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当てはまるものに印をつけよう
月末になると、Excelの入力と確認で毎日が終わってしまう。ミスがないか何度も見直して、残業も増える。そんな悩みはありませんか？人事労務と経理の月末作業を、小さな手順で減らす方法をまとめました。
まるコネくん月末作業を短くする5つの手順を、順番に紹介するよ。まずは1つだけ、気軽に試してみてね。
この記事のポイント
- 月末作業が長引く原因は「手入力・転記・見直し」の3つに分けられる
- 書き出しから始める5つの手順で、小さく進められる
- Excelを全部やめず、AIも人の確認つきで使えば失敗しにくい
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月末作業が長引く3つの原因
月末が長引く一番の原因は、同じ数字を何度も入力することです。手入力と転記が多いほど、確認の手間も増えます。
まず原因を3つに分けて見ましょう。どれが多いかで、先に直す場所が変わります。人によって差も出ます。
ひと目でわかる
同じ数字を何度も打つ手入力
別の表に写し替える転記
月末作業 効率化の5つの手順
手順は5つです。いきなり全部は変えず、上から順に1つずつ進めます。小さく始めるほうが続きます。
どの手順も、特別な知識はいりません。紙とExcelだけでも始められます。
やってみよう
作業を書き出す月末にやる作業を、全部メモに書きます。かかる時間も、ざっくりで構いません。
時間がかかる作業に印をつける長い作業と、ミスが出やすい作業に印をつけます。直すのは、まず1〜2個だけにします。
入力を1か所にまとめる元になる表を1つに決めます。ほかの表は、そこから写す形にして、同じ数字を打つ回数を減らします。
手順書とひな形を作る毎月同じ作業は、手順をメモにして、表もひな形にします。ミスや引き継ぎの迷いが減ります。
ツールやAIに置き換える計算や集計、転記は、ソフトで自動にできることもあります。個人情報の扱いに気をつけて試しましょう。
まずは1番の書き出しだけでOKだよ。見えるようになると、直す場所が自然に決まるんだ。
作業の書き出しは3つの欄で整理する
書き出しは細かくなくて大丈夫です。「何を・いつ・だれが」の3つだけ書きます。3つの欄で十分です。
書いたら、毎月くり返す作業に丸をつけます。丸のついた作業が、効率化の候補になります。
ひと目でわかる
例：作業の名前給与の集計
例：行う時期毎月25日
月末作業 効率化の前のチェックリスト
始める前に、今の状態を確認しましょう。チェックが多い項目ほど、見直しの効果が出やすい場所です。
全部に当てはまらなくても問題ありません。ひとつでも当てはまれば、見直す価値があります。
当てはまるものに印をつけよう- 同じ数字を2回以上入力している
- 別のExcelファイルへ、手で写している
- 計算式を、人によって違う形で作っている
- 月末に、ミスの見直しで残業が出る
- 作業のやり方が、特定の人しか分からない
- 毎月の作業手順が、メモに残っていない
Excelをやめずに作業を減らす考え方
Excelを全部やめる必要はありません。一部だけ置き換えるほうが、失敗しにくいです。
慣れた道具を残すと、現場の戸惑いも小さくなります。まずは1つの作業から試しましょう。
ひと目でわかる
慣れた表や集計は残す
手入力と転記は減らす
月末作業にAIを使うときの注意点
AIは、文章のたたき台や集計の下書きに役立つことがあります。ただし、最後は人が確認します。
給与や社員の個人情報は、社内のルールを確かめるまで入力しないでください。
ひと目でわかる
下書きや要約はAIに任せる
金額や最終確認は人が見る
この記事のまとめ
- 月末作業の原因は「手入力・転記・見直し」に分けて考える
- まず書き出して、時間のかかる1〜2個から直す
- Excelは残しつつ、AIは人の確認つきで使う
まるコネくんからまずは月末の作業をメモに書き出してみよう。それが、いちばん小さくて確かな一歩だよ。
Q月末作業の効率化は、何から始めればいいですか？
Aまずは月末にやる作業を全部書き出します。次に、時間がかかる作業とミスが出やすい作業に印をつけます。直すのは1〜2個からで十分です。
QExcelをやめないと効率化はできませんか？
Aいいえ、Excelを残したままでも減らせます。元になる表を1つにして、ひな形を作るだけでも変わることがあります。無理のない範囲で進めましょう。
Q給与などのデータをAIに入れても大丈夫ですか？
A社内のルールを確かめるまでは入れないほうが安心です。個人情報は、特に注意が必要です。まずは個人が特定されない作業から試しましょう。
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