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こんな作業はありませんか？
請求書づくりや入金の確認に、毎月かなりの時間を取られていませんか？督促も後回しになりがちです。AIを使った請求業務の自動化は、小さく始めれば進めやすくなります。
まるコネくん請求業務をAIで楽にする手順を、5つに分けて紹介するよ。今日から試せることばかりだから、気軽に読んでね。
この記事のポイント
- AIが得意な請求業務の作業がわかる
- 今日からできる自動化の5手順がわかる
- 任せる範囲の線引きがわかる
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請求業務の自動化でAIが得意なこと
請求業務は、請求書を作り、入金を確かめ、遅れたら連絡する仕事です。
この中で決まった形の作業は、AIが得意な分野です。判断が必要な場面は、人が見るのが安心です。まず何を任せられるか、図で見てみましょう。
ひと目でわかる
紙やPDFの請求書文字を読み取る
入金と請求の照合自動で突き合わせ
請求業務の自動化の前に、ムダを探す
いきなりAIを入れても、効果は出にくいものです。まず今のムダを見つけます。
次の項目に当てはまるほど、自動化の効果が出やすいこともあります。いくつか当てはまれば、見直しの候補です。数分で確認できます。
こんな作業はありませんか？- 同じ内容を、何度も手で入力している
- 請求書をExcelやWordで毎回作り直している
- 入金の確認を、通帳やネット画面と見比べている
- 督促の連絡を、つい後回しにしてしまう
- 担当者しかやり方がわからない作業がある
今日からできる請求業務 自動化の5手順
ここがいちばん大事な部分です。小さく始めて、少しずつ広げます。完ぺきを目指さなくても大丈夫です。
いきなり全部を変えなくていいよ。まず紙とペンで、今の流れを書き出すところから始めよう。
やってみよう
今の流れを書き出す請求書を作ってから入金を確かめるまでを、順に書きます。誰が何をするかも書き足します。
件数と時間を数える1か月の請求書の数と、作業にかかる時間をメモします。どこが重いかが見えてきます。
書式とルールをそろえる請求書のひな形や、支払い期日の決め方をそろえます。AIはそろった形のほうが得意です。
1つだけ自動にしてみるたとえば入金の照合など、1つの作業だけ試します。うまくいくか、少ない件数で確かめます。
結果を見て広げる時間や間違いが減ったかを確かめます。良ければ、次の作業にも広げます。
入金消込と督促にAIを使う場面
入金消込とは、届いた入金と請求書を照らし合わせる作業です。振込名の表記ゆれがあると、手作業では時間がかかります。AIの照合が役立つ場面です。
督促の文面づくりでも使えます。使いどころを3つにまとめました。
ひと目でわかる
入金消込名前のゆれを読み取る
遅れの見つけ方期日を自動で確認
AIに任せすぎないための線引き
AIは便利ですが、間違えることもあります。任せる範囲を決めておきます。
金額や相手との関係に関わる場面は、人が最後に確認します。ルールは社内で共有しておくと安心です。線引きの例を見てみましょう。
ひと目でわかる
請求金額の確定人が最終確認
支払いが遅れた相手への連絡人が判断して送る
この記事のまとめ
- AIは決まった形の請求作業が得意
- まず今の流れを書き出し、1つから試す
- 金額や相手との関係は人が最後に確認する
まるコネくんからまずは今日、請求の流れを紙に書き出してみよう。ムダが見つかれば、それが最初の一歩だよ。
Q小さな会社でも請求業務の自動化はできますか？
Aできることが多いです。件数が少なくても、毎月同じ作業があれば効果が出る場合があります。まずは1つの作業から試すと進めやすいです。
QAIを使うと間違いは起きませんか？
A間違えることもあります。そのため、金額の確定など大事な場面は、人が最後に確認する形がおすすめです。
Q何から手をつければよいですか？
A今の請求の流れを書き出すことです。誰がどの作業にどれくらい時間をかけているかが見えると、自動化する場所を選びやすくなります。
請求業務、AIでどこまで楽になる？
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