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委託前の確認リスト
社員からの「パソコンが動かない」に、毎日追われていませんか？夜間や休日の連絡も気になりますよね。社内で対応し続けるか、外に頼むか。迷う担当者に向けて、違いを表で比べます。
まるコネくんボクはまるコネくん。今日は、ITヘルプデスクを社内で続けるか、外部に任せるかの違いを、表で見ていくよ！
この記事のポイント
- ITヘルプデスクの外部委託がどんなものかわかる
- 社内対応と外部委託の違いを表で比べられる
- 委託前に決めることと、自社に合う選び方がわかる
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ITヘルプデスクの外部委託とは？
ITヘルプデスクとは、社員のパソコンやネットの困りごとを受け付ける窓口です。外部委託は、この窓口を外の専門チームに任せることです。
電話やメールで受け付け、解決まで進めてもらう形が多いです。任せる範囲は、契約で決めます。
ひと目でわかる
受付の方法電話・メール
主な内容操作の質問〜障害対応
社内対応と外部委託を表で比べる
どちらが良いかは、会社の人数や体制で変わります。情シスが1〜2人の会社では、対応が集中しがちです。社内で全部受けると、手が止まりやすくなります。
選ぶ軸は対応時間・手間・費用の3つです。表で違いを見てみましょう。
くらべてみよう
| 社内で対応 | 外部に委託 | |
|---|---|---|
| 対応できる時間 | 勤務時間が中心 | 夜間・休日も頼めることがある |
| 担当者の手間 | 問い合わせが集まりやすい | よくある質問は任せやすい |
| 費用の形 | 人件費が中心 | 月額などの利用料のこともある |
| 知識の広さ | 担当者の経験しだい | 複数人で対応できることが多い |
| 急な欠員 | 対応が止まりやすい | 交代で続けやすい |
まずは自社の困りごとの数と、起きる時間帯を数えてみてね。それだけで、選びやすくなるよ！
ITヘルプデスクの外部委託で変わる3つのこと
外部に任せると、日々の動き方が変わります。差が出やすいのは次の3つです。
どれも、情シス担当者の負担に直結する部分です。ただ、効果の出方は会社の状況によって変わります。
ひと目でわかる
夜間・休日の連絡任せやすい
電話対応の手間減ることも
ITヘルプデスクを外部委託する前の3手順
いきなり契約する前に、現状を整理しましょう。ここを飛ばすと、頼んだあとにズレが出やすくなります。
メモ書きで十分です。半日〜1日ほどで進められるのが目安です。
やってみよう
困りごとを書き出す先月の問い合わせを振り返ります。内容・件数・時間帯をメモしましょう。
任せる範囲を決めるパスワード再設定など、決まった対応から任せる方法があります。難しい案件は社内に残してもかまいません。
連絡の流れを決める社員が誰に連絡するか、緊急時は誰が動くかを決めます。紙1枚にまとめると共有しやすいです。
外部委託でつまずかないための確認
外部に任せても、社内の仕事がゼロになるわけではありません。社内で決めておくことが残ります。
次の項目を、依頼先と話す前に見ておきましょう。ここが曖昧だと、頼んだあとに「聞いていない」が起きやすくなります。
委託前の確認リスト- 困りごとの種類と件数を把握している
- 任せる範囲と、社内に残す範囲を分けた
- 社員への連絡先の案内方法を決めた
- 扱う情報のルールを依頼先に伝えられる
- 費用に含まれる内容と、別料金の内容を確認した
ITヘルプデスクは社内と外部、どっちがいい？
最後に、向いている会社の特徴を整理します。当てはまる数が多い方が、合う可能性が高いです。
迷うなら、一部だけ任せる方法もあります。夜間だけなど、小さく試すこともできます。全部を一度に切り替える必要はありません。
社内で対応が向いている人
- 社員が少なく、問い合わせも少ない
- 自社だけの特殊なシステムが多い
- 対応を通じて社内の人を育てたい
- 外に出せない情報を多く扱う
外部委託が向いている人
- 問い合わせが多く、本来の業務が進まない
- 夜間や休日の連絡も受けたい
- 担当者が1〜2人で、休みが取りにくい
- 対応の質を一定にそろえたい
この記事のまとめ
- ITヘルプデスクの外部委託は、窓口を専門チームに任せること
- 違いは対応時間・手間・費用の3点で比べるとわかりやすい
- 委託前に、困りごとの整理と任せる範囲の決定をしておく
まるコネくんからまずは先月の問い合わせをメモすることから始めよう。数が見えると、次の一歩がぐっと決めやすくなるよ！
Q外部委託の費用はどれくらいですか？
A月額制や件数に応じた料金など、形はさまざまです。人数や対応時間によっても変わります。複数の見積もりで、含まれる内容を比べるのがおすすめです。
Q一部の業務だけ任せることはできますか？
Aできることもあります。夜間だけ、よくある質問だけといった形です。まずは小さく始めて、様子を見る方法もあります。
Q情報の扱いが心配です。
A社内の情報ルールを事前に伝え、守ってもらえるか確認しましょう。見られる範囲や記録の残し方も聞いておくと安心です。契約前に書面で確かめておくことが大切です。
ヘルプデスク、任せたらどう変わる？
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