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導入前のチェックリスト
郵便料金が上がると聞いて、請求書の発送費が気になっていませんか？電子化したいけれど、現場の作業が増えるのは困る。そんな担当者に向けて、無理なく進める手順を紹介します。
まるコネくん請求書の電子化は、順番を守ればむずかしくないよ！この記事では、現場の負担を増やさない4つの手順がわかるよ。
この記事のポイント
- 紙の請求書にかかる手間とお金の中身
- 請求書電子化の導入方法を4つの手順で
- 現場の負担を増やさないチェックポイント
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請求書電子化の導入方法を、先に図で整理
請求書電子化とは、紙の請求書をデータで作り、データで送ることです。進め方は大きく4段階です。
いきなり全部を変える必要はありません。まず今の流れを知り、小さく試し、少しずつ広げます。この順番なら、現場の混乱を少なくできます。
ひと目でわかる
1段階め現状を見る
2段階めやり方を決める
郵便料金の値上げで、紙の請求書はどう変わる？
郵便料金が上がると、紙で送るコストも増えます。かかるのは切手代だけではありません。
印刷、封入、投函、発送。1通ずつは小さくても、毎月続くとまとまった額や時間になることがあります。
ひと目でわかる
お金切手・用紙
手間印刷・封入
請求書電子化の導入方法は4つの手順で
手順を分ければ、電子化はむずかしくありません。まず今の流れを書き出すところから始めます。
各手順は、1〜2週間ほどで進むこともあります。会社の規模や請求先の数によって変わります。
やってみよう
今の流れを書き出す誰が、いつ、何をしているかをメモします。請求先の数も数えます。
送り方を決めるメールでPDFを送るのか、専用の仕組みを使うのかを選びます。社内の確認の流れも決めます。
少数の取引先で試す理解のある数社から始めます。困ったことを集めて直します。
少しずつ広げる試した結果をもとに案内文を作ります。紙を残す相手も決めておきます。
最初から全部の取引先でやらないのがコツだよ！小さく試せば、失敗しても直せるからね。
現場の負担を増やさないために確認すること
電子化で一番こわいのは、現場の作業が増えることです。今の作業が減るかを、先に確かめます。
操作が多い、確認の人が増える。こうなると、元の紙に戻りがちです。次の項目で見直しましょう。
導入前のチェックリスト- 今の請求書の作業を、書き出せている
- 電子化で減る作業が、1つ以上ある
- 操作を覚える人と、かかる時間が見えている
- 確認や承認の流れが、今より増えない
- 困ったときの相談先が決まっている
取引先に電子化をお願いするときの伝え方
相手にも都合があります。理由と時期を短く伝えると、受け入れてもらいやすくなります。
紙がいい相手には、無理にお願いしません。しばらくは紙と電子の両方で対応すると安心です。
くらべてみよう
| 伝わりやすい伝え方 | 困らせやすい伝え方 | |
|---|---|---|
| 時期 | 「来月分から」と日付を伝える | 「そのうち変えます」 |
| 理由 | 「お互いの手間を減らすため」 | 理由を伝えない |
| 方法 | 受け取り方を1〜2行で案内する | 長い説明書だけを送る |
| 紙の相手 | しばらくは紙も選べると伝える | 一方的に紙をやめる |
請求書電子化の導入方法でつまずきやすい点
よくあるのは、ルールを決めずに始めて混乱することです。保存の決まりも先に確かめます。
請求書は、決められた期間の保存が必要です。細かい点は、専門家や公式の案内で確認してください。
ひと目でわかる
つまずき1ルールなし
つまずき2連絡不足
この記事のまとめ
- 紙の請求書は、切手代のほかに手間や時間もかかる
- 電子化は「現状を見る→決める→試す→広げる」の順で進める
- 現場の作業が減るかを、先にチェックリストで確かめる
まるコネくんからまずは今の請求書の流れを紙に書き出してみよう！それだけで、次にやることが見えてくるよ。
Q請求書電子化は小さな会社でもできますか？
Aできます。請求先が少ない会社ほど、小さく試しやすいこともあります。まず数社で試し、困りごとを直してから広げると安心です。
Q取引先が電子化に対応してくれない場合は？
A無理にお願いせず、その相手には紙で送り続けても大丈夫です。紙と電子を並べて使いながら、少しずつ増やしていきましょう。
Q電子化すると、保存はどうなりますか？
A電子で受け取ったり送ったりした請求書は、データのまま保存するのが基本です。必要な決まりは変わることもあるので、公式の案内や専門家に確認してください。
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