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こんなサインが出たら見直しどき
求職者の情報がExcelのあちこちに散らばって、探すだけで時間が過ぎていませんか？小さな人材紹介の会社が、管理システムに切りかえるべきかどうか、表で比べながら考えます。
まるコネくんこんにちは、まるコネくんだよ！Excelと管理システムの違いと、自分の会社にどちらが合うかの考え方を、いっしょに見ていこう。
この記事のポイント
- Excelと管理システムの違いが表でわかる
- 小規模でExcelがつらくなるサインがわかる
- 選び方と切りかえの進め方がわかる
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人材紹介の管理、Excelとシステムの違い
人材紹介の管理は、Excelでも始められます。ただ、求職者や企業が増えると、手作業も一気に増えていきます。
管理システムは、情報を一か所にまとめる道具です。更新や検索を助けてくれるのが大きな違いです。まずは表で比べましょう。
くらべてみよう
| Excelで管理 | 管理システムで管理 | |
|---|---|---|
| 始めやすさ | 無料で今日から始められる | 設定や慣れが必要 |
| 情報の更新 | 基本は手入力 | 自動で更新できるものもある |
| 情報の共有 | ファイルの受け渡しが必要 | 全員が同じ画面を見られる |
| 費用 | ほとんどかからないことが多い | 月額がかかることが多い |
Excelが悪いわけじゃないんだ。人や案件が増えると、むずかしくなってくるんだよ。
小規模ほどExcel管理がつらくなる理由
少人数だと、一人が何役もこなします。ファイルを開いて探す時間が、そのまま面談や営業の時間を減らします。
担当者しか中身がわからない属人化も起きやすくなります。お休みの日に対応が止まることもあります。
こんなサインが出たら見直しどき- 同じようなファイルが何個もある
- どれが最新版か迷うことがある
- 連絡の履歴をすぐ探せない
- 担当者以外は状況を答えられない
- 面談の準備に時間がかかっている
小規模向けの人材紹介管理システムでできること
管理システムには、小さな会社でも使いやすい基本の機能があります。多すぎる機能は、使いこなせないこともあります。
まずは記録と進み具合の管理ができれば、十分なことが多いです。ふだんの作業に合わせて考えましょう。
ひと目でわかる
やりとりの記録メール履歴
選考の進み具合自動で更新
管理システムを選ぶ3つの手順
選ぶ前に、まず自分の会社の困りごとをはっきりさせましょう。手順で進めると、迷いにくくなります。
大切なのは、多機能さよりも無理なく使い続けられることです。毎日使う人の声も聞いてみましょう。
やってみよう
困りごとを書き出す探す時間が長い、連絡が漏れるなど、いちばん困ることを3つほど書きます。
必要な機能にしぼる困りごとを解決できる機能だけを選びます。足りない分は後から考えます。
資料や試用で確かめる画面が見やすいか、サポートがあるかを確認します。使う人にも触ってもらいましょう。
Excelから切りかえるときの進め方
切りかえは、いっぺんにやらないのがコツです。古いデータを整理してから移すと、あとが楽になります。
費用は人数や機能で変わります。月額の合計と、減らせる作業時間をあわせて見ると、判断しやすくなります。
ひと目でわかる
最初の週情報を整理
次の週少人数で試す
小規模の人材紹介はどっちを選ぶ？
どちらが正解ということはありません。会社の人数や、今の困りごとの大きさで決まります。
今は困っていなくても、増えたときのことを考えておくと安心です。次の2つで、近いほうを選んでみましょう。
こんな人はExcelのまま
- 求職者や案件の数がまだ少ない
- 一人か二人で全体を把握できている
- まずは費用をかけずに続けたい
こんな人は管理システム
- 探す時間や入力の手間が増えてきた
- 情報を複数人で共有したい
- 面談や営業の時間をもっと増やしたい
この記事のまとめ
- Excelは始めやすいが、人が増えるとつらくなりやすい
- 管理システムは情報を一か所にまとめ、手間を減らせる
- 選ぶときは困りごとを書き出し、少しずつ切りかえる
まるコネくんからまずは自分の会社の困りごとを書き出してみよう。資料を見ながら考えると、次の一歩が決めやすいよ！
Q創業したばかりでも管理システムは必要ですか？
A人数や案件が少ないうちは、Excelで足りることもあります。ただ、探す時間や入力の手間が増えてきたら、導入を考えるタイミングです。
Qパソコンが苦手でも使えますか？
A画面がわかりやすく、サポートがあるものなら使いやすいです。資料や試用で、実際の画面を確かめておくと安心です。
Q今のExcelのデータは移せますか？
A取り込める形式であれば、移せることが多いです。事前に古い情報を整理しておくと、切りかえがスムーズになります。
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