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選ぶ前のチェックリスト
請求書が月末に集中して、入力と確認に追われていませんか？紙もメールもPDFもバラバラで、探すだけで時間がかかる。そんな悩みに向けて、請求書受取の自動化ツールの基本を図や表で整理します。
まるコネくん請求書受取の自動化ツールって何をしてくれるの？を、図と表で短く説明するよ。読み終えるころには、自社に必要かどうか考えられるはず！
この記事のポイント
- 請求書受取の自動化ツールが、何をしてくれるのかがわかる
- 手作業との違いを、表で比べられる
- 選ぶ前に確認したい項目と、向いている会社がわかる
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請求書受取の自動化ツールとは？
請求書受取の自動化ツールは、届いた請求書を読み取り、整理まで進める道具です。紙・PDF・メールのどれで届いても、同じ場所に集められます。
AIが文字を読み取るので、手で打ち込む作業が減ります。人は確認に集中できます。
ひと目でわかる
届く形紙・PDF・メール
入力AIが読み取る
請求書受取を手作業で続けると
手作業では、開封・入力・確認の依頼に時間がかかります。入力ミスや見落としも起きやすくなります。月末に作業が集中する会社も多いです。
届いてから支払うまでを並べると、差がわかります。表で比べてみましょう。
くらべてみよう
| 手作業 | 自動化ツール | |
|---|---|---|
| 受け取り | 紙やメールを一つずつ確認 | 1か所に集まる |
| 入力 | 手で打ち込む | AIが読み取る（確認は必要） |
| 確認・承認 | 回覧や連絡に時間がかかる | 画面の上で回せる |
| 保管 | 紙やファイルがばらばら | 探しやすい形で保存 |
届いてから支払いまでの流れ
請求書は、届いたあとにいくつもの作業が続きます。流れを知ると、自動化できる所が見えてきます。
全部を一度に変える必要はありません。まず、どこで時間がかかっているかを探しましょう。
やってみよう
受け取る紙・メール・PDFなど、届いた請求書を1か所に集めます。
読み取るAIが金額や日付、取引先などを読み取ります。
確認する読み取った内容を、人が画面で見て直します。
承認する決めた順番で、担当者や上司に確認をまわします。
保存・支払う承認後に保存し、支払いの準備へ進みます。
請求書受取の自動化ツールを選ぶ前に見ること
ツールは、機能が多いほど良いとは限りません。自社の困りごとに合うかが大切です。今の流れに合うかを、次のリストで確認しましょう。
契約の前に、試せるかどうか聞いてみるのも手です。
ツールを選ぶときは、機能の数より「自分の会社の困りごとが消えるか」で見るのがコツだよ！
選ぶ前のチェックリスト- 紙・PDF・メールなど、届く形に対応しているか
- 読み取り結果を画面で直せるか
- 承認の流れを自社のルールに合わせられるか
- 会計や支払いの作業とつなげられるか
- 電子保存のルール（電子帳簿保存法）に対応しているか
- 使う人が迷わない画面か
- 困ったときの相談先があるか
自動化が向いている人・まだ早い人
すべての会社に、すぐ必要とは限りません。請求書の数や、関わる人の数で変わります。
件数が多いか、関わる人が多いかが見分けるポイントです。近いほうを探してみてください。
自動化が向いている人
- 毎月の請求書が多く、入力に時間がかかる
- 経理と現場のやり取りが多い
- 月末に作業が集中しやすい
- テレワークで紙の処理に困っている
まだ今のやり方でよい人
- 請求書が少なく、取引先も数社だけ
- 一人で全体を把握できている
- まず紙を減らす見直しから始めたい
導入前に書き出したい3つの数字
導入を考えるなら、まず自社の数字を書き出しましょう。件数と時間がわかると、効果の見当がつきます。
件数×1件の時間で、月の作業時間がつかめます。たとえば月50件で1件10分なら、約8時間です。あくまで例で、会社により大きく変わります。
ひと目でわかる
毎月の請求書◯件
1件にかかる時間◯分
この記事のまとめ
- 請求書受取の自動化ツールは、読み取りから整理までを助ける
- 手作業との違いは、入力と確認の手間に出やすい
- 選ぶ前に、自社の件数と時間を書き出しておく
まるコネくんからまずは先月の請求書の件数と、かかった時間をメモしてみよう。それが、ツール選びの最初の一歩になるよ！
Q紙の請求書も扱えますか？
Aスキャンや取り込みで扱えるツールが多いです。ただし対応のしかたはツールごとに違います。使う前に、自社の届き方で使えるか確認してください。
QAIの読み取りは間違えませんか？
A間違えることもあります。そのため、人が画面で確認して直す流れが大切です。確認しやすい画面かどうかも、選ぶときの目安になります。
Q請求書が少ない会社でも使えますか？
A使えるツールもありますが、効果は件数や作業時間で変わります。まず月の件数と時間を書き出し、今の負担が大きいかを見てから考えるとよいです。
うちの請求書、何分減る？
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