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始める前の確認リスト
書類の山から必要な1枚を探すのに、時間がかかっていませんか？紙のまま置いてある資料を、そろそろ何とかしたい。そんな担当者の方へ。紙文書のデータベース化とAIの役割を、図と表で整理します。
まるコネくん紙文書のデータベース化って何？AIだと何がちがうの？ボクが図と表で、順番に説明するよ！
この記事のポイント
- データベース化は「探せて、集計できるデータにすること」
- AIが文字を読み取り、項目ごとに整理してくれる
- 目的を決めて、一部の書類から始めるのが近道
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紙文書のデータベース化とは？
紙文書のデータベース化とは、紙の書類を検索できるデータにすることです。
写真のように保存するだけではありません。文字を読み取り、項目ごとに整理して、あとから探せる形にします。PDFにしただけのファイルとは、ここが違います。
ひと目でわかる
今の紙探すのに手間
スキャンのみ見るだけ
AIを使うと、紙文書の整理は何が変わる？
AIのOCRは、画像の中の文字を読み取る技術です。手書きや形がバラバラの書類でも、読める範囲が広がっています。
さらにAIが項目を見分けることで、日付や金額などを自動で分けられます。人が打ち込む手間が減るのが大きな利点です。
ひと目でわかる
文字を読み取るOCR
項目ごとに分ける構造化
紙文書をAIでデータベース化する流れ
流れは大きく4つです。順番に進めれば、迷いにくくなります。
とくに最初に目的を決めることが大切です。何に使うかで、整理する項目が変わります。
やってみよう
目的と対象を決める探したいのか、集計したいのかを決めます。対象の書類も絞ります。
スキャンして読み取る紙を画像にして、AI OCRで文字を読み取ります。
項目を整理して登録する日付や取引先など、使う項目に分けてデータベースに入れます。
検索や集計に使う探す・数える・比べるなど、日々の仕事や分析に使います。
いきなり全部の紙をやらなくて大丈夫！まずは一部の書類から試すのがコツだよ。
データベース化に向く紙文書の例
形が決まった書類は、とくにデータにしやすいです。
形がバラバラな書類も、取り出す項目を決めることで対応できる場合があります。まずは量の多いものから考えましょう。
くらべてみよう
| 書類 | 取り出す項目の例 | 活用の例 |
|---|---|---|
| 契約書 | 取引先・期間・金額 | 更新時期の確認 |
| 請求書・納品書 | 日付・品名・金額 | 取引ごとの集計 |
| 図面・報告書 | 案件名・日付・担当 | 過去資料の検索 |
| 申込書・アンケート | 氏名・回答内容 | 傾向の分析 |
紙文書のAIデータベース化で気をつけること
AIの読み取りは、いつも完全に正しいとは限りません。確認の手順を最初に決めておくと安心です。
個人情報を含む書類もあります。取りあつかいのルールも、あわせて確認しましょう。
始める前の確認リスト- データにして何をしたいか、決めている
- 対象にする書類の種類と量をつかんでいる
- 読み取り結果を人が確認する方法を考えている
- 個人情報や機密の扱いのルールがある
- 元の紙を残すか処分するか、方針がある
この記事のまとめ
- データベース化は、紙を探せて集計できるデータにすること
- AIは文字の読み取りと項目の整理を助けてくれる
- 目的を決め、一部の書類から始めると進めやすい
まるコネくんからまずは、手元の紙の種類と量を書き出してみよう。それが最初の一歩だよ！
Q手書きの書類も読み取れますか？
A読み取れる場合もあります。ただし、字のくせや紙の状態で精度は変わります。確認の作業を入れておくと安心です。
Q費用はどのくらいかかりますか？
A書類の量や種類、整理する項目の数で大きく変わります。まずは対象を絞り、見積もりを取って比べるのがよいでしょう。
Q自分たちだけでもできますか？
A少量の書類なら、市販のソフトで試せることもあります。量が多い場合や項目の整理が複雑な場合は、専門の業者に相談する方法もあります。
うちの紙、何から手をつける？
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