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選ぶときのチェックリスト
経費の申請や確認に、毎月時間がかかっていませんか？ 経費精算システムは種類が多く、比較もむずかしそうに見えます。まずは手作業との違いから、おすすめの選び方まで、図と表で整理します。
まるコネくんボクが「自分でやる」と「システムに任せる」の違いを表で見せるよ！ 自社に合う選び方までいっしょに見ていこう。
この記事のポイント
- Excel・紙とシステムの違いが表でわかる
- 費用は「総額」で見るのがコツ
- 選ぶ目印と、試す手順がわかる
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経費精算システムを比較する前に知りたい2つのやり方
システムを比べる前に、まず「やり方」を見直しましょう。大きく分けると、Excelや紙で自分でやる方法と、システムに任せる方法の2つです。
どちらが合うかは、人数と申請の量で変わります。先に方向を決めると、比較がぐっと楽になります。
ひと目でわかる
自分でやるExcel・紙
システムに任せるスマホ・クラウド
経費精算システムと手作業の違いを表で比較
違いは「手間・ミス・お金」の3つに出やすいです。表で並べて見てみましょう。
とくに月末の集計では、手間の差が大きく出ることがあります。
迷ったら、月末の精算に何時間かかっているか数えてみてね！ そこが比べるスタート地点だよ。
くらべてみよう
| 自分でやる（Excel・紙） | システムに任せる | |
|---|---|---|
| 申請のしかた | 紙や表に書いて提出 | スマホで撮影して送る |
| 確認・承認 | 手渡しやメールで回す | 画面上で順番に回る |
| 月末の集計 | 手で入力して合計する | 自動で集まることが多い |
| ミスの出やすさ | 入力まちがいが起きやすい | 入力の手間が減りやすい |
| 費用 | ソフト代は少なめ | 月額がかかる |
| 紙の保管 | 保管場所が必要 | データで残せることもある |
費用は月額と人数で変わる。総額で考えよう
システムの費用は、月額が一定の型と、人数に応じて増える型があります。1人あたり数百円〜のこともあります。
初期費用が0円のこともあれば、設定費が別にかかることもあります。総額で見るのがコツです。
ひと目でわかる
月額が一定の型毎月同じ額
人数に応じる型人数×単価
おすすめの経費精算システムを選ぶ5つの目印
機能が多いほど良い、とは限りません。使う人が迷わないかが大切です。
次の5つに当てはまるかを見ると、自社に合う1つが絞りやすくなります。
選ぶときのチェックリスト- スマホで領収書を撮って申請できる
- いまの会計ソフトとつなげられる
- 承認の流れを自社用に変えられる
- 交通費の入力が自動でできる
- 困ったときに相談できる窓口がある
手作業で十分？システムが合う？向いている人
どちらにも向き不向きがあります。人数や申請の量で考えると、決めやすくなります。
今の手作業で困っていなければ、無理に変えなくてもかまいません。
Excel・紙が向いている人
- 申請する人が数人だけ
- 月の申請件数が少ない
- まずは費用をかけたくない
システムが向いている人
- 月末の集計に時間がかかる
- 承認や確認が滞りがち
- 拠点や在宅の人が多い
経費精算システムを試して決める3つの手順
いきなり1つに決めなくても大丈夫です。画面を見て、試してから選びましょう。
使う人の声を聞くと、導入後の失敗を減らせます。
やってみよう
困りごとを書き出す月末の作業時間や、よくあるミスをメモします。これが比べる基準になります。
候補の画面を見比べる説明会やデモで、申請から承認までの画面を見ます。使いやすさを確かめましょう。
一部の人で試すまず少人数で使ってみます。問題がなければ、全体に広げます。
この記事のまとめ
- まずは「自分でやる」か「システムに任せる」かを決める
- 費用は月額だけでなく総額で見る
- 画面を見比べて、少人数で試してから選ぶ
まるコネくんからまずは月末の作業時間をメモしてみよう！ それが自社に合う経費精算システムを選ぶ、いちばんの近道だよ。
Q経費精算システムは小さな会社でも必要ですか？
A人数が少なく申請も少ないなら、Excelで足りることもあります。月末の作業が負担になってきたら、検討するタイミングです。
Q導入までにどれくらいかかりますか？
A設定の内容によって変わり、数週間かかることもあります。まず少人数で試すと、進めやすくなります。
Q今の会計ソフトとつなげられますか？
Aつなげられるものも多いですが、対応は製品ごとに違います。比較の段階で、使っているソフトに対応しているか確かめましょう。
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