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契約書の更新日、うっかり過ぎていませんか？ Excelで管理しているけれど、いつまで続くか不安。システムを比べたいけれど、何を見ればいいか分からない。そんな悩みを、図と表で整理します。
まるコネくん契約管理は「自分で管理」と「システムで管理」の2つに分かれるよ。違いと選び方を、表でいっしょに見ていこう！
この記事のポイント
- Excel・紙とシステムの違いが表で分かる
- システムを比べるときの3つの見どころが分かる
- 自分はどちらが合うか判断できる
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契約管理システムを比較する前に、悩みを整理
契約書は、結んだあとが大事です。更新日や解約の期限を過ぎると、思わぬ費用がかかることがあります。
まず、今の困りごとを書き出しましょう。困りごとの種類で、合うやり方が変わります。契約書の数が増えるほど、悩みも増えがちです。
ひと目でわかる
契約書を探すのに時間がかかるどこにある？
更新や解約の期限を見落とすいつまで？
契約管理システムの比較は、Excelや紙との違いから
最初の分かれ道は、自分で管理するか、システムを使うかです。表で違いを見てみましょう。
契約が少ないうちは、自分で管理でも回ります。数が増えたり担当が変わったりすると、手間が一気に増えます。
ここがいちばん大事！ 今の契約の数と、これから増えそうかを考えると選びやすいよ。
くらべてみよう
| Excel・紙で管理 | システムで管理 | |
|---|---|---|
| 費用 | ほぼ0円 | 月額がかかる |
| 探しやすさ | ファイル名しだい | 言葉や相手先で検索 |
| 期限の通知 | 自分で見に行く | 自動で知らせる |
| 引き継ぎ | 人によって差が出る | 同じ場所で見られる |
| 向く規模 | 契約が少なめ | 多めまたは増えそう |
システム比較で見るべき3つのポイント
機能が多いほど良いとは限りません。使う人が迷わないかが大事です。
次の3つをかならず確認しておくと、選びやすくなります。資料やデモで、実際の画面も見ておくと安心です。
ひと目でわかる
契約書をすぐ出せるかさがしやすさ
更新前に知らせてくれるか期限の通知
契約管理システムの比較：保管だけの型と連携する型
システムには、大きく2つの型があります。契約書の保管が中心の型と、社内の申請とつながる型です。
申請や承認を今も紙やメールで回しているなら、連携する型も見る価値があります。
くらべてみよう
| 契約管理だけの型 | 申請・承認と連携する型 | |
|---|---|---|
| 得意なこと | 保管と期限の管理 | 申請から保管まで一続き |
| 手間 | 申請は別に行う | 二度入力が減りやすい |
| 始めやすさ | 始めやすいことが多い | 流れの見直しが要ることも |
| 向く会社 | まず保管を整えたい | 承認の流れも整えたい |
契約管理システムの費用は、どう比べる？
費用は、月額・初期費用・人数の3つで見ます。金額は契約数や人数で変わります。
見積もりは、同じ条件でそろえて比べましょう。条件がちがうと、安い高いが正しく分かりません。
ひと目でわかる
月額（数万円以上のこともある）数千円〜
初期費用（かからないこともある）0円〜数十万円
契約管理システムの比較、こんな人はどっち？
ここまでの違いをまとめます。自分に近いほうを選んでみてください。
迷うときは、1か月に動く契約の数を数えてみましょう。数字にすると、判断しやすくなります。
こんな人は「自分で管理」
- 契約書が月に数件ほど
- 更新期限が少ない
- まず費用をおさえたい
こんな人は「システムで管理」
- 契約書が増えている
- 更新漏れが不安
- 承認や保管に手間がかかっている
この記事のまとめ
- 契約が少なければ自分で管理、増えたらシステムが合う
- 見どころは、検索・期限の通知・使いやすさの3つ
- 費用は同じ条件で見積もりをそろえて比べる
まるコネくんからまずは今の契約の数と困りごとを書き出してみよう。それが、いちばん合うやり方を見つける一歩だよ！
QExcelでの管理はやめたほうがいいですか？
A契約が少なく、期限の見落としもないなら、続けても問題ありません。数が増えて探す手間や見落としが出てきたら、システムを考えるタイミングです。
Qシステムを選ぶとき、最初に何を見ればいいですか？
Aまず、契約書をすぐ探せるかと、期限を知らせてくれるかを見ましょう。そのうえで、担当者全員が使えそうか、画面を確認すると安心です。
Q導入すると、すぐ使えるようになりますか？
A既存の契約書を登録する作業が必要です。契約の数によっては数週間から数か月かかることもあるため、余裕をもって進めましょう。
契約管理、うちはどっちが合う？
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