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現状チェックリスト
拠点ごとに経費精算のやり方が違い、本社の確認が追いつかない。そんな悩みはありませんか？この記事では、多拠点でも回る経費精算に近づくための手順を、今日から試せる形で紹介します。
まるコネくんバラバラな経費精算を整える4つの手順を、いっしょに見ていこう！チェックリストもあるから、まずは自社の今を確かめてみてね。
この記事のポイント
- 拠点ごとにやり方が違うと、本社の手間が増えやすい
- まず現状を書き出し、ルールと申請の入口をそろえる
- 1〜2拠点で試してから、全体へ広げると安心
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多拠点の経費精算、なぜ手間がかかる？
拠点が増えると、経費精算のやり方もバラバラになりがちです。
本社は集計のたびに、確認や差し戻しに追われます。その分、月末の締め作業も長引きます。原因は人ではなく、ルールがそろっていないことにある場合が多いです。
ひと目でわかる
拠点ごとに違いやすい締め日
拠点ごとに違いやすい申請の様式
まず今のやり方を書き出そう
いきなりシステムを探す前に、今のやり方を知りましょう。
拠点ごとの違いを一覧にすると、直すところが見えてきます。まず3拠点だけでも十分です。メモ程度で大丈夫です。
現状チェックリスト- 申請の締め日が拠点ごとに違う
- 紙、メール、表計算ソフトが混ざっている
- 領収書の扱い方が決まっていない
- 差し戻しの理由が毎回ばらばら
- 承認する人が拠点で違い、分かりにくい
多拠点の経費精算を効率化する4つの手順
ここからが本番です。次の4つの手順で、少しずつ進めましょう。
全拠点で一気に変える必要はありません。まず1〜2拠点で試すのが安心です。うまくいった形を、ほかの拠点へ広げていきます。
やってみよう
ルールをそろえる申請の期限、使える経費、領収書の扱いを1枚にまとめます。誰が読んでも同じ意味になる言葉で書きます。
申請の入口を1つにする紙やメールなどを分けず、出す場所を1か所に決めます。探す手間が減ります。
承認の流れを決める金額ごとに、誰が承認するかを決めます。拠点長に任せる範囲もはっきりさせます。
小さく試して広げる1〜2拠点で1か月ほど試します。困りごとを聞いて直してから、全体へ広げます。
全部を一度に変えなくて大丈夫！小さく試して、直しながら広げるのがコツだよ。
本社と拠点で、任せる範囲を分ける
すべてを本社が見ると、本社の負担が大きくなります。逆に拠点だけに任せると、ルールが崩れます。
決める人と確認する人を分けると、バランスが取りやすくなります。
ひと目でわかる
ルール・様式・期限を決める本社
内容の確認と一次承認拠点
経費精算の効率化でつまずきやすい点
新しいやり方を始めると、最初は戸惑いが出ます。つまずく点を先に知っておくと、落ち着いて対応できます。
困りごとは早めに集めることが大切です。
くらべてみよう
| 起きやすいこと | 対策 | |
|---|---|---|
| ルール | 読まれず、元のやり方に戻る | 1枚にまとめ、例を付ける |
| 申請 | 古い方法で出す人が残る | 受付の終了日を知らせる |
| 承認 | 承認待ちで止まる | 代わりの承認者を決める |
効率化できたか、どう見ればいい？
やりっぱなしでは、良くなったか分かりません。月ごとに、同じ3つの数を見ましょう。
数が減っていれば前進のサインです。増えた月は、原因を拠点に聞いてみましょう。
ひと目でわかる
月ごとに見る差し戻しの回数
月ごとに見る締めにかかる日数
この記事のまとめ
- 拠点ごとのやり方の違いが、本社の手間を増やしやすい
- 現状を書き出し、ルールと申請の入口をそろえる
- 1〜2拠点で試し、3つの数で効果を見る
まるコネくんからまずはチェックリストを使って、自社の今を確かめてみよう！困ったら、資料も見てみてね。
Q拠点が少なくても、この手順は使えますか？
A使えます。拠点が少ないうちにルールをそろえると、増えたときも慌てません。まず現状の書き出しから始めてみましょう。
Q紙の申請から変えるのは大変ではありませんか？
Aいきなり全部を変える必要はありません。1〜2拠点で試し、困りごとを直してから広げれば、負担を抑えやすくなります。
Q何から手をつければいいですか？
Aまず、拠点ごとのやり方の違いを書き出すことです。次に、締め日と申請の出し先をそろえると、効果が出やすいです。
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