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最初に選ぶ仕事のチェックリスト
手作業が多くて、毎日の仕事が終わらない。AIを使いたいけれど、何から始めればいいかわからない。そんな悩みはありませんか？この記事では、今日から試せる進め方を5つの手順で紹介します。
まるコネくんAIで業務を変える進め方を、5つの手順にまとめたよ！最初の一歩の選び方まで、いっしょに見ていこう！
この記事のポイント
- AIが得意な仕事と、人が得意な仕事のちがい
- 今日からできる5つの手順と、最初の仕事の選び方
- 失敗しにくい試し方と、人とAIの分担のしかた
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AI業務改善の進め方の前に、得意な仕事を知る
AIは、毎回同じ形で進む仕事が得意です。たとえば入力、仕分け、文章のたたき台づくりなどです。
反対に、相手の気持ちをくみ取ることや最終判断は、人の出番です。まず役割のちがいを図で見てみましょう。
ひと目でわかる
AIが得意くり返し作業
人が得意判断・気配り
AI業務改善の進め方｜今日からできる5つの手順
AI導入は、進める順番を決めると迷いにくくなります。次の5つの手順で進めてみましょう。大きな準備はいりません。
ポイントは、いきなり全部を変えないことです。小さく始めて、うまくいったら少しずつ広げます。
最初の1つを小さく選ぶのが、うまくいくコツだよ！いきなり大きく始めなくて大丈夫！
やってみよう
困りごとを書き出す「毎週かかる作業」「ミスが多い作業」をメモに書きます。時間がかかる順に並べてみましょう。
任せる仕事を1つ選ぶ手順が決まっていて、失敗しても影響が小さい仕事から選びます。
今のやり方を紙に書く誰が何をいつやるか、流れを書きます。AIに任せる場所が見えてきます。
小さく試す1人か1チームで、短い期間だけ試します。かかった時間を前と後で比べます。
見直して広げるよかった点と困った点を話し合い、ルールを決めてから次の仕事へ広げます。
AI業務改善の最初の仕事を選ぶチェック
最初の仕事選びは、あとの進めやすさに大きく関わります。次の項目に当てはまる仕事から選んでみましょう。
3つ以上当てはまれば、試しやすい仕事のこともあります。迷ったら、いちばん時間のかかる作業から見直します。
最初に選ぶ仕事のチェックリスト- 毎日か毎週、くり返している
- 手順をことばで説明できる
- 入力やコピーなど、手作業が多い
- 間違えても、あとで直せる
- 1〜2人で試せる
小さく試すときの期間と人数
試す段階では、小さな規模が安心です。目安は、数人で1か月前後のこともあります。仕事の内容によって変わります。
終わったら、かかった時間やミスの数を前と比べます。数字で見ると、続けるか決めやすくなります。
ひと目でわかる
人数の目安1〜3人
期間の目安2〜4週間ほど
人とAIの分担を決めておく
AIの答えは、いつも正しいとは限りません。だから、人が確認する場所を先に決めておくと安心です。
たとえば、お客さまに送る文章は、人が読んでから出します。個人情報を入力しないなどのルールも、紙に書いておきます。
ひと目でわかる
AIがやる下書き・仕分け
人がやる確認・最終判断
進め方でよくある失敗と、さけるコツ
よくあるのは、最初から大きく始めて止まってしまう形です。ツール選びが先になるのも、つまずきやすい点です。
目的があいまいだと、成果も見えにくくなります。次の3つを覚えておきましょう。
ひと目でわかる
失敗①いきなり全部
失敗②ツールが先
この記事のまとめ
- AIは、くり返し作業が得意。判断は人が行う
- 困りごとの書き出しから、5つの手順で進める
- 最初は小さく試し、人が確認する場所を決める
まるコネくんからまずは、困っている作業を3つ書き出してみよう！そこから最初の一歩が決まるよ！
Q専門知識がなくてもAI業務改善は始められますか？
A始められることが多いです。最初は、手順が決まった簡単な仕事から試します。使いながら、少しずつ慣れていけば大丈夫です。
Qどのくらいの費用がかかりますか？
A内容によって大きく変わります。無料で試せるものから、月額で使うものまでさまざまです。まず小さく試して、効果を見てから決める方法があります。
QAIに任せると、人の仕事はなくなりますか？
Aすべてがなくなるわけではありません。確認や判断、お客さまへの対応は、人が担当することが多いです。単純な作業が減り、考える仕事に時間を使いやすくなります。
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