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導入前のチェックリスト
図面を探すのに時間がかかる。紙の図面が増えて置き場がない。そんな悩みで図面管理システムを調べても、種類が多くて迷っていませんか？まずは置き方の違いから整理します。
まるコネくん図面管理システムは、置き方で大きく2つに分かれるよ！違いを表で見て、自分の会社に合う方を見つけよう。
この記事のポイント
- オンプレミスとクラウドの違いがわかる
- 費用は合計額で比べるのがコツ
- 選ぶ前に確かめたいことがつかめる
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図面管理システム導入の前に決めること
図面管理システムは、図面や文書を一か所にまとめて探しやすくする仕組みです。導入前に、まずどこに置くかを決めます。
置き方は大きく2つです。自社に機械を置く型と、ネット上で使う型があります。目的はどちらも、探す手間を減らすことです。
ひと目でわかる
オンプレミス型自社に置く
クラウド型ネットで使う
オンプレミスとクラウドの違いを表で見る
オンプレミスは、自社のサーバーで動かします。クラウドは、会社の外にある設備をネットで使います。
違いが出やすいのは、費用、保守、外からの使いやすさです。この3つを表で見比べましょう。
くらべてみよう
| オンプレミス型 | クラウド型 | |
|---|---|---|
| 置き場所 | 自社のサーバー | ネット上の設備 |
| 最初の費用 | 大きめのこともある | 小さめのこともある |
| 月々の費用 | 保守費などが中心 | 利用料が中心 |
| 保守・更新 | 自社で管理することが多い | 提供側が行うことが多い |
| 外出先から使う | 設定が必要なこともある | ネットがあれば使いやすい |
ここが分かれ目だよ！会社の働き方に合う方を選ぼうね。
図面管理システム導入にかかる費用の考え方
オンプレミスは、最初にまとまった費用がかかることがあります。クラウドは、月々の支払いが中心になりやすいです。
ただし数年使うと、合計の差が小さくなることもあります。合計額で比べるのがコツです。
ひと目でわかる
オンプレミス型最初に大きめ
クラウド型月々で少しずつ
選ぶ前に確かめたい5つのこと
機能が多くても、使いこなせなければ意味がありません。現場の困りごとから考えましょう。
とくに探す作業が悩みなら、検索のしやすさも見ておきます。AIで探せる仕組みもあります。
導入前のチェックリスト- 図面を探すのに時間がかかっている
- 外出先や工事現場から図面を見たい
- サーバーを管理できる人が社内にいる
- 古い紙の図面も取り込みたい
- 取引先と図面をやり取りする機会が多い
導入後に変わりやすい3つのこと
図面が一か所にそろうと、探す時間が減りやすくなります。紙に出して配る作業も少なくできます。
古い図面を使ってしまうミスも、最新版がすぐわかることで防ぎやすくなります。
ひと目でわかる
探す時間減りやすい
紙の出力減らせる
図面管理システム導入はどっちを選ぶ？
どちらが正解ということはありません。会社の規模や人手で、向き不向きが変わります。
迷ったら、今いちばん困っていることから決めましょう。
こんな人はオンプレミス型
- 社内だけで図面を使うことが多い
- サーバーを管理できる担当者がいる
- 自社のルールに合わせて作り込みたい
こんな人はクラウド型
- 外出先や現場でも図面を見たい
- 最初の費用をおさえたい
- サーバー管理の手間を減らしたい
この記事のまとめ
- 置き方は、自社に置く型とネットで使う型の2つ
- 費用は最初だけでなく数年分の合計で比べる
- 今の困りごとから、向いている型を決める
まるコネくんからまずは自社の困りごとを書き出してみよう。資料で、どちらが合うか確かめてみてね！
Qオンプレミスとクラウドは、あとから変えられますか？
A変えられることもありますが、手間と費用がかかる場合があります。最初に使い方をよく考えておくと安心です。
Q紙の図面しかなくても導入できますか？
Aスキャンして取り込む方法があります。量が多いときは、よく使う図面から少しずつ進める方法もあります。
Qパソコンが苦手な社員がいても使えますか？
A検索の画面がわかりやすいかが大切です。導入前に、実際の画面を触って確かめておくと安心です。
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