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AIに任せやすい作業のチェック
人手が足りないのに、仕事は増えるばかり。AIが気になるけれど、何から始めればいいか分からない。そんなお悩みはありませんか？この記事では、今日から試せる手順を紹介します。
まるコネくんAI活用の始め方を、4つの手順で案内するよ。読み終わるころには、最初の1歩が決まっているはずだよ。
この記事のポイント
- AIに任せる作業は、最初は1つだけ選ぶ
- 書き出し→選ぶ→試す→広げる、の4手順で進める
- 自分で進めるか頼むかは、今の忙しさで決める
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中小企業のAI活用は、小さく始めるのが近道
人手が足りないとき、人を増やすだけが答えではありません。メールの下書きや資料づくりは、AIに任せられる作業の代表です。
いきなり大きく変える必要はありません。まずは小さな作業を1つだけ選びます。それだけでも時間は空きます。
ひと目でわかる
最初に選ぶ作業1つだけ
試す期間の目安2週間ほど
AI活用で業務効率化を進める4つの手順
流れは4つだけです。むずかしい設定はいりません。今日、紙1枚から始められます。まず作業を書き出すことが出発点です。
手順どおりに進めれば、途中で迷いにくくなります。
やってみよう
作業を書き出す1週間の仕事を紙に書きます。かかった時間も、ざっくりでかまいません。
任せる作業を1つ選ぶ毎回同じ形で、時間がかかる作業を選びます。例は、問い合わせの返信文です。
AIに指示を出して試すやりたいことを短い文で伝えます。出てきた文章は、必ず人が目で確認します。
結果を見て広げる時間が減ったかを確かめます。うまくいけば、次の作業にも広げます。
最初の1つが決まれば、半分は進んだようなものだよ。まずは紙とペンを用意してみてね。
AIに任せやすい仕事を見分けるチェック
AIが得意なのは、決まったやり方がある仕事です。反対に、気持ちのやり取りが大事な仕事は人に向いています。
次の項目に3つ以上あてはまる作業は、試す価値があります。まずは1つ、当てはめてみましょう。
AIに任せやすい作業のチェック- 毎週、同じような作業をしている
- 文章や表をつくる作業に時間がかかる
- やり方を言葉で説明できる
- まちがえても、あとで直せる
- 担当者が変わっても同じ結果にしたい
中小企業のAI活用でよくある失敗と対策
AIを入れても、うまく回らないことがあります。原因は道具ではなく、進め方にあることが多いです。
失敗の形は似ています。先に知っておけば、避けやすくなります。
くらべてみよう
| 失敗例 | 起きやすいこと | 対策 |
|---|---|---|
| 一度に広げすぎる | 現場が混乱して止まる | 1つの作業から始める |
| 結果を確認しない | まちがいがそのまま出る | 最後は人が見る |
| 使う人が決まっていない | 続かず放置される | 担当者を1人決める |
AI活用は自分で進める？専門家に頼む？
AIの活用は、自社で進める方法と、外部に頼む方法があります。どちらが正解ということはありません。
手間にかけられる時間と、社内の得意不得意で決めましょう。迷ったら今の忙しさを基準にします。
自分で進めたい人
- 社内にパソコンが得意な人がいる
- まず小さく試して感覚をつかみたい
- 費用をできるだけ抑えたい
専門家に頼みたい人
- 本業が忙しく、手が回らない
- どの作業をAIに任せるか分からない
- 仕組みごと整えたい
中小企業の業務効率化を続けるコツ
始めたあとは、続けることが大切です。月に1回、短い見直しの時間をとりましょう。小さな改善の積み重ねが効いてきます。
うまくいった指示文は、メモに残して共有します。人が変わっても使えます。
ひと目でわかる
見直しの頻度の目安月1回
1回の時間の目安15分ほど
この記事のまとめ
- まずは作業を書き出し、AIに任せる1つを選ぶ
- チェックリストで、任せやすい作業を見分ける
- 自分で進めるか頼むかは、今の忙しさで決める
まるコネくんからまずは今週の仕事を紙に書き出してみよう。それだけで、AI活用の最初の1歩になるよ。
Qパソコンが苦手でもAI活用はできますか？
Aできることが多いです。最初は、文章づくりなど簡単な作業から試すと安心です。むずかしいときは、専門家に相談する方法もあります。
Q費用はどれくらいかかりますか？
A無料で試せる道具もあります。有料の場合は、月に数千円ほどのこともあります。まず無料の範囲で試し、効果を見てから決めるとよいです。
QAIの答えをそのまま使って大丈夫ですか？
Aそのまま使うのはおすすめしません。まちがいが混じることがあるためです。お客様に出す文章などは、必ず人が最後に確認しましょう。
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