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切り替えを考えるサイン
経費精算の月末、領収書の集計や入力に追われていませんか？紙やExcelのやり方で、ミスや確認の手間が増えていませんか？この記事では、今のやり方とシステムの違いを表で比べます。
まるコネくん紙・Excelとシステム、どっちが合うのか迷うよね。手間・費用・向いている人を表で比べて、選び方までまるっと紹介するよ。
この記事のポイント
- 紙・Excelとシステムの違いがわかる
- 手間・ミス・費用を表で比べられる
- 自社に合うかを選ぶ手順がわかる
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経費精算システムとは？紙・Excelとの違い
経費精算とは、電車代や出張費、備品代など、立て替えたお金を会社から戻す作業です。経費精算システムは、申請から承認、振込データ作成までをネット上でまとめて行う仕組みです。
紙の申請書やExcelの代わりになります。まずは流れの違いを見てみましょう。
ひと目でわかる
紙・Excel自分で入力・計算
システムスマホで撮影・自動計算
経費精算システム比較：手間とミスの違い
紙やExcelは、すべて人の手で入力します。そのため、入力や計算のミスが起きやすくなります。
手間が出るのは、申請する人と確認する人の両方です。システムは計算や確認を自動で進められます。違いを表で見てみましょう。
ミスと手間がどれだけ減るかが、いちばんの分かれ目だよ。まずは自社の困りごとを思い出してみてね。
くらべてみよう
| 紙・Excel | システム | |
|---|---|---|
| 入力の手間 | 毎回手で入力 | 領収書を撮影して取り込めることが多い |
| 計算ミス | 起きやすい | 自動計算で減らしやすい |
| 承認の流れ | 紙やメールで回す | ネット上で進められる |
| 領収書の保管 | 紙をファイルに保管 | データで保管できることがある |
| 月末の集計 | 担当者が手作業 | 自動でまとまることが多い |
費用はどう変わる？月額と人件費
システムには月額の費用がかかります。人数が増えると、費用も増えることが多いです。
ただし、紙やExcelにも見えにくい費用があります。集計や確認にかかる時間は、人件費になります。
ひと目でわかる
システムの月額1人数百円〜のこともある
初期費用0円のこともある
経費精算のやり方を見直すサイン
次のような悩みが多いなら、システムが合うサインです。
一つでも当てはまれば、一度比べてみる価値があります。三つ以上なら、早めの検討がおすすめです。
切り替えを考えるサイン- 月末の集計に数日かかっている
- 領収書の紛失や出し忘れがある
- 承認のために紙を持ち回っている
- テレワークで申請が止まりやすい
- 計算ミスの修正が月に何度もある
- 担当者が休むと処理が止まる
システムを選ぶ前の3つの手順
いきなり決めず、順番に進めると失敗しにくくなります。サービスごとに画面や使い方が違うため、実際の操作を見ることが大切です。
デモ動画やセミナーで見られる場合もあります。
やってみよう
困りごとを書き出す手間がかかる作業やミスが多い場面を、紙に書き出します。人数や月の申請数も控えます。
デモで操作を見る申請する側と承認する側、両方の画面を確認します。使いやすさは見ないとわかりません。
小さく試して決める一部の部署や少人数で試す方法もあります。問題がなければ全体に広げます。
経費精算システムが向く人・向かない人
結論は、会社の規模と困りごとで決まります。申請が少なければ、今のやり方で足りることもあります。
逆に手間が増えているなら、システムを試す時期です。
紙・Excelのままが向く人
- 従業員が少なく、申請も月に数件
- 経費の種類がほとんど決まっている
- 今のやり方で困っていない
- 月額の費用をかけたくない
システムが向く人
- 申請が毎月多く、集計に時間がかかる
- 経理担当が月末に残業している
- テレワークや拠点が多く承認が遅れる
- ミスや紛失を減らしたい
この記事のまとめ
- 紙・Excelは自分で入力、システムはネットで自動化
- 費用は月額だけでなく、人件費も含めて比べる
- 困りごとを書き出し、デモで操作を見てから決める
まるコネくんからまずは今の経費精算で困っていることを書き出してみよう。それが選ぶときのいちばんの目印になるよ。
Q従業員が少ない会社でも使えますか？
A少人数でも使えるサービスはあります。ただし、申請が少ないなら紙やExcelで十分なこともあります。月額と手間を比べて決めましょう。
Q今のExcelのデータは移せますか？
Aサービスによっては、ファイルの取り込みに対応しています。社員の情報や勘定科目などを移せるかは、事前に確認しましょう。
Q使い始めるまでにどのくらいかかりますか？
A設定や社内説明を含めて、数週間かかることもあります。月末や決算の時期を避けて始めると、慌てずに進められます。
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