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比較を始める前のチェックリスト
Google Workspaceを使っていて「もう少し便利にならないかな」と感じていませんか？拡張ツールは種類が多く、何を比べればよいか迷いがちです。この記事では、やり方どうしを表で比べて整理します。
まるコネくん拡張ツールを入れるか、入れないか。自分で選ぶか、相談するか。2つの比べ方を表でまとめたよ！
この記事のポイント
- 拡張ツールは、標準機能に足りない部分を補う追加の道具
- 「標準のまま vs 足す」「自分で選ぶ vs 相談する」を表で比べる
- 比べる前に、自社の困りごとを1つ決めておくのが近道
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Google Workspace 拡張ツールとは？
拡張ツールとは、Google Workspaceにあとから足す追加の道具です。標準にない機能を補います。
たとえば申請の流れづくり、メール署名の統一、アドレス帳の共有などです。困っている作業だけに合わせて足せます。
ひと目でわかる
よくある例1申請の流れ
よくある例2署名の統一
比較の前に決めておく5つのこと
比較の前に、自社の状況を整理しましょう。軸が決まると、ツールの違いが見えやすくなります。
とくに何に困っているかを先に書き出すのが近道です。次のリストで確認してみてください。
比較を始める前のチェックリスト- 困りごとを1行で書ける
- 使う人数のおおよその見込みがある
- 今のメールやファイルの置き場を把握している
- 社内の情報管理のルールを確認した
- 設定を任せられる担当者がいる
Google Workspace 拡張ツール 比較：標準 vs 追加
まず、標準のまま使う場合と、拡張ツールを足す場合を比べます。標準機能だけで足りる会社も多くあります。
分かれ目は、足りない機能があるかどうかです。無理に足す必要はありません。
全部入れなくて大丈夫だよ。困りごとが1つ決まれば、選ぶのがぐっとラクになるんだ！
くらべてみよう
| 標準のまま使う | 拡張ツールを足す | |
|---|---|---|
| できること | 標準の範囲 | 足りない機能を補える |
| 手間 | 追加の作業は少ない | 選ぶ・設定する手間がある |
| 費用 | 追加費用はかからない | 追加費用がかかることが多い |
| 向く場面 | 今の使い方で困っていない | 同じ作業のくり返しが多い |
導入のやり方を比較する：自分で選ぶ vs 相談
拡張ツールを入れると決めたら、次は進め方です。自分で選ぶ方法と、専門家に相談する方法があります。
かけられる時間と人手で、向き不向きが変わります。表で違いを見てみましょう。
くらべてみよう
| 自分で選んで入れる | 相談して入れる | |
|---|---|---|
| 進め方 | 資料やお試しで自分で比べる | 困りごとを伝えて候補を出してもらう |
| 時間 | 調べる時間がかかる | 調べる時間を減らせる |
| 費用 | 相談料が不要なこともある | 相談や設定の費用がかかることもある |
| 注意点 | 合わないものを選ぶおそれ | 依頼先との認識合わせが必要 |
拡張ツールの費用の見かた
費用は、月々の利用料と、最初の設定費に分けて見ます。月々は1人あたり数百円から数千円のこともあります。
人数が増えると月額も増える点に注意です。使い方の説明にかかる時間も、見落とさないようにしましょう。
ひと目でわかる
月々の費用人数×単価
最初の費用設定・移行
Google Workspace 拡張ツール選びの結論
最後に、進め方を2つに分けて整理します。当てはまる数が多いほうを選びましょう。
どちらの場合も、まず困りごとを1つ決めることが出発点です。それだけで比較がぐっと進みます。
自分で選んで入れる人
- 使う人数が少なめ
- 調べる時間を取れる
- 困りごとがはっきりしている
相談して入れる人
- 何から比べるか迷っている
- 担当者が忙しく時間が取れない
- 設定や社内への説明も任せたい
この記事のまとめ
- 拡張ツールは、標準機能に足りない部分を補うもの
- 標準のまま使うか足すかは、困りごとがあるかで決める
- 自分で選ぶか相談するかは、時間と人手で決める
まるコネくんからまずは困りごとを1行で書き出してみよう。そこから比べはじめれば、きっと迷わないよ！
Q拡張ツールは必ず入れたほうがいいですか？
A必ずではありません。標準機能で足りていれば、そのままで問題ないことも多いです。同じ作業のくり返しなど、困りごとがあるときに検討するとよいでしょう。
Q専門知識がなくても選べますか？
A困りごとを整理できれば、選べることが多いです。むずかしい場合は、状況を伝えて候補を出してもらう方法もあります。
Q試してから決めることはできますか？
Aお試し期間を用意しているツールもあります。まず少人数で使ってみて、合うかどうかを確かめる方法があります。
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