中小企業向け外国人採用のやり方｜初めてでも迷わない準備から定着までの全手順

人材不足が深刻化する中、多くの中小企業が外国人採用に注目しています。しかし、「複雑な手続きがありそう」「言語の壁が心配」「どこから始めればいいのかわからない」といった不安から、なかなか一歩を踏み出せない企業も少なくありません。

実は、外国人採用は正しい知識と手順を押さえれば、中小企業でも十分に実現可能です。特に技人国（技術・人文知識・国際業務）ビザを活用した採用は、専門性の高い人材を確保できる有効な手段として注目されています。

そこで本記事では、初めて外国人採用に取り組む中小企業の方々に向けて、準備段階から採用後の定着支援まで、具体的な手順を分かりやすく解説します。この記事を読めば、外国人採用の全体像が把握でき、自社でも実践できる道筋が見えてくるはずです。

外国人採用を始める前に知っておくべき基本知識

外国人採用を成功させるためには、まず基本的な制度や仕組みを理解することが重要です。ここでは、中小企業が最初に押さえておくべき基礎知識について解説します。

在留資格（ビザ）の種類と特徴

外国人が日本で働くためには、適切な在留資格が必要です。中小企業が採用する際に関係する主な在留資格は以下の通りです。

技人国（技術・人文知識・国際業務）ビザは、エンジニアや通訳、マーケティング担当者など、専門的な知識や技術を持つ人材を採用する際に使用されます。大学卒業程度の学歴や実務経験が求められることが一般的です。

特定技能ビザは、特定の14分野（介護、建設、農業など）において、一定の技能を持つ外国人を受け入れるための制度です。技能試験と日本語試験の合格が必要となります。

技能実習ビザは、発展途上国への技術移転を目的とした制度で、最長5年間の在留が可能です。ただし、労働力確保を主目的とした利用は本来の趣旨から外れるため注意が必要です。

それぞれの在留資格には異なる要件や制限があるため、自社のニーズに合った制度を選択することが重要です。詳細な要件については、出入国在留管理庁の公式サイトで確認できます。

外国人採用のメリットとデメリット

外国人採用には様々なメリットがある一方で、注意すべき点もあります。事前に両面を理解しておくことで、より効果的な採用戦略を立てることができます。

メリットとして、まず人材不足の解消が挙げられます。特に技術職や専門職において、優秀な人材を確保できる可能性が広がります。また、多様な価値観や発想を取り入れることで、組織の活性化やイノベーションの創出につながることも期待できます。海外展開を検討している企業にとっては、現地の言語や文化に精通した人材を確保できる点も大きな利点です。

一方、デメリットとして考慮すべき点もあります。言語によるコミュニケーションの課題や、文化の違いによる誤解が生じる可能性があります。また、ビザ申請や更新などの手続きに時間とコストがかかることも事実です。これらの課題に対しては、適切な準備と対策を講じることで、リスクを最小限に抑えることができます。

中小企業における外国人採用の現状

近年、中小企業における外国人採用は着実に増加しています。厚生労働省の統計によると、外国人労働者の多くは中小規模の事業所で働いており、その数は年々増加傾向にあります。

特に製造業、サービス業、IT業界などで外国人採用が活発に行われています。これらの業界では、専門技術を持つ人材の確保や、グローバル化への対応が求められており、外国人材の活用が重要な経営戦略となっています。

多くの中小企業では、初めての外国人採用に不安を感じながらも、適切な支援を受けることで成功を収めています。重要なのは、自社の状況に合った採用計画を立て、必要な準備を着実に進めることです。

外国人採用の具体的な手順と流れ

外国人採用を実際に進める際の具体的な手順について、段階的に解説します。この流れを理解することで、計画的かつ効率的に採用活動を進めることができます。

採用計画の立案と社内体制の整備

外国人採用を始める第一歩は、明確な採用計画の立案です。まず、なぜ外国人を採用するのか、どのような人材を求めているのかを明確にします。単に人手不足を解消するためだけでなく、企業の成長戦略と結びつけて考えることが重要です。

採用する職種や必要なスキル、日本語能力のレベルなどを具体的に定めます。例えば、技術職であれば専門知識を重視し、接客業であれば日本語能力を優先するなど、業務内容に応じた要件設定が必要です。

社内体制の整備も欠かせません。外国人社員を受け入れる部署の理解と協力を得ることから始めます。必要に応じて、社内研修を実施し、文化の違いや配慮すべき点について共有します。また、外国人社員のサポート担当者を決めておくことで、スムーズな受け入れが可能になります。

求人募集と選考プロセス

求人募集の方法は、国内にいる留学生を対象とする場合と、海外から直接採用する場合で異なります。

国内の留学生を採用する場合、大学のキャリアセンターや外国人向け求人サイトの活用が効果的です。また、留学生向けの合同企業説明会に参加することで、直接コミュニケーションを取ることができます。

海外から直接採用する場合は、現地の大学や人材紹介会社との連携が重要になります。オンライン面接の実施環境を整え、時差を考慮したスケジュール調整が必要です。

選考プロセスでは、通常の採用面接に加えて、日本語能力の確認や、日本で働く意欲の確認が重要なポイントとなります。また、在留資格の取得要件を満たしているかの確認も忘れずに行います。

内定から入社までの手続き

内定を出した後は、在留資格の申請手続きに入ります。技人国ビザの場合、必要な書類は多岐にわたります。

企業側が準備する主な書類には、雇用契約書、会社の登記事項証明書、決算報告書などがあります。外国人本人が準備する書類としては、卒業証明書、成績証明書、履歴書などが必要です。書類は日本語訳が必要な場合もあるため、余裕を持って準備を進めることが大切です。

在留資格の申請は、地方出入国在留管理局で行います。申請から許可まで、一般的に1～3か月程度かかるため、入社予定日から逆算してスケジュールを組む必要があります。

この期間中に、住居の手配や生活サポートの準備も進めます。外国人社員が安心して日本での生活を始められるよう、必要な支援体制を整えることが重要です。

技人国ビザを活用した採用のポイント

技人国（技術・人文知識・国際業務）ビザは、中小企業が専門性の高い外国人材を採用する際に最も活用されている在留資格の一つです。ここでは、技人国ビザを活用した採用を成功させるためのポイントを詳しく解説します。

技人国ビザの申請要件と必要書類

技人国ビザの取得には、いくつかの要件を満たす必要があります。まず、採用する外国人が大学卒業以上の学歴を有していること、または10年以上の実務経験があることが基本的な要件となります。ただし、IT技術者の場合は、特定の資格を持っていれば実務経験の要件が緩和される場合があります。

また、従事する業務内容が、その人の専門知識や技術を活かせるものである必要があります。例えば、工学部出身者をエンジニアとして採用する、外国語学部出身者を通訳・翻訳担当として採用するなど、学歴と業務内容の関連性が重要です。

申請に必要な書類は、企業側と外国人本人の両方で準備が必要です。企業側では、前述の基本書類に加えて、外国人社員が従事する業務内容を詳細に説明した書類や、なぜその外国人を採用する必要があるのかを説明する理由書の作成が求められることがあります。

書類作成においては、専門用語を避け、審査官にとって分かりやすい表現を心がけることが大切です。不明な点がある場合は、行政書士などの専門家に相談することも検討しましょう。

申請時の注意点とリスク回避策

技人国ビザの申請では、書類の不備や記載内容の不整合が不許可の原因となることがあります。特に注意すべき点として、以下が挙げられます。

まず、雇用条件が日本人と同等以上であることを明確に示す必要があります。給与水準や福利厚生において、外国人だからといって不利な条件を設定することは認められません。

次に、企業の安定性と継続性を証明することも重要です。特に設立間もない企業や赤字決算の企業の場合、事業計画書や資金繰り表などの追加書類を求められることがあります。

申請書類の記載内容に矛盾がないよう、十分な確認が必要です。例えば、履歴書の職歴と職務経歴書の内容が一致しているか、学歴と従事予定業務の関連性が明確に説明されているかなど、細部まで注意を払います。

万が一、不許可となった場合でも、理由を確認し、改善点を明確にした上で再申請することが可能です。ただし、虚偽の内容での申請は絶対に避けるべきです。

技人国ビザ取得後の更新と管理

技人国ビザは、初回は1年または3年の在留期間が付与されることが一般的です。在留期間の満了前に更新申請を行う必要があり、この際も初回申請と同様の書類準備が求められます。

更新申請では、これまでの勤務状況や納税状況なども審査対象となります。外国人社員の勤怠管理や業務内容の記録を適切に行い、更新時にスムーズに証明できるよう準備しておくことが大切です。

また、外国人社員が転職する場合や、社内で配置転換を行う場合は、新しい業務内容が在留資格の範囲内であるか確認が必要です。必要に応じて、在留資格変更の手続きを行う場合もあります。

企業としては、外国人社員の在留カードの有効期限を把握し、更新時期を逃さないよう管理体制を整えることが重要です。在留期限が切れてしまうと不法滞在となり、企業にも責任が問われる可能性があるため、十分な注意が必要です。

外国人社員の受け入れ準備と環境整備

外国人社員が入社後にスムーズに業務を開始し、長期的に活躍してもらうためには、受け入れ準備と環境整備が欠かせません。ここでは、実践的な準備内容について解説します。

生活サポート体制の構築

外国人社員にとって、日本での新生活は多くの不安を伴います。企業として適切なサポート体制を整えることで、社員の不安を軽減し、業務に集中できる環境を提供できます。

住居の確保は最も重要な支援の一つです。外国人の場合、保証人の問題などで賃貸契約が困難な場合があります。企業が法人契約で社宅を用意したり、不動産会社との橋渡しをしたりすることで、スムーズな住居確保が可能になります。

銀行口座の開設、携帯電話の契約、各種保険の加入手続きなど、生活インフラの整備も必要です。これらの手続きでは、日本語での複雑な説明が必要となるため、企業の担当者が同行してサポートすることが望ましいでしょう。

また、日常生活に必要な情報提供も重要です。最寄りのスーパーマーケットや病院の場所、ゴミの出し方、緊急時の連絡先など、生活に密着した情報をまとめた「生活ガイドブック」を作成すると効果的です。

社内コミュニケーション環境の整備

外国人社員が職場で円滑にコミュニケーションを取れる環境づくりは、業務効率と定着率の向上に直結します。

まず、業務に必要な社内文書の多言語化や、やさしい日本語での表記を検討します。全ての文書を翻訳する必要はありませんが、就業規則や安全衛生に関する重要な文書は、外国人社員の母国語または英語での提供が望ましいでしょう。

日本人社員に対する異文化理解研修の実施も効果的です。文化の違いによる誤解を防ぎ、互いを尊重する職場風土を醸成することができます。例えば、時間に対する考え方や、コミュニケーションスタイルの違いなどを事前に理解しておくことで、トラブルを未然に防げます。

定期的な面談制度を設けることも重要です。外国人社員が抱える悩みや要望を早期に把握し、適切な対応を取ることで、問題の深刻化を防ぐことができます。

研修プログラムの設計と実施

外国人社員向けの研修プログラムは、通常の新入社員研修に加えて、日本の企業文化や商習慣を理解してもらう内容を含める必要があります。

ビジネス日本語研修は、多くの企業で実施されています。敬語の使い方、ビジネスメールの書き方、電話応対など、実務で必要となる日本語スキルを体系的に学べるプログラムを用意します。

日本の企業文化に関する研修も重要です。「報・連・相」の重要性、会議での発言の仕方、上司や同僚との関係性など、日本特有の企業文化を理解してもらうことで、職場での適応がスムーズになります。

OJT（On-the-Job Training）を実施する際は、指導役となる日本人社員の選定も重要です。外国人社員への理解があり、根気強く指導できる人材を選ぶことで、効果的な技術移転が可能になります。

また、同じ国出身の先輩社員がいる場合は、メンター制度を導入することも効果的です。仕事だけでなく、生活面でのアドバイスも受けられるため、新入社員の不安軽減につながります。

定着率向上のための長期的な取り組み

外国人社員を採用した後、いかに定着してもらうかは企業にとって重要な課題です。せっかく時間とコストをかけて採用した人材が短期間で離職してしまっては、企業にとって大きな損失となります。ここでは、外国人社員の定着率を向上させるための具体的な取り組みについて解説します。

キャリアパスの明確化と成長機会の提供

外国人社員にとって、日本企業でのキャリア形成は大きな関心事です。将来の見通しが立たない状況では、優秀な人材ほど転職を考えてしまいます。

まず重要なのは、明確なキャリアパスを示すことです。入社後3年、5年、10年でどのような役職や責任を担うことができるのか、具体的なロードマップを作成し、定期的に確認する機会を設けます。

評価制度の透明性も重要です。どのような成果を出せば評価されるのか、昇進の基準は何かを明確にし、文書化して共有します。日本企業特有の年功序列的な要素がある場合も、それを含めて説明することで、外国人社員の理解と納得を得ることができます。

スキルアップの機会提供も欠かせません。業務に関連する資格取得の支援、外部研修への参加機会、社内プロジェクトへの参画など、成長を実感できる機会を積極的に提供します。

多様性を活かす組織文化の醸成

外国人社員が持つ多様な視点や経験は、企業にとって貴重な資産です。この多様性を活かす組織文化を作ることで、外国人社員の帰属意識を高めることができます。

例えば、新商品開発や海外展開の検討において、外国人社員の意見を積極的に取り入れる仕組みを作ります。母国の市場動向や消費者ニーズに関する知見は、企業の成長戦略に大きく貢献する可能性があります。

社内イベントにおいても、多様性を尊重する工夫が必要です。各国の文化や祝日を紹介する機会を設けたり、多国籍料理を楽しむ懇親会を開催したりすることで、相互理解が深まります。

また、外国人社員同士のネットワーク作りも支援します。同じような立場の仲間がいることで、悩みを共有したり、情報交換をしたりすることができ、孤立感の解消につながります。

定期的なフォローアップと改善

外国人社員の定着支援は、一度仕組みを作れば終わりではありません。定期的なフォローアップを行い、常に改善を続けることが重要です。

定期面談では、仕事の満足度だけでなく、生活面での困りごとや、将来の希望などを幅広く聞き取ります。小さな不満や要望も見逃さず、可能な限り対応することで、信頼関係を構築できます。

離職者が出た場合は、必ず退職理由を詳しく聞き取り、改善点を洗い出します。給与や評価への不満、キャリアの停滞感、職場の人間関係など、様々な要因を分析し、次の採用に活かします。

成功事例の共有も効果的です。外国人社員が活躍している部署の取り組みを社内で共有し、他部署でも応用できる点を検討します。ベストプラクティスを蓄積することで、組織全体の受け入れ体制が向上します。

外国人採用における法的注意点とコンプライアンス

外国人採用を行う際は、日本人採用とは異なる法的な注意点があります。コンプライアンスを遵守することは、企業の信頼性を保つだけでなく、外国人社員の安心にもつながります。ここでは、特に注意すべき法的事項について解説します。

労働関係法令の遵守

外国人労働者にも、日本人と同様に労働基準法をはじめとする労働関係法令が適用されます。これは当然のことのように思えますが、実際には誤解や認識不足により、問題が生じるケースがあります。

まず、労働条件の明示については特に注意が必要です。労働基準法では、労働条件を明示することが義務付けられていますが、外国人の場合は、その人が理解できる言語で説明することが求められます。雇用契約書や就業規則を外国語に翻訳するか、通訳を介して説明することが必要です。

最低賃金についても、国籍による差別は認められません。技能実習生であっても、最低賃金以上の支払いが必要です。また、時間外労働や休日労働に対する割増賃金の支払いも、日本人と同様に行わなければなりません。

社会保険への加入も義務です。健康保険、厚生年金、雇用保険、労災保険への加入手続きを適切に行い、外国人社員にもその内容を説明します。特に年金については、母国との社会保障協定の有無により取り扱いが異なる場合があるため、日本年金機構のウェブサイトで最新情報を確認することが重要です。

在留管理に関する企業の責任

外国人を雇用する企業には、在留管理に関する一定の責任があります。これを怠ると、不法就労助長罪に問われる可能性があるため、十分な注意が必要です。

採用時には、必ず在留カードの確認を行います。在留資格の種類、在留期限、就労制限の有無などを確認し、コピーを保管します。特に「留学」や「家族滞在」の在留資格の場合は、資格外活動許可を得ているか、労働時間の制限（週28時間以内）を守っているかの確認が必要です。

外国人社員の在留期限管理も重要です。在留期限が近づいたら、本人に更新手続きを促すとともに、企業としても必要な書類の準備に協力します。万が一、在留期限が切れた状態で就労させた場合、企業も処罰の対象となります。

また、外国人社員が退職した場合は、ハローワークへの届出が必要です。「外国人雇用状況の届出」は、雇用保険被保険者の場合は雇用保険の手続きと同時に、それ以外の場合は退職の翌月末までに行う必要があります。

差別やハラスメントの防止

外国人社員に対する差別やハラスメントは、絶対に許されません。企業として明確な方針を示し、予防措置を講じることが求められます。

採用段階から注意が必要です。国籍を理由とした不採用は違法です。また、募集要項に「日本人のみ」といった記載をすることも認められません。選考は、あくまでも職務遂行能力に基づいて行う必要があります。

職場においても、国籍や民族、宗教などを理由とした差別的な扱いは禁止されています。昇進や配置転換、教育訓練の機会などにおいて、外国人であることを理由に不利な扱いをすることはできません。

ハラスメント防止の観点では、文化や習慣の違いを理由とした嫌がらせや、過度な日本文化の押し付けなどに注意が必要です。例えば、宗教上の理由で特定の食べ物を避ける社員に対して、それを揶揄したり、無理に勧めたりすることはハラスメントに該当する可能性があります。

企業として、ハラスメント防止研修を実施し、相談窓口を設置することが重要です。外国人社員が安心して相談できるよう、多言語での対応や、外部の相談機関の紹介なども検討しましょう。

よくある質問と回答

外国人採用を検討している中小企業の方々から寄せられる代表的な質問について、実践的な回答をまとめました。

Q1. 外国人採用にかかる費用はどのくらいですか？

外国人採用にかかる費用は、採用方法や利用するサービスによって大きく異なります。一般的に必要となる費用には、求人広告費、人材紹介手数料、在留資格申請に関する費用、通訳・翻訳費用などがあります。

在留資格の申請自体には、収入印紙代4,000円が必要です。ただし、書類作成を行政書士に依頼する場合は、別途10万円から30万円程度の費用がかかることが一般的です。

人材紹介会社を利用する場合の手数料は、年収の20％から35％程度が相場となっていますが、会社により異なるため、事前に確認が必要です。

Q2. 日本語があまり話せない人でも採用できますか？

職種や業務内容によっては、日本語能力が限定的でも採用可能です。特に技術職や研究職など、専門スキルが重視される職種では、業務に必要な最低限の日本語能力があれば問題ない場合があります。

ただし、顧客対応が必要な職種や、日本人スタッフとの連携が多い業務では、一定レベル以上の日本語能力が求められます。一般的な目安として、日本語能力試験のN3レベル以上が望ましいとされていますが、企業の状況により判断は異なります。

採用後の日本語教育支援を行うことで、徐々に日本語能力を向上させることも可能です。

Q3. 外国人社員の住居はどのように手配すればよいですか？

外国人社員の住居手配は、多くの企業が直面する課題です。外国人の場合、保証人の問題や、不動産会社の理解不足により、個人での契約が困難な場合があります。

対応策として、企業が法人契約で社宅を借り上げる方法があります。また、外国人向けの不動産仲介サービスを利用することも効果的です。最近では、外国人の入居を積極的に受け入れる物件も増えてきています。

初期費用の負担についても、企業がサポートすることで、外国人社員の経済的負担を軽減できます。

Q4. ビザの更新手続きはどのように行えばよいですか？

在留期間の更新申請は、期限の3か月前から可能です。必要書類は初回申請時とほぼ同様ですが、在職証明書や課税証明書など、日本での就労実績を示す書類が追加で必要となります。

企業としては、更新時期を管理し、必要書類の準備に協力することが重要です。特に、雇用契約書の更新や、業務内容に変更がある場合は、その説明資料も必要となります。

更新手続きは本人が行うのが原則ですが、企業の担当者が同行したり、行政書士に依頼したりすることで、スムーズな手続きが可能になります。

Q5. 外国人社員とのコミュニケーションで気をつけることは？

外国人社員とのコミュニケーションでは、言語の壁だけでなく、文化的な違いにも配慮が必要です。

まず、簡潔で分かりやすい日本語を使うことを心がけます。専門用語や慣用句は避け、必要に応じて図や写真を使って説明します。重要な指示は、口頭だけでなく文書でも伝えることで、誤解を防げます。

フィードバックの方法も工夫が必要です。日本的な遠回しな表現では伝わらない場合があるため、具体的かつ建設的なフィードバックを心がけます。

また、外国人社員の文化的背景を理解し、尊重することも重要です。宗教上の配慮が必要な場合は、柔軟に対応することで、良好な関係を築くことができます。

まとめ

外国人採用は、中小企業にとって人材不足を解消し、組織を活性化させる有効な手段です。本記事で解説したように、適切な準備と手順を踏めば、決して難しいものではありません。

重要なのは、単に労働力として外国人を採用するのではなく、企業の成長を共に担うパートナーとして迎え入れる姿勢です。そのためには、採用前の準備から入社後のフォローアップまで、一貫した支援体制を整えることが必要です。

技人国ビザをはじめとする在留資格の手続きは複雑に見えるかもしれませんが、正しい知識と適切なサポートがあれば、スムーズに進めることができます。また、外国人社員の定着には、キャリアパスの明確化や多様性を尊重する組織文化の醸成が欠かせません。

外国人採用に一歩踏み出すことで、新たな可能性が広がります。本記事を参考に、ぜひ自社に合った外国人採用戦略を検討してみてください。

さらに詳しい情報や、実際の成功事例については、以下の資料で詳しく解説しています。外国人採用を成功させるための実践的なノウハウが満載ですので、ぜひご活用ください。