📣 自社サービスの掲載をご検討の企業様へまるなげコネクトで成果報酬型のリード獲得（初期費用0円）詳しくはこちら →
業者に聞いておきたいこと
紙の書類が山のようにあって、探すだけで時間がかかる…。AIでデータベース化できると聞いたけれど、自分でやるべきか、業者に頼むべきか迷っていませんか？この記事では、2つのやり方を表で比べます。
まるコネくん紙文書のデータベース化って何？自分でやるのと業者に頼むのとで何が違う？そんな疑問を、表と手順でスッキリ整理するよ！
この記事のポイント
- データベース化は「中身で探せる形」にすること
- 自分でやる・業者に頼む、それぞれの違いを表で確認
- 量と使い道で、向いているやり方が決まる
紙の山、データ化すると何が変わる？無料で資料を受け取る →
紙文書のデータベース化とは？
紙文書のデータベース化とは、紙の情報をパソコンで探せる表の形に直すことです。
スキャンして保存するだけでは、中身で探せないことが多いです。文字を読み取り、項目ごとに整理してはじめて、検索や集計ができるようになります。
ひと目でわかる
紙のまま探し回る
PDF保存だけファイル名頼り
AIで紙文書を整理すると何が変わる？
AIは、文字の読み取りと仕分けが得意です。人が手で打つより、速く進められることが多いです。
ただし、読み間違いが出ることもあります。最後は人の目で確かめる流れが安心です。
やってみよう
紙を読み取る紙をスキャンして、AIが文字を読み取ります。
項目に分ける日付や金額などを、AIが項目ごとに振り分けます。
人が確認する読み間違いがないか見て、直します。
データベースに入れる検索や集計ができる形で保存します。
紙文書のデータベース化は自分で？業者で？
少ない量なら、自分で進めることもできます。量が多いときや、使い道が広いときは、業者に頼む道も現実的です。
2つのやり方の違いを、表で見てみましょう。
くらべてみよう
| 自分でやる | 業者に頼む | |
|---|---|---|
| 費用 | 材料費は少なめ。自分の時間がかかる | 見積りが必要。量で大きく変わることも |
| 手間 | 調べる・決める・作るを自分で行う | 相談しながら任せられることが多い |
| 向く量 | 数百枚ほどまでが目安 | 数千枚以上のこともある |
| 仕上がり | 項目の設計で迷いやすい | 設計から設定まで頼めることがある |
| つまずき | 途中で止まりやすい | 要望が伝わらないとズレることも |
迷ったら、まず紙の量と使い道をメモしてみてね。それだけで、選びやすくなるよ。
費用と時間の目安は何で決まる？
費用は、紙の量や状態、作りたい機能で変わります。自分でやる場合も、人の時間という費用がかかります。
見積りの前に、紙の量を数えておくと話が早く進みます。
ひと目でわかる
費用を左右する①紙の量
費用を左右する②紙の状態
AI対応の業者を選ぶときのチェック
「AI対応」をうたう業者は増えていますが、中身はさまざまです。
要望を一緒に整理してくれるかを見ると、違いが出やすくなります。
業者に聞いておきたいこと- 紙の種類と量を見て、見積りを出してくれるか
- 手書きや傷んだ紙も読み取れるか
- 読み取り後の確認を、どう進めるか
- どんな項目で探したいか、相談に乗ってくれるか
- 作ったあとに設定を変えたいとき、対応できるか
- 個人情報の扱いと保管のルールを説明できるか
こんな人は自分で、こんな人は業者に
決め手は「量」「使い道」「社内の人手」の3つです。
まずは紙の量を数えることから始めましょう。
自分でやるのが向いている人
- 紙の量が少なめの人
- まず試してみたい人
- 時間をかけられる人
業者に頼むのが向いている人
- 紙の量が多い人
- 検索だけでなく集計や分析もしたい人
- 担当者の時間を、ほかの仕事に使いたい人
この記事のまとめ
- データベース化は、紙を中身で探せる形にすること
- 自分でやるか業者かは、量と使い道で決まる
- 業者には、見積りの出し方や確認の流れを聞いておく
まるコネくんからまずは紙の量と探したい項目をメモしてみよう。それが次の一歩になるよ！
Q手書きの書類もAIで読み取れますか？
A読み取れることもありますが、字のくせや紙の状態で精度は変わります。読み取り後に人が確認する流れを入れると安心です。
Q業者に頼む前に準備しておくことはありますか？
A紙のおおよその量、種類、探したい項目をメモしておきましょう。見積りや相談が進めやすくなります。
Q最初は自分で試して、あとから業者に頼めますか？
A頼めることが多いです。少量で試すと、自分に必要な項目や使い道が見えてきます。そのメモは業者への相談にも役立ちます。
紙の山、データ化すると何が変わる？
この記事のテーマのサービス資料を、無料で受け取れます。
無料で資料を受け取る →