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この会議、減らせる？チェック
会議が多すぎて、自分の仕事が夕方にならないと始められない。そんな悩みはありませんか？この記事では、会議削減の方法を、今日から試せる手順で紹介します。
まるコネくん会議を減らす方法を、4つの手順にまとめたよ！まずは1つ、一緒に試してみよう。
この記事のポイント
- 会議の時間は、数えると減らす場所が見える
- 4つの手順は、特別な道具なしで始められる
- 減らしたあとは、同じ式で効果を数え直せる
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会議削減の前に、まず会議の時間を数える
会議が多くて仕事が進まない。そんな悩みは、多くの職場にあります。まずは今の会議時間を数えることから始めます。
感覚ではなく数字で見ると、減らす場所が見えてきます。たとえば60分の会議が1日2回あると、1人で月40時間ほどになることもあります。
ひと目でわかる
例：1回の会議60分
例：1日の回数2回
今日からできる会議削減の方法4つ
どれも特別な道具はいりません。まず1つだけ選んで、今週の会議で試してみましょう。
全部を一度に変えなくて大丈夫です。小さく試して、うまくいったものを残すほうが続きます。
やってみよう
会議を一覧にする1週間の会議を、名前・時間・人数で書き出します。紙でも表計算でもかまいません。
目的のない会議をやめる「何を決める会議か」を一言で書けない会議は、いったん止めて様子を見ます。
報告だけの会議を文章に変える共有だけなら、チャットやメールで足ります。読む時間は会議より短くなりがちです。
時間と人数を絞る60分を30分に、全員参加を必要な人だけにします。出ない人には議事メモを送ります。
いちばん大事なのは、最初の「数える」ことだよ！ここが分かれば、あとはぐっと進めやすくなるよ。
減らす会議を選ぶ基準
どの会議から減らすか迷うときは、基準を決めると早いです。3つ以上当てはまる会議は、減らせるかもしれません。
いきなりやめるのが不安なら、月に1回へ減らすだけでも十分な一歩になります。
この会議、減らせる？チェック- 目的や決めることを一言で言えない
- ほとんどの時間が報告や共有で終わる
- 毎回、同じ人しか話さない
- 資料を読めば内容がわかる
- なんとなく毎週続けている
会議の時間を短くする3つのコツ
やめられない会議は、短くします。30分を基本にすると、話がまとまりやすくなります。
人数は5人ほどが目安です。資料を前日までに配ると、当日は決めることに集中できます。
ひと目でわかる
時間の目安30分
人数の目安5人ほど
会議削減の効果を数字で見る
減らしたあとも、同じ式で数え直すと効果がわかります。人数 × 減らした時間 × 回数で計算します。
浮いた時間を何に使うか決めておくと、会議が元に戻りにくくなります。たとえば10人が週1時間減らすと、月40時間ほどになることもあります。
ひと目でわかる
例：人数10人
例：減らした時間週1時間
この記事のまとめ
- まず1週間の会議を書き出して、時間を数える
- 目的のない会議や報告だけの会議から減らす
- 短くする工夫と数え直しで、効果を続けて確かめる
まるコネくんからまずは今週の会議を書き出すところから始めよう！小さな一歩が、時間を取り戻す近道だよ。
Q会議を減らすと、情報共有が足りなくなりませんか？
A報告だけの会議は、チャットや議事メモに置きかえられます。必要な情報は残しつつ、集まる回数だけを減らせます。不安なときは、月1回の短い会議を残す方法もあります。
Q会議削減はどのくらいの期間で効果が出ますか？
A会議の時間を数えて、1つ見直すだけなら、1〜2週間で変化を感じることもあります。まずは1か月ほど試し、同じ式で数え直してみましょう。
Q上司や周りが会議をやめたがらないときは？
A最初に、会議の時間を数えた表を見せると話が進みやすいです。いきなりやめず、まず30分に短くするなど小さな提案から始めるとよいでしょう。
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