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使う前の確認リスト
見積書や日報づくりに時間を取られていませんか？ベテランにしか分からない作業も心配ですよね。生成AIを使えば、事務や記録の負担を減らせるかもしれません。何から始めればよいか、手順で紹介します。
まるコネくん生成AIを町工場で使う、最初の一歩をまとめたよ！作業の選び方から続けるコツまで、図と手順で見ていこう。
この記事のポイント
- 生成AIで手伝ってもらえる作業がわかる
- 今日からできる4つの手順がわかる
- 安全に使うための確認ポイントがわかる
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町工場の生成AI導入で、まずできること
生成AIは、文章や表を作る手助けをしてくれる道具です。むずかしい機械の操作は要りません。
町工場では、日々の事務や記録の作業から使い始める例が多いです。ベテランの頭の中にある知識を、言葉にする場面でも役立ちます。
ひと目でわかる
資料作成見積書の下書き
情報整理日報・メモの要約
導入する作業は「毎週くり返すもの」から
最初から全部を変えようとしなくて大丈夫です。むずかしい作業を選ぶと、続かなくなります。
毎週くり返す作業を1つだけ選びましょう。たとえば、日報の整理や取引先へのメール文です。失敗しても直せるものなら、気軽に試せます。
ひと目でわかる
選ぶ目安①週に何度もやる
選ぶ目安②文章や表が中心
今日からできる生成AI導入の4手順
手順は4つだけです。1回の作業は30分ほどが目安です。
いきなり全員で始めないのがコツです。まずは1人で試して、うまくいったら周りに広げます。
むずかしく考えなくて大丈夫！まずは1つの作業を、おしゃべりするように頼んでみよう。
やってみよう
困りごとを1つ書く「見積書づくりに時間がかかる」など、短い一文で書き出します。
生成AIを開いて試す会社の許可を取り、まずは無料で使える範囲から試します。
頼みごとを文章で伝える「見積書の下書きを作って」と、条件も一緒に書きます。
結果を直して、頼み方をメモ使えた頼み方を保存します。他の人も同じように使えます。
属人化を減らす、生成AIの使い方
「あの人にしか分からない」を減らす場面でも、生成AIは役立ちます。
ベテランの話を文字にして、手順書の形に整えてもらいます。最後は、必ず本人が内容を確かめましょう。
ひと目でわかる
これまで頭の中だけ
生成AIを使うと手順書になる
生成AIを安全に使うためのチェック
便利な道具でも、入れてはいけない情報があります。使う前に、会社のルールを確認しておきましょう。
取引先の名前や図面は、そのまま入れないのが基本です。迷ったら、上の人に相談してください。
使う前の確認リスト- 図面や取引先名を、そのまま入れていない
- 見積金額などの数字を、人の目で確かめる
- 使ってよい範囲を、社内で決めた
- 生成AIの答えを、そのまま取引先に送らない
- 入力内容の扱いを、設定で確認した
生成AI導入を続けるためのコツ
続けるには、小さな成功が見えるようにします。
週1回の振り返りで、助かった点を話し合いましょう。うまくいった頼み方は、社内で共有します。
ひと目でわかる
振り返り週1回
試す期間1か月が目安
この記事のまとめ
- 生成AIは、日々の事務や記録の作業から始める
- 毎週くり返す作業を1つ選び、4手順で試す
- 入れてはいけない情報を決めて、安全に続ける
まるコネくんからまずは困りごとを1つ書き出してみよう。それが生成AI導入の、いちばん近い一歩だよ！
Qパソコンが苦手な人でも生成AIは使えますか？
A文章で頼むだけなので、使い始めやすい道具です。まずは日報の整理など、短い作業から試してください。慣れた人が横で教えると、早く覚えられます。
Q生成AIの答えは、そのまま使ってよいですか？
Aそのまま使うのはおすすめしません。数字や専門用語に間違いが出ることもあります。必ず人の目で確かめてから使いましょう。
Q費用はどれくらいかかりますか？
A無料で試せるものもあれば、月ごとに料金がかかるものもあります。まずは無料の範囲で試し、効果を見てから決める進め方が多いです。
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