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こんな作業はありませんか？
「ツールが多すぎて、どれを選べばいいかわからない」「入れたのに使われなかった」。そんな悩みはありませんか？中小企業のDXツール選びは、手順を決めておけば迷いにくくなります。
まるコネくんこんにちは、まるコネくんだよ！今日は、DXツールを選ぶ4つの手順を、チェック表といっしょに紹介するね。
この記事のポイント
- ツールより先に、困りごとを決める
- 費用は1年間の合計で見る
- お試しで、実際に使う人が確かめる
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中小企業のDXツール、選ぶ前に迷う理由
ツールが多すぎて選べない。そんな声は、中小企業でよく聞きます。人気や口コミだけで選ぶと、合わないこともあります。
原因は、機能の名前から比べてしまうこと。先に困りごとを決めると、候補がぐっと減ります。
ひと目でわかる
まず決める困りごと
次に決める予算
DXツールの選び方、4つの手順
DXツールの選び方は、手順で考えると迷いません。いちばん大事なのは、ツールより先に業務を見ることです。
まずは次の4つの手順で進めてみましょう。大がかりな準備はいりません。紙とペンがあれば始められます。
「何のために入れるか」が決まれば、選ぶ作業は半分終わったようなものだよ！
やってみよう
困りごとを1つ決める「請求書の入力に時間がかかる」など、具体的に書き出します。欲張らず、まず1つに絞ります。
今のやり方をメモする誰が、どれくらいの時間で、月に何回やっているかを書きます。メモ程度で足ります。
候補を3つほどに絞る多すぎると比べきれません。必要な機能に合うものだけを残します。
お試しで使い比べる無料期間やデモを使い、実際に作業する人が触ります。使いやすさはここでわかります。
困りごとを探す、導入前のチェック表
手順1で迷ったら、次のチェック表を使います。当てはまる業務ほど、ツールで楽になる可能性があります。
全部に当てはまらなくても大丈夫です。1つでも当てはまれば、候補になります。
こんな作業はありませんか？- 同じ内容を、何度も入力している
- 紙やメールで回していて、探すのに時間がかかる
- 担当者が休むと、仕事が止まってしまう
- 月末や月初に、作業が集中する
- ミスの確認に、毎回時間を使っている
ツール選びで見落としやすい費用の見方
費用は、月額だけで比べないようにします。初期設定の費用や、人が増えたときの料金で差が出ることがあります。
見積もりでは、1年間の合計で見ると比べやすくなります。あとから困りにくくなります。
ひと目でわかる
月額人数で変わる
初期費用かかることも
DXツールの選び方は、お試しで決める
資料を読むだけでは、使い心地はわかりません。無料のお試しやデモがあれば、必ず使ってみましょう。
試すのは、社長や担当リーダーだけでなく、毎日使う人です。入力の手間や、画面のわかりやすさを確かめてもらいます。
ひと目でわかる
試す期間の目安1〜2週間
試す人毎日使う人
選びきれないときは、相談先を使う
手順を踏んでも、決めきれないことはあります。そんなときは、一人で抱えず、まわりの力を借りましょう。
相談する前に、手順1と2のメモを見せると、話が早く進みます。メモが相談の材料になります。
ひと目でわかる
身近な相談先社内の担当者
外の意見取引先・知人
この記事のまとめ
- ツールより先に、困りごとを1つ決める
- 費用は、1年間の合計で比べる
- お試しは、毎日使う人が行う
まるコネくんからまずはチェック表を見て、困りごとを1つ書き出してみてね。それが、いちばん確かな最初の一歩だよ！
QDXツールの費用は、どれくらいかかりますか？
A種類や人数によって大きく変わります。月に数千円から使えるものもあれば、数万円以上かかることもあります。まず困りごとを決めて、見積もりで確かめましょう。
QITに詳しい人がいなくても選べますか？
A手順に沿えば、選べることが多いです。大事なのは、ITの知識よりも今の業務をよく知っていることです。わからない点は、お試しや相談で確かめましょう。
Q一度に全部の業務をツール化したほうがいいですか？
A1つの業務から始める進め方が一般的です。小さく始めると、失敗しても直しやすくなります。うまくいったら、次の業務に広げていきましょう。
うちに合うツール、何から探す？
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