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任せやすい仕事のチェック
見積もり、返信、予定の調整。一人で全部やっていると、気づけば一日が終わり、本業に手がつかないことはありませんか？頑張っているのに楽にならないなら、AI秘書という手があります。
まるコネくんボクと一緒に、AI秘書で仕事を軽くする3つの手順を見ていこう！任せる仕事の選び方もチェックリストでわかるよ。
この記事のポイント
- 細かい作業が時間を奪う理由がわかる
- 3つの手順でAI秘書を小さく試せる
- 任せる仕事と注意点をチェックできる
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個人事業主の業務効率化が進まない理由
営業も経理も返信も、すべて自分ひとりで進めていませんか？仕事の量よりも、細かい作業の積み重ねが時間を奪います。
一つひとつは短くても、合計すると週に数時間になることもあります。
ひと目でわかる
細かい事務作業週に数時間のことも
本業に使える時間減りがち
AI秘書とは？個人事業主の右腕になる使い方
AI秘書とは、文章づくり・調べもの・整理などを手伝ってくれる道具です。人を雇うより、気軽に始めやすいのが特徴です。
ただし、最後の確認は自分で行います。
ひと目でわかる
メール返信の下書き
予定やることの整理
AI秘書で業務効率化する3つの手順
いきなり全部を任せる必要はありません。小さく始めて、合うものだけ残しましょう。
まずは1つだけ任せてみよう！小さく試すのが、続けるいちばんのコツだよ。
やってみよう
1週間の作業を書き出す返信、見積もり、予定の調整など、やったことをメモします。その中から、毎回似ている作業に印をつけましょう。
AIに1つだけ頼む印をつけた作業から1つ選び、「こんな返信文を作って」と具体的に頼みます。
直して、頼み方を保存する出てきた文章を自分の言葉に直します。うまくいった頼み方は、メモに残して使い回しましょう。
業務効率化に向く仕事かをチェックしよう
AI秘書が得意なのは、毎回よく似ている作業です。次のチェックで、任せる仕事を選びましょう。
3つ以上当てはまれば、試す価値があります。
任せやすい仕事のチェック- 毎週や毎月、くり返している
- 文章や数字の整理が中心である
- やり方を言葉で説明できる
- 間違えても、あとで直せる
- 1回の作業が10〜30分くらいかかる
個人事業主がAI秘書を使うときの注意点
便利な道具ですが、お客様の個人情報はそのまま入力しないのが基本です。名前などは伏せてから使いましょう。
出てきた答えが、いつも正しいとは限りません。
ひと目でわかる
個人情報伏せて入力
金額・日付必ず見直す
AI秘書の業務効率化を続けるコツ
最初から完璧を目ざさなくて大丈夫です。うまくいった頼み方を保存しておくと、次からぐっと早くなります。
週に一度、使ってよかった点を見直しましょう。
ひと目でわかる
1週目1つ試す
2週目頼み方を保存
この記事のまとめ
- 細かい作業の積み重ねが、時間を奪っている
- 書き出し、1つ頼む、保存する、の3手順で試せる
- 個人情報と数字の確認は、自分で行う
まるコネくんからまずは今日、1週間の作業を書き出してみよう。そこから、きっと楽になる一歩が見つかるよ！
Qパソコンが苦手でもAI秘書は使えますか？
A文章で頼むだけなので、始めやすいものが多いです。まずは短いお願いから試してみましょう。慣れてきたら、頼む内容を少しずつ増やせます。
Q費用はどのくらいかかりますか？
A無料で試せるものもあれば、月額制のものもあります。使う機能や量で変わるため、まずは無料の範囲で合うかを確かめるのがおすすめです。
QAIが作った文章はそのまま使ってよいですか？
Aそのまま使うのはおすすめしません。金額、日付、相手の名前などは間違いが混ざることもあります。送る前に、必ず自分の目で確認しましょう。
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