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本番前の確認リスト
イベントの日が近いのに、スタッフが足りない。そんな悩みはありませんか？土日は人が集まりにくく、探す時間も足りません。この記事では、今日から試せる人手不足の解消手順を4つに分けて紹介します。
まるコネくんスタッフが足りないときの動き方を、手順で紹介するよ。読み終えたら、今日から一歩目を踏み出せるはずだよ！
この記事のポイント
- 人手不足が起きる3つの理由がわかる
- 今日から試せる4つの手順がわかる
- 自分で集めるか任せるかを選べる
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イベント運営の人手不足が起きる3つの理由
イベントは、短い期間に多くの人が必要になります。しかも土日や祝日は、働き手が集まりにくいものです。専門の経験者は、さらに少なくなります。
原因がわかれば、対策も選びやすくなります。3つの理由を図で見てみましょう。
ひと目でわかる
理由1短期で大量
理由2経験者が少ない
イベント運営の人手不足を減らす4つの手順
むずかしい準備はいりません。紙1枚とペンがあれば始められます。イベントの規模が小さくても使えます。次の4つを順に進めましょう。
最初に人数と役割を決めるのが近道です。あとの募集がぶれにくくなり、依頼もしやすくなります。
やってみよう
当日の流れを書き出す受付から片づけまで、時間ごとに作業を並べます。
役割と人数を決める作業ごとに必要な人数をメモします。忙しい時間帯は多めにします。
募集の条件を整える時給、時間、仕事内容を短くまとめます。短時間シフトにすると集まりやすいこともあります。
早めに声をかける知人や前回のスタッフ、外部の窓口に早めに連絡します。直前より余裕を持てます。
ぼくのおすすめは手順2だよ。役割が決まると、必要な人数がはっきりするんだ。
役割を分けて人手不足をカバーする
全員に何でもやってもらうと、たくさんの人数が必要です。作業を分けると、経験が少ない人にも任せやすくなります。たとえば、受付と誘導は分けて考えます。
むずかしい仕事だけを経験者に任せれば、全体の人数を抑えられることもあります。
ひと目でわかる
簡単な仕事受付・誘導
慣れが必要接客・販売
イベントの人手不足、自分で集める？任せる？
スタッフ探しは、自社で行う方法と外部に任せる方法があります。どちらが正解というわけではありません。
手間と費用のバランスで選びます。時間が足りないなら任せるのも一つです。日程が近いほど、早めの判断が安心です。
自分で集めたい人
- 人数が少ないイベントを開く
- 知り合いに声をかけやすい
- 募集や面接の時間がとれる
任せたい人
- 人数が多く、集めきれない
- 経験者が必要
- 準備や連絡の時間がない
人手不足を防ぐ本番前のチェック
手配が終わっても、安心はまだ早いです。当日に欠員が出ることもあります。
本番の1週間前に、次の項目を見直しましょう。見直しは5分ほどでできます。急な欠席に備えるだけで、当日の慌ただしさは減らせます。
本番前の確認リスト- 役割ごとの人数が決まっている
- 集合時間と場所を全員に伝えた
- 急な欠席に備えた予備の人がいる
- 当日の作業を書いた紙を用意した
- 責任者の連絡先を共有した
イベント運営の人手不足と費用の考え方
人件費は、時給×人数×時間で考えます。交通費や保険料が別にかかることもあります。金額は地域や仕事内容で大きく変わります。
まず全体の予算を決めると、頼む範囲を選びやすくなります。外部に任せる場合は、見積もりで内訳を確認しましょう。
ひと目でわかる
基本の式時給×人数×時間
別にかかるもの交通費・保険
この記事のまとめ
- 人手不足の原因は、短期・経験者不足・土日祝の3つ
- まず当日の流れを書き、役割と人数を決める
- 自分で集めるか任せるかは、手間と費用で選ぶ
まるコネくんからまずは紙に当日の流れを書き出してみよう。それだけで、次にやることが見えてくるよ！
Qイベントの何日前から募集を始めるべきですか？
A規模によって変わりますが、1か月以上前から動くと余裕が出やすいです。土日や大型連休は、さらに早めがおすすめです。
Qスタッフに経験がなくても大丈夫ですか？
A受付や誘導などの簡単な仕事なら、未経験でも任せやすいです。事前に作業を書いた紙を渡すと、当日の迷いが減ります。
Q直前に人が足りなくなったらどうすればいいですか？
Aまず役割を見直し、減らせる作業がないか確認します。そのうえで、知人や外部の窓口に早めに相談しましょう。
スタッフ集め、任せたらどうなる？
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