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選ぶ前に確認したいこと
「毎月の勤怠集計に時間がかかる」「システムが多すぎて選べない」。そんな悩みはありませんか？この記事では、表計算で管理する方法とシステムを使う方法を比べて、選び方の考え方を説明します。
まるコネくん勤怠管理のやり方を表で比べて、自分の会社に合う選び方がわかるよ。費用の考え方や、比べる手順も紹介するね。
この記事のポイント
- 表計算で管理する方法とシステムの違いがわかる
- 選ぶ前に確認したい項目と費用の考え方がわかる
- 比較の手順と、向いている人がわかる
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勤怠管理システムを比較する前に、2つのやり方を知ろう
勤怠の管理には、大きく2つのやり方があります。表計算ソフトや紙で自分でやる方法と、勤怠管理システムを使う方法です。
どちらが合うかは、人数や働き方で変わります。まず2つの違いを図で見てみましょう。
ひと目でわかる
自分でやる方法表計算・紙
システムを使う方法クラウドなど
勤怠管理システムの比較表：自分でやる vs システム
手間・ミス・費用・ルール変更への対応の4つで比べます。とくに集計の手間で差が出やすいところです。
ただし、少人数なら表計算で足りることもあります。人数が増えるほど、差は大きくなりやすいです。
ここが大事だよ！「どっちが上か」ではなく「うちに合うのはどっちか」で見るのがコツだよ。
くらべてみよう
| 自分でやる（表計算・紙） | システムを使う | |
|---|---|---|
| 集計の手間 | 手で入力・計算するので増えやすい | 自動で集計されることが多い |
| 入力ミス | 数式や転記のミスが起きやすい | ミスを減らしやすい |
| 費用 | ほぼ0円で始められる | 月額料金がかかるのが一般的 |
| ルール変更への対応 | 自分で直す必要がある | 自動で更新されるものもある |
| 始めやすさ | すぐ始められる | 設定や慣れる時間が必要 |
おすすめの勤怠管理システムを選ぶ前の確認リスト
システムは種類が多く、機能もさまざまです。先に自社の条件を書き出すと、選ぶ軸がはっきりします。
次の項目に、いくつ当てはまるか見てみましょう。
選ぶ前に確認したいこと- 従業員の人数（これから増えるかも）
- 働き方（出社・テレワーク・シフト・直行直帰）
- 打刻の方法（パソコン・スマホ・ICカード）
- 給与計算や経費など、ほかの仕組みとつなぎたいか
- 残業や有給の管理を自動にしたいか
- 使う人がパソコンやスマホに慣れているか
勤怠管理システムの費用の考え方
費用は、基本の月額料金と、人数に応じた料金の組み合わせが多いです。初期費用がかかるものもあります。
安さだけで選ぶと、必要な機能が足りないこともあります。総額で比べましょう。
ひと目でわかる
1人あたりの月額数百円〜が目安
初期費用0円〜のこともある
勤怠管理システムを比較する4つの手順
比べるときは、画面と見積もりの両方を見るのがコツです。名前や口コミだけで決めると、導入後に使いづらいことがあります。
次の手順で進めると、迷いにくくなります。
やってみよう
困りごとを書き出す集計が大変、ミスが多いなど、いま困っていることを先に決めます。
候補を3つほどにしぼる多すぎると比べきれません。先ほどの確認リストに合うものを選びます。
画面を見て使い心地を確かめる打刻や集計の画面を実際に見ます。現場の人にも見てもらうと安心です。
見積もりを同じ条件でそろえる人数や機能を同じにして金額を出してもらうと、正しく比べられます。
こんな人は表計算、こんな人はシステム
ここまでの比較をふまえて、向いている人を整理しました。今の状況に近いほうを選ぶと、失敗しにくくなります。
こんな人は「自分でやる」
- 従業員が数人ほど
- 勤務ルールがシンプル
- 費用をできるだけ抑えたい
- 集計に時間をかけられる
こんな人は「システム」
- 従業員が増えている
- 毎月の集計やミスが負担
- テレワークや直行直帰がある
- 給与計算とつなげたい
この記事のまとめ
- 勤怠管理は「自分でやる」か「システム」かで手間が変わる
- 選ぶ前に、人数・働き方・困りごとを書き出す
- 画面と見積もりを、同じ条件でそろえて比べる
まるコネくんからまずは困っていることを3つ書き出してみよう。それだけで、選ぶ軸がぐっと見えてくるよ。
Q勤怠管理システムは何人くらいから必要ですか？
A決まった人数はありません。10人前後から集計の負担を感じる会社が多いようです。人数が少なくても、テレワークやシフトがあると便利なことがあります。
Q表計算からシステムに変えるのは大変ですか？
Aこれまでのデータを移せるものもあります。設定や社内への説明に、数週間かかることもあります。余裕のある時期に始めると安心です。
Q比べるときに、いちばん見るべき点はどこですか？
A自社の困りごとが解決できるかどうかです。次に、現場の人が使いやすいか、総額がいくらかを見ます。画面と見積もりの両方で確かめましょう。
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