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導入前のチェックリスト
必要な書類がなかなか見つからない。ファイル名を思い出せない。紙の資料が山積みで困っている。こんな悩みありませんか？社内文書の検索システム導入が合うかを、2つのやり方の比較で考えます。
まるコネくんフォルダ整理を続けるか、検索システムを入れるか、表で比べるよ。自分の会社に合う方が見つかるはずだよ。
この記事のポイント
- 検索システムは、ファイルの中の言葉で探せる
- フォルダ整理と導入の違いを表で比べる
- 導入前に確認したいことをチェックできる
紙も含めて、探す時間はどれだけ減る？無料で資料を受け取る →
社内文書の検索システムとは？導入で変わること
検索システムは、ファイルの中の文字から探せる仕組みです。ファイル名を忘れても、中身の言葉で見つかります。
紙の資料も、スキャンして文字にすれば同じように探せます。探す手間が減り、仕事を進めやすくなります。
ひと目でわかる
今のやり方名前を思い出して探す
検索システム言葉を入れて探す
フォルダ整理だけで探すときの困りごと
フォルダ整理は、ルールを決めれば費用がかかりません。ただ、ファイルが増えるほど探すのが大変になります。
担当者ごとに置き場所が違うと、探す時間が増えがちです。人が替わると、場所が分からなくなることもあります。
ひと目でわかる
探す時間の例1日30分前後のこともある
開いて確認する回数1件ずつ何度も
社内文書の検索システム導入：2つのやり方を表で比較
やり方は大きく2つです。今のフォルダ整理を続けるか、検索システムを入れるかです。表で違いを見ましょう。
どちらが正解ということはありません。資料の量と、探す頻度が選ぶ目安です。
くらべてみよう
| フォルダ整理を続ける | 検索システムを導入する | |
|---|---|---|
| 探し方 | ファイル名と置き場所 | 文字や言葉で検索 |
| 中身の確認 | 開いて見る | 開かずに見られるものもある |
| 紙の資料 | 手作業で整理 | スキャンして検索対象にできる |
| 準備の手間 | 少ない | 資料の移行や設定が必要 |
| 費用 | ほぼかからない | 規模や機能で変わる |
| 向く資料の量 | 少なめ | 多め・増え続ける |
資料が増えて探すのに困っているなら、導入を考えどきだよ。表で自分の会社に近い方を選んでみてね。
導入にかかる手間と費用の考え方
導入では、準備の手間も考えます。紙資料が多いと、スキャン作業に時間がかかります。
スキャンを外部に任せる方法もあります。費用は資料の量や機能で変わります。見積もりは複数もらうと比べやすいです。
ひと目でわかる
準備にかかる期間1〜3か月が目安
紙資料の量多いほど時間が増える
導入前に確認したい5つのこと
導入してから困らないよう、先に確認しておきたい点があります。次のチェックリストで見てみましょう。
全部にチェックが付かなくても大丈夫です。社内で話し合うきっかけに使ってください。
導入前のチェックリスト- 探すのに毎日時間を使っている
- 紙の資料が多く、置き場所に困っている
- どのファイル形式があるか把握している
- 検索を使う人数と部署が決まっている
- 見られる人の範囲を決められる
社内文書の検索システムは必要？こんな人はこっち
最後に、向いている人を整理します。自社の状況に近い方を選んでください。
迷うときは、一部の部署で試す方法もあります。小さく始めて、効果を見てから広げる会社もあります。
フォルダ整理を続ける人
- 資料の数がまだ少ない
- 探すのに困っていない
- まずは費用をかけたくない
検索システムを導入する人
- 探す時間が長く、仕事に響いている
- 紙の資料も探せるようにしたい
- ペーパーレス化を進めたい
この記事のまとめ
- 検索システムは、ファイルの中の言葉で探せる
- 資料が少なければ、フォルダ整理でも足りる
- 資料が多く探す時間が長いなら、導入を考える
まるコネくんからまずは、探すのに1日どれくらい使っているか数えてみてね。そこから導入の一歩が見えてくるよ。
Q紙の資料も検索できるようになりますか？
Aスキャンして文字を読み取れば、検索の対象にできます。紙の量が多いときは、スキャンを外部に任せる方法もあります。
Qパソコンが苦手な人でも使えますか？
A検索は、言葉を入れて探すだけのものが多いです。使う前に、操作の説明や試し使いができるか確認すると安心です。
Q導入までにどれくらいかかりますか？
A資料の量や設定の内容で変わります。1〜3か月ほどかかるのが目安ですが、数週間で終わることもあります。
紙も含めて、探す時間はどれだけ減る？
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