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始める前の確認リスト
見積や請求書づくり、データの転記に、毎日時間を取られていませんか？人手が足りず、新しいことに手が回らない。そんな中小企業でも、生成AIなら小さく始められます。進め方を順番に見てみましょう。
まるコネくん生成AIで仕事を減らす進め方を、4つの手順で紹介するよ。専門知識がなくても、今日から試せるんだ。
この記事のポイント
- 生成AIが向いている仕事と、人が持つ仕事がわかる
- 小さく始める4つの手順がわかる
- 始める前に確認したいことがわかる
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中小企業の業務改善に生成AIが向く理由
生成AIは、文章を作ったり整えたりするのが得意です。見積や請求の文面、メールの下書きに向いています。
決まった形の仕事ほど、時間を減らしやすいのが特徴です。少人数の会社ほど、効果を感じやすいこともあります。人は確認と判断に集中できます。
ひと目でわかる
見積・請求文面の下書き
転記入力のたたき台
生成AI業務改善を今日から始める4ステップ
いきなり全部を変えなくて大丈夫です。小さな仕事を1つ選び、試して、直す。この流れをくり返します。数日で形が見えてくることもあります。
まずは1つの仕事だけで十分です。
やってみよう
毎日の仕事を書き出すしばらくの間、よくやる作業をメモします。見積、請求、転記など、同じ形の仕事を探します。
減らす仕事を1つ選ぶ時間がかかり、間違えても影響が小さい仕事から選びます。
生成AIに下書きを頼む元の資料と、ほしい形を文章で伝えます。出てきた案は、必ず人が読んで直します。
結果を見てルールにするかかった時間と直した点を記録します。うまくいった頼み方は、社内で共有します。
最初の1つ選びがいちばん大事だよ！小さく始めれば、失敗しても安心なんだ。
見積・請求の作成を生成AIで減らすコツ
見積や請求は、項目や言い回しがほぼ決まっています。過去の書類をもとに下書きを頼むと、速く進むことがあります。
ただし、金額や宛名は必ず人が確認します。ここは任せきりにしません。
ひと目でわかる
下書きAIに頼む
金額・宛名人が確認
転記作業を減らすときの注意点
紙やPDFの内容を表に写す作業は、時間がかかります。生成AIに整理を頼むと、入力のたたき台ができます。
数字を読み違えることもあります。最後は人が見比べると安心です。
ひと目でわかる
AIの得意形をそろえる
人の役目数字の見比べ
生成AI業務改善を始める前のチェックリスト
始める前に、確認しておくことがあります。押さえておくと、あとで困りにくくなります。
社内でルールを1枚にまとめると、担当が変わっても続けやすいです。全部できていなくても大丈夫です。できるところから整えましょう。
始める前の確認リスト- 減らしたい仕事を1つ決めた
- 顧客の個人情報は入力しないと決めた
- AIの出力を確認する担当を決めた
- 使うサービスの利用ルールを読んだ
- かかった時間を記録する方法を決めた
中小企業が生成AI業務改善を続けるコツ
始めたあとは、続ける工夫が大切です。定期的に、うまくいった点と困った点を話し合います。
うまくいく頼み方を社内で共有すると、ほかの仕事にも広げやすくなります。困ったときは、詳しい人に相談する方法もあります。
ひと目でわかる
ふり返り定期的に
広げ方1つずつ
この記事のまとめ
- 生成AIは、決まった形の仕事の下書きが得意
- 小さな仕事を1つ選び、試して直す
- 金額や数字は、最後に人が確認する
まるコネくんからまずは毎日の仕事を書き出すところから始めよう。1つ選べたら、もう一歩目は踏み出せているよ！
QITに詳しい人がいなくても始められますか？
A始められることが多いです。まずは文章の下書きなど、小さな仕事から試します。わからない点は、詳しい人に相談する方法もあります。
Q生成AIに顧客の情報を入れてもいいですか？
A個人情報や取引先の秘密は、入力しないのが基本です。社内でルールを決め、使うサービスの規約も確認しましょう。
Q費用はどのくらいかかりますか？
A使うサービスや人数によって変わります。無料で試せるものもあります。まずは小さく試して、効果を見てから決めると安心です。
うちの見積業務、AIでどこまで減る？
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