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始める前のチェックリスト
請求書や領収書が紙とPDFで届き、探すだけで時間がかかる。そんなお悩みはありませんか？経理のペーパーレス化の進め方を、5つの手順で紹介します。専門知識がなくても大丈夫です。
まるコネくんまるコネくんだよ。経理のペーパーレス化を、5つの手順とチェックリストで案内するね！
この記事のポイント
- 経理に届く書類は、社内でつくるものと社外から届くものに分けて考える
- 書類を書き出す、ルールを決める、取引先に相談する、の順で進める
- 始める前のチェックリストで、準備の抜けを見つけられる
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経理のペーパーレス化が進まない理由は？
経理に届く書類は、紙もPDFも形がバラバラです。しかも多くは社外から届くため、自社だけでは変えにくいのが悩みどころです。
まずは出どころを分けて考えましょう。社内でつくる書類は自分たちで変えられます。社外の書類は相手との調整が要ります。
ひと目でわかる
社内でつくる書類自分で変えられる
社外から届く書類相手と調整が必要
経理のペーパーレス化 進め方は5つの手順
いきなり全部を変えなくて大丈夫です。小さく始めて、少しずつ広げましょう。順番を守るのがコツです。
手順は下の5つです。1つずつ進めれば、現場の混乱も少なくてすみます。
いちばん大事なのは、最初の「何がどこから届くか」を知ることだよ。ここが決まれば、あとはぐんと楽になるよ！
やってみよう
届く書類を書き出す請求書、領収書、納品書など、1か月に届く書類を種類ごとに書き出します。紙かPDFかも分けておきます。
多い順に並べる数が多い書類や取引先から順に並べます。効果が大きいところから手をつけましょう。
保存場所とルールを決める置き場所と名前のつけ方を1つに決めます。誰が見ても探せる形にします。
取引先に受け取り方法を相談する「PDFやデータで送ってください」とお願いします。まずは1〜2社から試しましょう。
紙は読み取って電子にする届いた紙はスキャンして保存します。原本をどうするかも決めておきます。
ペーパーレス化の前に決める保存のルール
保存のルールがないと、電子にしても探すのに時間がかかります。名前のつけ方をそろえるだけで、ぐっと探しやすくなります。
電子で受け取った書類は、電子のまま保存する決まりがあります。細かい点は税理士などに確認しましょう。
ひと目でわかる
1つ目 日付20250131
2つ目 取引先取引先名
取引先にお願いするときのコツ
社外の書類は、相手にお願いしないと変わりません。理由を短く伝えると、受け入れてもらいやすくなります。
「確認が早くなる」「なくしにくい」など、相手にも良い点を添えましょう。無理のない期限を決めるのも大切です。
ひと目でわかる
1 お願いPDFで送付
2 理由確認が早い
経理のペーパーレス化 始める前のチェック
始める前に、準備ができているか見ておきましょう。1つでも抜けると、途中で止まりやすくなります。
全部にチェックがつかなくても大丈夫です。つかなかった所から手をつけましょう。
始める前のチェックリスト- 1か月に届く書類の種類を書き出した
- 紙とPDFの割合がだいたいわかる
- 保存する場所を1つに決めた
- ファイルの名前のつけ方を決めた
- 取引先へのお願い文を用意した
- 担当者と確認する人を決めた
ペーパーレス化を続けるコツ
最初から完璧を目指さなくて大丈夫です。月に一度、うまくいかなかった点を見直しましょう。
取引先が増えるほど、電子で届く書類も増えていきます。小さな成功を重ねると、現場も納得しやすくなります。
ひと目でわかる
1か月目書類を知る
2か月目1〜2社で試す
この記事のまとめ
- まず、届く書類を書き出して出どころを知る
- 保存ルールを決めてから、取引先に相談する
- チェックリストで準備を確認し、小さく始めて続ける
まるコネくんからまずは今月届いた書類を書き出すところから始めよう。小さな一歩が、ペーパーレス化の近道だよ！
Q経理のペーパーレス化は何から始めればいい？
A届く書類を書き出して、種類と数を知ることからです。多いものから手をつけると、効果が出やすくなります。
Q取引先が紙で送ってくる場合はどうする？
Aまずは理由を伝えて相談します。変わらない場合は、受け取った紙をスキャンして保存する方法があります。無理に変えなくても大丈夫です。
Q法律のルールは気にしたほうがいい？
A電子で受け取った書類は、電子のまま保存する決まりがあります。細かい条件は会社ごとに違うこともあります。税理士や税務署に確認すると安心です。
社外から届く書類、どう減らす？
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