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申請前の6つのチェック
経費精算で、また差し戻し…と感じていませんか？申請する側も確認する側も、やり直しで時間を取られます。この記事では、今日から試せる4つの方法と、申請前のチェックリストを紹介します。
まるコネくん差し戻しが起きる原因と、今日からできる4つの方法を紹介するよ。チェックリストもあるから、ぜひ使ってね！
この記事のポイント
- 差し戻しの主な原因は、書類や入力のちょっとした不備
- ルールの1枚化と申請前の見直しで、やり直しは減らしやすい
- 毎月の振り返りを続けると、差し戻しが起きにくい形になる
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経費精算で差し戻しが起きる原因
差し戻しの多くは、ちょっとした不備から起きます。領収書の添付もれや、金額の入力違いが代表的です。申請する人も確認する人も、悪気はありません。原因が分かれば、対策が立てやすくなります。
ひと目でわかる
よくある原因①領収書の不足
よくある原因②金額・日付の違い
経費精算の差し戻しを減らす方法4つ
今日から試せる方法を4つ紹介します。特別な道具はいりません。できるところから順に始めましょう。1つでも変わると、やり取りの回数は減りやすくなります。
やってみよう
よくある差し戻しを書き出す過去数か月分の差し戻しを、理由ごとにメモします。多いものを2〜3個に絞ると進めやすいです。
申請ルールを1枚にまとめる対象の費用、必要な書類、期限を1枚にします。みんなが見やすい場所に置きましょう。
申請前の見直しを習慣にする送る前に、金額・日付・添付をもう一度見ます。30秒ほどで済みます。
差し戻しの理由を具体的に伝える「不備あり」ではなく「領収書の日付が読めません」と書きます。次から同じミスが減ります。
差し戻しを減らす申請前チェック
申請ボタンを押す前の30秒が大事です。ここで気づければ、やり直しの往復が減ります。項目は少なめにすると続きます。スマホのメモに入れておけば、外出先でもすぐ見られます。
申請前の6つのチェック- 領収書は添付した？
- 金額は領収書と同じ？
- 日付は利用した日になっている？
- 目的や参加者を書いた？
- 科目は合っている？
- 期限内に出せる？
差し戻しは入口で防ぐのが近道
差し戻しは、出したあとに直すより、出す前に防ぐほうが手間が少なくなります。入口で止められれば、経理も申請者も楽になります。流れを比べると、手間の差がよく分かります。
ひと目でわかる
出したあとに直す流れ4ステップ
出す前に直す流れ2ステップ
差し戻しは、出す前に気づけるのがいちばんなんだ。まずは入口を整えよう！
ミスを自動で見つける考え方
人の目だけで確認すると、見落としは出ます。忙しい月末はなおさらです。最近は、金額や日付の食い違いを自動で見つける仕組みもあります。申請の途中で気づける形なら、やり直しが減りやすくなります。
ひと目でわかる
人の目だけの確認見落としが出ることも
自動チェックを足す申請中に気づける
続けるための見直しのコツ
対策は一度で終わりではありません。月に一度、差し戻しの理由を見直しましょう。少しずつ直すと続けやすいです。表で、見直しの目安を確認してください。
くらべてみよう
| 毎月 | 3か月ごと | |
|---|---|---|
| 見ること | 差し戻しの件数と理由 | ルールの1枚が古くないか |
| 直すこと | 多い理由に注意書きを足す | 項目の追加・削除 |
| 伝え方 | 全員に短く共有する | 変更点を1行で案内する |
この記事のまとめ
- 差し戻しの原因は、書類や入力の小さな不備が多い
- ルールの1枚化と申請前チェックで、やり直しを減らしやすい
- 毎月の見直しと、自動チェックの活用も考えてみる
まるコネくんからまずは過去の差し戻しを書き出してみよう。1つ直すだけでも、きっと楽になるよ！
Q差し戻しはどのくらい減らせますか？
A会社や運用によって変わるため、一概には言えません。多い理由から順に直すと、効果を感じやすいことがあります。まずは件数を数えて、変化を見てみましょう。
Qルールを作っても守られないときは？
Aルールが長すぎると読まれにくくなります。1枚に絞り、申請画面の近くに置くと見てもらいやすいです。守れなかった理由も聞いて、直せる点を探しましょう。
Q自動チェックの仕組みは小さな会社にも必要ですか？
A申請の件数が少なければ、チェックリストだけで足りることもあります。件数が増えて確認が追いつかなくなったら、検討するとよいでしょう。
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