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比べるときのチェックリスト
経費精算が月末に集中して大変…。サービスを入れたいけれど、種類が多くて何を比べればいいかわからない。そんな悩みはありませんか？この記事では、選ぶ前に知りたい違いを表で整理します。
まるコネくんぼく、まるコネくん！紙・Excelとサービスの違いや、比べるポイントを順番に案内するよ。
この記事のポイント
- 自分でやる方法とサービスを使う方法の違いがわかる
- 料金のしくみと、比べるときのチェック項目がわかる
- 自分に合うのはどちらか、判断の目安がわかる
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経費精算サービスの比較、まず何を比べる？
経費精算サービスは、立て替えたお金の申請から承認、振込までを、パソコンやスマホで進める道具です。紙やExcelでも経費精算はできます。
選ぶ前に、今のやり方との違いを知りましょう。やり方の違いがわかると、必要なものが見えてきます。
ひと目でわかる
まず申請
次に承認
紙・Excelとサービス、経費精算はどう違う？
紙やExcelは、今あるもので始められます。サービスは、入力や確認の手間を減らす作りです。
人数や申請の数が増えるほど、手間の差が出やすくなります。下の表で4つの点を比べましょう。
くらべてみよう
| 自分でやる（紙・Excel） | サービスを使う | |
|---|---|---|
| 始めやすさ | 今すぐ始められる | 設定や準備が必要 |
| 入力の手間 | 手で書き写すことが多い | 撮影や自動入力で減らせることもある |
| 確認・承認 | 紙やメールで回す | 画面上で回せる |
| 費用 | 道具代はほぼ0円 | 月額がかかることが多い |
どっちが正解かは、申請の数と人数で変わるよ。まずは今の手間を数えてみてね。
経費精算サービスの料金のしくみを比較
料金は、使う人数に応じた月額になることがあります。初期費用がかかる場合もあります。
金額だけでなく、何に払うのかを見ましょう。紙やExcelは月額が不要でも、手作業の時間がかかります。
ひと目でわかる
1人あたり月額の目安数百円〜
初期費用0円〜のこともある
経費精算サービスを比べるときの見どころ
機能が多いほど良いとは限りません。使う人が迷わないかが大事です。
今の困りごとに合うかどうかで見ていきましょう。次のチェックを、候補ごとに試してください。
比べるときのチェックリスト- スマホでレシートを撮って申請できるか
- 交通費の入力が楽になるか
- 承認の流れを自社に合わせられるか
- 会計ソフトや振込と連携できるか
- 使う人数に合う料金か
- 困ったときに相談できるか
決める前に、デモを見て比べる3つの手順
画面は、文章だけではわかりにくいものです。デモ動画や説明会で、実際の動きを見ておくと安心です。
見るときは、同じ条件でそろえると比べやすくなります。短い時間で見比べられる場もあります。
やってみよう
困りごとを書き出す「入力が面倒」「承認が遅い」など、今の悩みを3つほどメモします。
デモで画面を見る申請から承認までの流れを、実際の画面で確かめます。
同じ条件で見比べる人数や使う場面をそろえて、手間と料金を並べて見ます。
自分でやる？サービスを使う？向いている人
人数や申請の数、今の手間によって、合う方法は変わります。当てはまるほうを選びましょう。
無理に切りかえなくて大丈夫です。困りごとが増えたときに考えても遅くありません。
こんな人は「自分でやる」
- 申請が月に数件ほど
- 使う人が数人だけ
- まずは費用をかけたくない
こんな人は「サービスを使う」
- 月末の入力や確認に追われている
- 申請する人や承認する人が多い
- 入力ミスや差し戻しを減らしたい
この記事のまとめ
- 紙・Excelは始めやすく、サービスは手間を減らしやすい
- 料金は月額だけでなく、手間の時間もあわせて見る
- デモを同じ条件で見比べると、違いがわかりやすい
まるコネくんからまずは今の手間を書き出してみよう。そのあとデモで画面を見れば、自分に合う方法が見えてくるよ！
Q少人数でも経費精算サービスは使えますか？
A使えるものもあります。ただし最低人数が決まっている場合もあります。申し込む前に、人数の条件を確認しましょう。
Q比較するとき、いちばん先に見るのは何ですか？
A今の困りごとが解決できるかです。入力の手間なのか、承認の遅れなのかを決めると、見るべき点がしぼれます。
Q今のExcelのやり方から移すのは大変ですか？
A準備に時間がかかることもあります。申請の流れや項目を先に整理しておくと、移行がスムーズに進みやすくなります。
画面を見て、手間の差を確かめよう
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