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自動化の前のチェックリスト
毎月の給与計算で、勤怠データをExcelに写す作業に追われていませんか？ 転記ミスが怖くて、何度も見直している方も多いはず。この記事では、その手間を減らす進め方を3つの手順で紹介します。
まるコネくん転記やExcel集計を減らす進め方を、今日からできる3つの手順で紹介するよ！
この記事のポイント
- 給与計算で転記が増える流れがわかる
- 転記を自動化する3つの手順がわかる
- 始める前のチェックポイントがわかる
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給与計算の転記に時間がかかる理由
勤怠の集計、Excelへの入力、給与ソフトへの入力。同じ数字を何度も写していませんか。人数が増えるほど、転記の回数も確認の手間も増えていきます。
ひと目でわかる
まず勤怠を集計
次にExcelへ入力
転記ミスが起きやすい場面
手入力が続くと、桁のまちがいや入力もれが起こることがあります。とくに特例がある月は注意が必要です。見直しの時間も、そのぶん長くなりがちです。
ひと目でわかる
ミスが出やすい残業時間
ミスが出やすい休暇の扱い
給与計算の転記を自動化する3つの手順
いきなり新しい仕組みを入れる必要はありません。まずは今の作業を見える形にするところから始めます。順番に進めれば、むだな転記が見つかります。
まずは書き出すだけでOKだよ。むだな転記は、見える形にすると見つかりやすいんだ！
やってみよう
今の流れを書き出す勤怠の締めから給与の支払いまでを、紙に順番に書きます。誰が何を使っているかも書きましょう。
転記している場所に印をつける同じ数字を写している場所に印をつけます。月に何分かかるかもメモしておきます。
データをつなぐ方法を探す勤怠のデータを、そのまま給与計算に渡せる方法を探します。取り込み機能やシステム同士の連携などがあります。
始める前に確認したいこと
自動化の前に、ルールを整えておくと進めやすくなります。ルールがあいまいなままだと、自動化してもミスが残ることがあります。次の点を見ておきましょう。
自動化の前のチェックリスト- 勤怠の締め日と給与の締め日が決まっている
- 残業や休暇の計算ルールが書き出されている
- 今使っているExcelの項目が整理されている
- 確認する担当者が決まっている
- 従業員の情報が最新になっている
給与計算を自動化すると変わること
自動化すると、入力の回数が減る場合があります。そのぶん、数字の確認や例外への対応に時間を使えます。作業の中身が変わるイメージです。
くらべてみよう
| 今のやり方 | 自動化したあと | |
|---|---|---|
| データの受け渡し | 手で写すことが多い | 取り込みでつなぐことがある |
| ミスの確認 | 全部を見直すことも | 例外だけ見る形にしやすい |
| 月末の負担 | 作業が集中しやすい | 分散しやすくなることも |
転記の自動化を調べるときのコツ
仕組みを選ぶときは、機能の数より自社の流れに合うかを見ましょう。実際の画面を見られる説明会やセミナーも役に立ちます。気になる点は、事前にメモしておくと聞きやすいです。
ひと目でわかる
見る点1データの取り込み
見る点2確認のしやすさ
この記事のまとめ
- 給与計算では、同じ数字を何度も写す転記が手間のもと
- 書き出す、印をつける、つなぐの3手順で進める
- 始める前に、計算ルールと項目を整えておく
まるコネくんからまずは今の流れを紙に書き出してみよう。転記の多い場所が見つかれば、大きな一歩だよ！
Q小さな会社でも転記の自動化は必要ですか？
A人数が少なくても、毎月の入力に時間がかかっているなら見直す価値はあります。まずは作業時間を測ってみましょう。ミスが多い場合も、検討するきっかけになります。
QExcelをやめないといけませんか？
A必ずしもそうではありません。Excelを使いながら、転記の部分だけを減らす方法もあります。今の運用に合わせて考えるとよいでしょう。
Q自動化するとミスはなくなりますか？
A入力のまちがいは減らしやすくなります。ただし、元のデータやルールにまちがいがあると、結果にも出ます。確認の担当者を決めておくと安心です。
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