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当てはまるものはいくつある？
外出先から、同僚が会社にいるのか分からない。月末に手書きの記録を集計するのが大変。ホワイトボードでの出退勤管理に、そんな悩みはありませんか？この記事では、弱点と見直しの進め方を整理します。
まるコネくんホワイトボード管理の弱点を5つ、表と手順でまとめたよ。自分の会社に合う方法も見つかるはず！
この記事のポイント
- ホワイトボード出退勤管理の弱点が5つわかる
- デジタル管理との違いを表で比べられる
- 切り替えの手順と、向いている会社の目安がわかる
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ホワイトボード出退勤管理とは？今も使われる理由
ホワイトボード出退勤管理は、名前の横に出社や外出の予定を手書きする方法です。ペンとボードだけで始められます。
全員の状況が一目で見えるのが強みです。ただ、働き方が変わり、合わない場面も増えています。
ひと目でわかる
始めやすさすぐ使える
見やすさ一目でわかる
ホワイトボード出退勤管理の5つのデメリット
ホワイトボードは手軽ですが、弱点もあります。特に外出や在宅が多い職場では、困りごとが増えやすいです。
まずは自社に当てはまるものを数えてみましょう。3つ以上なら、見直しどきのこともあります。
当てはまるものはいくつある？- 外出先から在席が分からず、電話で聞いている
- 書き忘れや消し忘れで、実際の状況と合わない
- 記録が残らず、月末に集計し直している
- 在宅勤務の人の状況が見えない
- 書き換えができてしまい、時刻の正確さに不安がある
ホワイトボードとデジタル管理、何が違う？
違いが出やすいのは、見える場所と記録の2点です。表で比べてみましょう。
ホワイトボードにも良い点はあります。人数や働き方によって、合う方法は変わります。
くらべてみよう
| ホワイトボード | デジタル管理 | |
|---|---|---|
| 確認できる場所 | オフィスにいるときだけ | 外出先や自宅からも見られる |
| 記録の残り方 | 消すと残らない | データとして残る |
| 集計 | 手作業で転記する | 自動でまとまることが多い |
| 始めやすさ | 道具だけですぐ始められる | 設定やルール作りが必要 |
| 費用 | ほとんどかからない | 月額などがかかることもある |
見える場所と記録の残り方が、いちばんの分かれ道だよ。外出や在宅が多いほど、差を感じやすいんだ。
出退勤管理をデジタルに切り替える手順
いきなり全員で切り替えると、混乱しやすくなります。小さく試しながら進めると安心です。
手順は次の4つです。ホワイトボードは、慣れるまで残しておくのも手です。
やってみよう
困りごとを書き出す外出先から見えない、集計が大変など、今の悩みを出します。優先順位もつけます。
必要な機能を決める打刻、外出予定の共有、集計など、本当に使う機能に絞ります。
一部のチームで試すまず少人数で使い、使いにくい点を集めます。
ルールを決めて全体へ広げる打刻のタイミングや修正の方法を決めて、全員に伝えます。
ホワイトボード管理を続ける？デジタルにする？
どちらが正しいということはありません。人数や外出の多さで、合う方法は変わります。
自社の働き方に近い方を選ぶと、無理なく続けられる管理になります。
ホワイトボードが向いている人
- 全員がほぼ毎日出社している
- 人数が少なく、状況を口頭でも共有できる
- 記録の保存や集計の手間が気にならない
デジタル管理が向いている人
- 外出や在宅の人が多い
- 月末の集計や転記に時間がかかっている
- 記録を残して、勤務の実態を正しく把握したい
この記事のまとめ
- ホワイトボードは手軽だが、外出先から見えず記録も残りにくい
- 違いは「見える場所」と「記録の残り方」で比べると分かりやすい
- 切り替えは、小さく試してから全体に広げると安心
まるコネくんからまずは自社の困りごとを書き出してみよう。デジタル管理の資料を見比べると、次の一歩が決めやすいよ！
Qホワイトボードとデジタル管理は併用できますか？
Aできます。慣れるまでは両方を使う会社もあります。ただし、記録の元にする方を決めておかないと、内容がずれやすくなります。
Qデジタル管理は費用が高くなりますか？
Aサービスによって差があります。無料で試せるものや、人数に応じて月額がかかるものなどがあります。手作業の時間も含めて、比べて考えるのがおすすめです。
Qパソコンが苦手な社員でも使えますか？
Aスマホで押すだけのものなど、操作が少ないサービスもあります。導入前に試し、使い方の説明を短くまとめておくと、慣れやすくなります。
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