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こんな状態なら外注を考えてみよう
お客様の対応や作業の途中で電話が鳴り、手が止まる。そんな悩みはありませんか？電話対応を外注すると、営業や整備に集中しやすくなります。自分でやる場合と何がちがうのか、表で比べます。
まるコネくん電話対応を「自分でやる」か「外注する」か、表で比べて選べるようになるよ！
この記事のポイント
- 電話対応の外注で任せられること
- 自分でやる場合との表での比較
- 外注を始める手順と向いている店
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自動車ディーラーの電話対応を外注するとは
電話対応の外注とは、電話の受け答えを外の会社に任せることです。入庫の案内や予約の受付などを頼めます。
電話が減ると、営業や整備に集中できる時間がふえます。ただし電話の量は店ごとにちがいます。まず自店の状況を知ることが大事です。
ひと目でわかる
任せられる電話案内・予約
手元に残る時間営業・整備
電話対応を自分でやる店のよくある悩み
電話は急に鳴ります。接客や作業が止まってしまいます。折り返しの連絡が遅れて、お客様を待たせることもあります。
次のうち、いくつ当てはまりますか？多いほど、外注を考える目安になります。
こんな状態なら外注を考えてみよう- 電話のたびに作業や接客が止まる
- 電話番の担当者が決まっていない
- 入庫の案内をしたいが手が回らない
- かけ直しが遅れることがある
- 電話のせいで残業がふえている
自動車ディーラーの電話対応、外注できる範囲
外注先によって内容は変わります。既存のお客様への入庫案内を任せられることが多いです。
点検や車検の時期を知らせ、日程を決めるところまで頼める形もあります。整備内容の判断など、店で決めることは自店に残します。
ひと目でわかる
①お知らせ点検・車検の案内
②相談来店日の調整
電話対応は自分でやる？外注する？表で比較
二つのやり方を表で比べます。費用だけでなく、手間や時間も見てください。
どちらが正解ということはありません。店の状況によって合うやり方は変わります。
くらべてみよう
| 自分でやる | 業者に頼む | |
|---|---|---|
| 費用 | 電話担当の人件費がかかる | 月額や件数に応じた費用がかかることがある |
| 手間 | 担当決めや教育が必要 | 最初の打ち合わせが必要 |
| 対応の質 | 担当者の経験で差が出やすい | 手順を決めれば安定しやすい |
| 営業・整備の時間 | 電話で中断されやすい | 集中しやすい |
| 急な変更 | その場で対応できる | 事前の取り決めが必要 |
迷ったら、まず1日に電話が何件鳴るか数えてみよう！数えるだけでも見えてくるよ。
電話対応の外注を始める手順
外注は、いきなり全部を任せなくても大丈夫です。小さく試すことで、失敗を減らせます。
やってみよう
電話の中身を書き出す1週間ほど、どんな電話が多いかをメモします。案内、予約、問い合わせなどに分けましょう。
任せる範囲を決める手間がかかる電話から選びます。店で答えるべき内容は残します。
費用と対応時間を確認する料金の決まり方や、電話に出られる時間帯を聞きます。複数の方法を比べると安心です。
一部だけ試して見直すまず一部の電話だけ任せます。電話の数やお客様の反応を見て、広げるか決めます。
こんな人は自分で、こんな人は外注
自分でやる方が合う店もあります。外注が合う店もあります。
今の電話の量と人手を見て決めましょう。いちばん手間がかかる電話だけ任せる形もあります。
自分でやる方が向いている人
- 電話の数が少なく、手が空いている
- お客様と直接話すことを大事にしたい
- 電話に出る専任の人がいる
外注が向いている人
- 電話で営業や整備が止まりがち
- 入庫の案内まで手が回っていない
- 電話担当の人手を増やしにくい
この記事のまとめ
- 電話対応の外注は、受け答えを外の会社に任せること
- 自分でやる・外注は、費用・手間・時間を表で比べて選ぶ
- 始めるときは、一部の電話だけ小さく試すのがおすすめ
まるコネくんからまずは電話の数と内容をメモしてみよう。そこから、任せられる範囲が見えてくるよ！
Q電話対応を外注すると、お客様との関係は悪くなりませんか？
A事前に話し方や伝える内容を決めておけば、大きな問題になりにくいです。最初は一部の電話だけ試し、お客様の反応を見て見直すと安心です。
Q外注にかかる費用はどのくらいですか？
A月額型や件数に応じた形など、やり方によって変わります。電話の量でも大きくちがうため、いくつかの方法で見積もりを取って比べましょう。
Q小さな店でも外注できますか？
A電話の量が少ない店は、自分でやる方が合うこともあります。ただ、電話で作業が止まりがちなら、小さな店でも外注を考える価値があります。
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