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相談前のメモ チェックリスト
Excelでの管理が限界。でも、外注って何から相談すればいいの？そんなお悩みはありませんか？実は、相談前に紙1枚の準備をするだけで、話がぐっと進みます。今日からできる方法を紹介します。
まるコネくんこんにちは、まるコネくんだよ！この記事では、業務システム開発を外注する前にやる4つの準備が分かるよ。専門知識はいらないから、気軽に読んでね。
この記事のポイント
- 相談前に紙1枚のメモを作ると話が早い
- 今日からできる4ステップで準備できる
- 費用の目安と相談先の選び方が分かる
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業務システム開発の外注相談は、準備なしでもできる？
結論から言うと、準備なしでも相談はできます。でも、困りごとを少し整理しておくと、話がぐっと早く進みます。紙1枚のメモで十分です。外注先は、あなたの仕事の中身を知りません。だからメモが役に立ちます。
ひと目でわかる
まず書く困りごと
次に書く今のやり方
今日からできる！外注相談の前にやる4ステップ
やることは4つだけです。1日10分ずつでも進められます。むずかしい用語は使わなくて大丈夫です。ふだん使っている言葉で書きましょう。順番どおりに進めると迷いません。
やってみよう
困りごとを書き出す「入力が二度手間」「ファイルが人によって違う」など、気づいたことを箇条書きにします。
今の仕事の流れを書く誰が、何を、どこに入力しているかを書きます。矢印でつないだ簡単な図で十分です。
使っているExcelを集める実際のファイルを数点そろえます。画面を見せると、外注先に伝わりやすくなります。
優先順位をつける全部を一度に直さなくて大丈夫です。いちばん困っていることに○をつけます。
まずは「困りごとの書き出し」だけでOKだよ。ここまでできれば、相談の半分は終わったようなものだよ！
業務システム開発の外注で、相談時に伝えたい6つのこと
相談の場では、次の6つを伝えると話が進みます。全部そろっていなくても大丈夫です。分からない項目は「まだ決めていません」と伝えましょう。決まっていない部分を一緒に整理してくれる相手だと安心です。
相談前のメモ チェックリスト- 困りごとを3つ以上書いた
- 使う人の人数と部署が分かる
- 今使っているExcelなどを用意した
- いつまでに使いたいか目安がある
- 予算の目安を考えた
- 導入後に誰が管理するか考えた
外注の費用はどのくらい？相談前に知っておく目安
費用は、作る範囲で大きく変わります。数十万円で済むこともあれば、数百万円以上になることもあります。範囲をしぼるほど、費用は抑えやすくなります。導入後に、月々の保守費用がかかるのが一般的です。
ひと目でわかる
小さな仕組み数十万円〜のこともある
機能が多い仕組み数百万円以上のこともある
業務システム開発の相談先を選ぶときの3つの目線
相談先は、料金の安さだけで決めないでください。まず、話を最後まで聞いてくれるかを見ます。専門用語を言いかえてくれるかも大切です。作って終わりではなく、導入後の面倒も見てくれるか確認しましょう。
ひと目でわかる
目線1聞いてくれる
目線2言葉が分かる
相談から導入まで、流れはこうなる
全体の流れを知っておくと、安心して進められます。期間は内容しだいで、数か月かかることもあります。最初の相談で整理した内容が、そのあとの見積もりや開発の土台になります。
ひと目でわかる
ステップ1相談・整理
ステップ2見積もり
この記事のまとめ
- 相談前に、紙1枚のメモを作ろう
- 困りごと・流れ・Excel・優先順位の4ステップで準備できる
- 費用は範囲しだい。聞いてくれる相談先を選ぶ
まるコネくんから完璧じゃなくて大丈夫だよ。まずは今日、困りごとを3つ書き出してみよう！それが外注相談の第一歩になるよ。
Q何も決まっていなくても相談できますか？
A相談できることが多いです。困りごとだけでも伝えられれば、整理を手伝ってもらえます。メモが1枚あると、さらに話が進みます。
Q相談しただけで契約になりますか？
A相談だけで契約になるとは限りません。見積もりを見てから決められるのが一般的です。気になる点は、最初に確認しておきましょう。
QExcelをそのまま使い続けるのはだめですか？
A困っていなければ、続けても問題ありません。入力ミスや二度手間が増えてきたら、見直しのタイミングかもしれません。まずは困りごとを書き出してみましょう。
何から相談する？が整理できる
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