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選ぶときのチェックリスト
「あのファイル、どこだっけ？」と探すだけで時間が過ぎていく。フォルダは増え続け、紙の資料も山積み。そんなお悩みはありませんか？社内文書検索システムの基本と導入の流れを、図と表で整理します。
まるコネくん社内文書検索システムって何ができるの？を、図と表でさっと解説するよ！選び方や進め方まで、いっしょに見ていこう。
この記事のポイント
- 社内文書検索システムは、ファイルの中身まで探せる仕組み
- 導入前に、文書の種類と紙資料の扱いを決めておく
- まずは一部の部署で試してから広げると進めやすい
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社内文書検索システムとは？
結論から言うと、社内文書検索システムはファイルの中身まで探せる仕組みです。ファイル名を覚えていなくても、言葉を入れるだけで見つかります。
WordやPDFのほか、スキャンした紙の資料も対象にできるものがあります。
ひと目でわかる
探す対象ファイルの中身
探し方言葉を入れるだけ
社内文書が探しにくくなる理由
フォルダが増えるほど、探す手間も増えます。ファイル名のつけ方が人によって違うことも原因です。
探す時間は、積み重なると大きなムダになります。表で探し方の違いを見てみましょう。
くらべてみよう
| フォルダで探す | 検索システムで探す | |
|---|---|---|
| 探し方 | フォルダをたどる | 言葉を入れる |
| ファイル名 | 覚えている必要がある | 覚えていなくてもよい |
| 中身の確認 | 開いて見る | 開かずに見られるものもある |
| 紙の資料 | 別の場所で探す | スキャンすれば同じ場所で探せる |
社内文書検索システムを導入すると変わること
導入の効果は、探す時間が減ることが中心です。開かずに中身を確認できると、ファイルを何個も開く手間も減ります。担当者が変わっても、必要な資料にたどり着きやすくなります。
ただし、効果の出方は会社の状況で変わります。
いちばん大きいのは「探す時間」の変化だよ。まずは今、どれだけ探しているかを知ろう！
ひと目でわかる
探す時間短くなりやすい
確認の手間開かずに見られる
社内文書検索システムの選び方
選ぶときは、今の文書に合うかを最初に見ます。機能が多くても、使われなければ意味がありません。
専門知識がなくても確認できる項目です。次のリストで候補を見比べましょう。
選ぶときのチェックリスト- 探したい文書の種類（PDF・Word・紙）に対応しているか
- 検索結果で、開かずに中身を確認できるか
- 今のファイルサーバーやクラウドをそのまま使えるか
- 人ごとに見られる文書を分けられるか
- 使う人が増えても対応できるか
- 紙資料のスキャンも相談できるか
紙の資料も検索の対象にするには
紙の資料は、そのままでは検索できません。スキャンしてデータにすると、検索の対象になります。
文字を読み取る処理（OCR）をすると、中身の言葉でも探せます。量が多いときは、外部に頼む方法もあります。
くらべてみよう
| 社内でスキャン | 外部に頼む | |
|---|---|---|
| 向いている量 | 少量 | 量が多いとき |
| 手間 | 担当者の時間がかかる | 依頼の手間は少なめ |
| 費用 | 機器代が必要なこともある | 量に応じて変わる |
| 仕上がり | ばらつくこともある | 揃えやすいこともある |
社内文書検索システム導入の進め方
いきなり全社で始めなくても大丈夫です。小さく試してから広げると、失敗しにくくなります。
最初は一部の部署だけで十分です。費用や期間は、文書の量で変わります。手順は次のとおりです。
やってみよう
困りごとを書き出す探すのに時間がかかる文書は何かを集めます。人数や回数もメモしておきます。
対象の文書を決めるまず検索したい文書の種類と置き場所を決めます。紙資料があるかも確認します。
試して使い勝手を見る一部の部署で試します。探しやすさや使いにくい点を聞きます。
ルールを決めて広げるファイル名や保存場所のルールを決めて、対象を広げていきます。
この記事のまとめ
- 社内文書検索システムは、ファイルの中身まで探せる仕組み
- 選ぶ前に、文書の種類と紙資料の量を確認する
- 一部の部署で試してから、少しずつ広げる
まるコネくんからまずは「探すのに時間がかかっている文書」を3つ書き出してみよう。それが導入の第一歩になるよ！
Q社内文書検索システムの費用はどれくらいですか？
A文書の量や使う人数、提供の形で大きく変わります。数万円ほどから始められるものもあれば、規模によってはもっとかかることもあります。まずは条件を整理して、見積もりを取ると比べやすいです。
Q小さな会社でも導入する意味はありますか？
Aあります。文書が少なくても、探す時間が毎日のムダになっていることは多いです。まず一部の業務で試すと、効果を確かめやすくなります。
Q紙の資料が大量にあっても使えますか？
Aスキャンしてデータにすれば、検索の対象にできます。量が多いときは、外部に頼む方法もあります。どの資料を残すかを先に決めると、進めやすくなります。
うちの文書、探す時間はどれだけ減る？
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