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こんなことはありませんか？
配車表はExcel、連絡は電話とFAX。請求の時期は確認だらけで手が回らない。こんな悩みありませんか？システムを入れる前に、いまのやり方との違いを表で見てみましょう。
まるコネくん配車管理を手作業で続けるか、システムを入れるか、迷っていないかな？違いと費用の考え方、向いている人をまるっと比べるよ！
この記事のポイント
- 手作業とシステムの違いが表でわかる
- 導入にかかるお金の考え方がわかる
- 自分の会社はどちらが合うか選べる
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運送業の配車管理は、手作業が多い
運送業では、受注はExcel、連絡は電話やFAXという会社がまだ多いです。慣れた方法なので、変えにくいのも自然なことです。
ただ、情報がひとりに集まると、その人が休んだときに困ります。
ひと目でわかる
受注の記録Excel
ドライバーへの連絡電話・FAX
手作業のままだと起きやすいこと
転記が多いと、入力ミスや確認もれが起きやすくなります。
電話がつながらず、配車の変更が遅れることもあります。当てはまるものがないか見てみましょう。
こんなことはありませんか？- 配車表の最新版がどれかわからなくなる
- 電話の聞き間違いでやり直しになった
- 請求書をつくるのに何日もかかる
- 案件ごとの利益が月末までわからない
- 担当者が休むと状況を誰も追えない
運送業の配車管理システム導入で何が変わる？
システムは、受注から請求までを一つの画面で扱う道具です。同じ情報を何度も入れなくてよいのが大きな違いです。
みんなが同じ最新の内容を見られます。
ここがいちばん大事だよ！手作業との違いは、情報が一か所に集まること。表で見比べてみてね。
くらべてみよう
| 手作業（Excel・FAX・電話） | システムを導入 | |
|---|---|---|
| 情報の共有 | 連絡のたびに電話や紙 | 画面で同時に確認できる |
| 入力の手間 | 同じ内容を何度も入力 | 一度の入力を使い回せる |
| 請求書づくり | 数字を集めて転記する | 受注の内容から作れることが多い |
| 利益の見え方 | 月末にまとめて計算 | 案件ごとに見やすくなる |
| 担当者が休むと | 本人しかわからないことも | ほかの人も状況を追える |
配車管理システム導入のお金の考え方
費用は、最初にかかるお金と毎月のお金に分かれます。月額は人数や機能で変わり、数万円ほどのこともあります。
手作業にも、残業やミスの手直しという見えない費用があります。くわしくは見積もりで確かめましょう。
ひと目でわかる
最初にかかる初期費用
毎月かかる月額利用料
運送業のシステム導入で失敗しない3つの手順
いきなり全部を変えると、現場が混乱します。
次の手順で、小さく始めると安心です。
やってみよう
困りごとを書き出す電話が多い、請求が遅いなど、いちばんの悩みを1〜3個に絞ります。
画面を見て確かめる資料やデモで、ドライバーや事務の人が使えそうか確認します。
一部の仕事から試すまず一つの取引先や一部の車両から使い、慣れたら広げます。
こんな人は手作業、こんな人はシステム
どちらが正しいかは、会社の規模ややり方で変わります。
自分に近いほうを選んでみてください。
手作業のままでもよい人
- 車両が少なく、配車の変更もまれ
- 取引先が少なく、今の運用で困っていない
- 情報を見るのがほぼ一人だけ
システムが向いている人
- 配車の変更が多く、電話に追われている
- 請求や利益の確認に時間がかかっている
- 複数人で最新の情報を共有したい
この記事のまとめ
- 手作業は、ミスや確認の手間が増えやすい
- システムは、情報を一か所に集められる
- 費用は初期と月額、見えない手間も合わせて考える
まるコネくんからまずは今の困りごとを1つ書き出してみよう。それが、自分に合うやり方を選ぶ第一歩だよ！
Q小さな運送会社でも配車管理システムは必要ですか？
A車両が少なく変更も少ないなら、手作業で足りることもあります。電話や転記で手が回らなくなってきたら、考えどきです。
Qパソコンが苦手でも使えますか？
A画面の見やすさは、サービスごとに差があります。資料やデモで操作を見て、現場の人が使えそうか確かめると安心です。
Q導入までにどれくらいかかりますか？
A数週間から数か月かかることもあります。データの移し替えや研修の時間も見ておきましょう。小さく始めると進めやすいです。
配車表づくり、毎日何分かかってる？
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