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システムを比べる前のチェックリスト
契約書がどこにあるか、すぐに答えられますか？更新の期限を見落としそうで不安、探すのに時間がかかる。そんな悩みを、紙・Excel管理とシステム管理を比べながら整理します。
まるコネくん契約書の管理方法で迷っていない？紙・Excelとシステムの違いを、表とチェックリストでくらべていくよ！
この記事のポイント
- 紙・Excelとシステムの違いが表でわかる
- システムを比べるときの見方がわかる
- 自社に合うやり方を選べる
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契約書の管理で、よくある困りごと
契約書が増えると、困りごとが出てきます。探す、確認する、期限を守る。この3つが代表的です。
まずは、今の管理でどこに時間がかかっているかを見ましょう。困っている場所がわかると、比べやすくなります。
ひと目でわかる
探す見つかるまで数十分のことも
確認する最新版がどれか迷う
契約書の管理方法を比較｜紙・Excelとシステム
やり方は大きく2つです。自分で台帳を作って管理する方法と、電子管理のシステムを使う方法です。
違いを表で見てみましょう。費用や手間は会社の規模で変わるため、一般的な傾向として見てください。
くらべてみよう
| 紙・Excelで自分で管理 | 電子管理システムを使う | |
|---|---|---|
| 始める費用 | ほぼ0円から始められる | 月額がかかることが多い |
| 探しやすさ | フォルダやファイル名の付け方しだい | 相手先や文字で検索できるものが多い |
| 更新期限の管理 | 自分で確認する。見落としが起きやすい | 通知で知らせてくれるものもある |
| 担当者が変わったとき | 人に頼りがちで引き継ぎが大変 | 共通の画面で引き継ぎやすい |
| 向く契約書の数 | 少ないうち | 増えてきたとき |
電子管理システムを比較するときの見方
システムは種類が多く、機能もさまざまです。全部を比べると大変なので、見るポイントをしぼりましょう。
次のチェックリストで、自社に必要な機能に印をつけてみてください。多くつくものから候補にします。
システムを比べる前のチェックリスト- 契約書を相手先や日付で検索したい
- 更新期限を自動で知らせてほしい
- 紙の契約書もまとめて取り込みたい
- 見られる人を権限で分けたい
- 今の社内の承認の流れと合わせたい
契約書の電子管理は「稟議とつながる」と楽になる
契約は、社内の承認(稟議)から始まることが多いです。承認の記録と契約書が別々だと、あとで探すのが大変です。
稟議と契約書をひもづけると、決まった経緯まで一緒に見られます。保管だけで終わらない管理になります。
ひと目でわかる
はじまり稟議(承認の記録)
なか契約書の保管
ここが比べるときの大事なポイントだよ。「保管するだけ」になっていないか、チェックしてね！
契約書の電子管理にかかる費用と時間の目安
費用は、使う人数や契約書の数で変わります。ここでは、よくある範囲の目安を紹介します。
安く見える方法でも、探す時間や更新の見落としが増えると、あとで負担が大きくなることもあります。
ひと目でわかる
紙・Excel月0円〜のことも
システム月数千円〜数万円のことも
こんな人は紙・Excel、こんな人はシステム
どちらが正解ということはありません。契約書の数や、管理する人数で選び方が変わります。
今の状況に近いほうを選び、困りごとが増えたら見直すくらいの気持ちで大丈夫です。
紙・Excelが向いている人
- 契約書が数十件ほどで少ない
- 管理する人が1〜2人
- まず費用をかけずに始めたい
システムが向いている人
- 契約書が増えて探すのに時間がかかる
- 更新の見落としを防ぎたい
- 稟議や承認の記録とまとめて管理したい
この記事のまとめ
- 紙・Excelは安く始められるが、数が増えると大変
- システムは検索や期限の通知で手間を減らせる
- 稟議とつながるかも比べるポイント
まるコネくんからまずは自社の困りごとをチェックリストで書き出してみよう。それだけで、選ぶ軸が見えてくるよ！
Q契約書の電子管理は、何件から始めるべきですか？
A決まった件数はありません。探す時間や更新の見落としが気になり始めたときが、見直す目安です。数が少ないうちは、Excelで十分なこともあります。
Q紙の契約書も電子管理できますか？
Aスキャンして取り込めるシステムが多くあります。ただし、取り込みの手間や方法は異なります。比べるときに、紙の扱いも確認しておくと安心です。
Qシステムを選ぶとき、いちばん大事なことは何ですか？
A自社の困りごとに合っているかです。機能が多いほど良いとは限りません。チェックリストで必要な機能を決めてから、候補を比べましょう。
契約管理、うちはどっち向き？
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