の申請、残業の集計、給与の計算、明細の発行です。
どれも同じデータをもとに動くため、数字がずれにくいのが違いです。法改正に合わせて計算の設定が更新される製品もあります。
ここがいちばん大事なところ！手作業とくらべると、つなぐ良さがひと目でわかるよ。表で見てみてね。
くらべてみよう
| 別々に管理 | 一元化システム | |
|---|---|---|
| データの渡し方 | 手で写す・取り込む | 自動で渡る |
| ミスの起きやすさ | 写し間違いが出やすい | 減らしやすい |
| 月末の作業 | 集中しやすい | ならしやすい |
| 確認のしやすさ | 複数の資料を見比べる | 同じ画面で見られる |
| 費用 | ソフト代は抑えやすい | 月額の費用がかかる |
一元化システムを選ぶ前のチェック点
どのシステムでも、まず自社のルールに合うかを確かめましょう。
シフト、休日の数え方、手当の種類は会社ごとに違います。今の給与ソフトを使い続けたいかも大切な点です。試用や相談の場で、実際の画面を見ておくと安心です。
選ぶ前に確かめたいこと- 自社の勤務ルール（シフト・手当）に対応しているか
- 今の給与データを移せるか
- スマホやパソコンでの打刻のしかたが合うか
- 社員の人数が増えても使えるか
- 困ったときの相談先があるか
- 月額費用と初期費用の内訳がわかるか
導入までの流れを手順で見る
導入は、いきなり全部を変えなくても進められます。小さく始めると失敗が少なくなります。
期間は数週間から数か月かかることもあります。給与日を避けて切りかえる計画を立てましょう。社員への説明も忘れずに行います。
やってみよう
今のやり方を書き出す勤怠の集め方、給与の計算方法、使っているソフトを紙に書き出します。
困りごとを決めるミスが多い、時間がかかるなど、直したい点を2〜3個に絞ります。
候補を比べる確認点のチェックリストで、2〜3つのシステムを比べます。
試してから切りかえる数か月分のデータで試し、給与日を避けて本番に移ります。
この記事のまとめ
- 一元化は、勤怠の記録と給与の計算をひとつの流れでつなぐこと
- 手で写す作業が減り、ミスや確認の手間を減らしやすい
- 選ぶ前に自社のルールとの相性を確かめ、小さく始める
まるコネくんからまずは今の勤怠と給与の流れを紙に書き出してみよう。直したいところが見えてくるよ！
Q一元化すると給与計算は全部自動になりますか？
A計算の多くは自動になります。ただし、手当の設定や最終の確認は人が行います。まずは自社のルールを整理しておくと進めやすくなります。
Q小さな会社でも一元化は必要ですか？
A人数が少なくても、月末の集計や転記に時間がかかるなら役に立つことがあります。今の作業時間と費用をくらべて考えましょう。
Q今使っている給与ソフトはそのまま使えますか？
Aデータをつなげられる製品もあれば、乗りかえが必要なこともあります。導入前に、今のソフトとのつながりを必ず確認してください。
勤怠と給与、つなぐと何が変わる？
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