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選ぶ前の確認リスト
見積書はExcelで作り、請求は別のソフト。点検の時期は手帳にメモ。「あの現場の金額、どこだっけ？」と探していませんか？見積管理システムの基本を、図と表で整理します。
まるコネくん見積管理システムが何をしてくれるのか、Excelとどう違うのか、選ぶ前に何を見ればいいのかを、いっしょに整理しよう！
この記事のポイント
- 見積管理システムは、見積から請求・点検までをひとつにまとめる道具
- Excelとの違いは、情報がつながって転記の手間が減ること
- 選ぶときは、機能の多さより自社の仕事に合うかを確認する
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電気工事の見積管理システムとは？
見積管理システムとは、見積書の作成や、その後の請求・点検の記録をひとつにまとめる道具です。ネット上で使える形が増えています。
事務所でも現場でも、同じ情報を見られます。同じ内容を何度も入力せずにすみます。工事業に合わせて作られたものもあります。
ひと目でわかる
1見積を作る
2受注・工事
Excelと見積管理システムの違い
いちばんの違いは、情報がつながるかどうかです。Excelは自由に作れますが、見積と請求が別ファイルになりがちです。
システムは、最初に設定が必要です。そのぶん、慣れると転記の手間が減ります。会社の規模や案件の数で、合う形は変わります。
くらべてみよう
| Excel・紙 | 見積管理システム | |
|---|---|---|
| 見積の作成 | 自由に作れる。毎回コピーが必要 | 過去の見積を呼び出して作れる |
| 請求への引き継ぎ | 打ち直しが多い | そのまま引き継げるものが多い |
| 情報の探しやすさ | ファイル名しだい | 案件ごとにまとまる |
| 制度への対応 | 自分で調べて直す | 更新で対応するものもある |
| 費用 | ほぼ無料のこともある | 月額がかかることが多い |
システムでできること
役立つ機能は、おもに4つです。土台になるのは、見積から請求までの引き継ぎです。
点検時期のお知らせや、インボイス・電子帳簿保存法への対応を備えたものもあります。選ぶ前に確かめましょう。
ひと目でわかる
見積過去分を再利用
請求転記が不要
見積管理システムを選ぶ前の確認点
選ぶときは、機能の多さより自社の仕事に合うかを見ます。見積書の形や、現場での使いやすさが大切です。
安さだけで決めると、あとで使われなくなることもあります。次の点を確かめましょう。
選ぶ前の確認リスト- いつもの見積書の形で出せるか
- 今あるデータを移せるか
- 請求書まで同じ画面でつなげられるか
- 点検時期のお知らせがあるか
- インボイス・電子帳簿保存法に対応しているか
- スマホやタブレットで現場から見られるか
ここがいちばん大事だよ！デモや無料相談で、実際の画面を触ってみてね。
導入の流れと補助金の考え方
導入は小さく始めるのがコツです。いきなり全部を切りかえず、一部の現場から試します。
IT導入補助金が使えることもあります。対象かどうかは、販売元や公式の案内で確かめましょう。申請には期間があるため、早めの確認がおすすめです。
やってみよう
困りごとを書き出す見積・請求・点検のうち、いちばん手間な作業を決めます。
画面を試すデモや無料相談で、いつもの見積書が作れるか見ます。
今のデータを移す顧客名や品目など、あるデータを移せるか確認します。
一部の現場で始める数件で試し、慣れたら全体に広げます。
この記事のまとめ
- 見積管理システムは、見積・請求・点検の情報をひとつにまとめる道具
- Excelより、転記の手間や探す時間を減らしやすい
- 選ぶ前に、見積書の形・データ移行・制度対応を確認する
まるコネくんからまずは、いま一番手間な作業をひとつ書き出してみよう。そこから比べると選びやすいよ！
Qパソコンが苦手でも使えますか？
A使いやすさは製品によって違います。デモや無料相談で、実際の画面を触ってみるのがおすすめです。慣れるまで、一部の現場から始めると安心です。
Q今のExcelの見積書は使えなくなりますか？
Aいつもの形に近い見積書を作れるものもあります。ただし、対応の範囲は製品しだいです。申し込む前に、自社の見積書で試せるか確認しましょう。
Q小さな会社でも導入する意味はありますか？
A案件が少なくても、探す手間や打ち直しが減ることもあります。費用と手間のバランスを見て決めましょう。補助金が使えるかも、あわせて確認すると安心です。
見積〜アフターを一本化できる？
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