法人携帯の通信費削減で3割カット！プロが教える交渉術と最適化の方法

法人携帯の通信費は、企業の固定費の中でも大きな割合を占める項目です。毎月の請求書を見るたびに「もっと安くできないか」と感じている総務担当者の方も多いのではないでしょうか。実は、適切な方法を知ることで、通信費を大幅に削減することが可能です。

多くの企業では、キャリアから提案されたプランをそのまま契約し、見直すことなく使い続けているケースが見受けられます。しかし、通信業界の競争激化により、各キャリアのプランは日々進化しており、定期的な見直しによって大きなコスト削減が実現できる可能性があります。

そこで本記事では、法人携帯の通信費を効果的に削減する方法について、プロの視点から詳しく解説します。特に、キャリアとの交渉術や、3キャリア（ドコモ・au・ソフトバンク）を比較する際のポイント、さらには削減と同時に業務効率化を実現する方法まで、実践的な内容をお届けします。

法人携帯の通信費が高額になる5つの理由

法人携帯の通信費削減を考える前に、まずはなぜ通信費が高額になってしまうのか、その原因を理解することが重要です。原因を把握することで、より効果的な削減策を講じることができます。

1. 契約プランの不適合

最も多い原因は、実際の利用状況と契約プランが合っていないことです。例えば、データ通信をほとんど使わない社員に大容量プランを契約していたり、逆に外回りの営業社員に少量プランを契約していたりするケースがあります。一般的に、企業では部署や役職によって携帯電話の使用頻度や用途が大きく異なるため、一律のプランでは無駄が生じやすくなります。

2. オプションサービスの見直し不足

契約時に付けたオプションサービスを、そのまま放置しているケースも少なくありません。留守番電話サービスや転送電話、セキュリティサービスなど、実際には使用していないオプションに毎月料金を支払い続けている可能性があります。これらのオプション料金は1回線あたりでは少額でも、企業全体では大きな金額になることがあります。

3. キャリアからの提案を鵜呑みにしている

キャリアの営業担当者から提案されたプランをそのまま採用しているケースも問題です。キャリア側は自社の利益を優先するため、必ずしも顧客にとって最適なプランを提案するとは限りません。また、他社との比較検討なしに契約することで、より良い条件を見逃している可能性があります。

4. 定期的な見直しの欠如

通信業界は競争が激しく、新しいプランやサービスが頻繁に登場します。しかし、多くの企業では一度契約したプランを長期間見直さないため、新しくて有利なプランの恩恵を受けられていません。一般的に、2年以上同じプランを使い続けている場合は、見直しによって削減できる可能性が高いとされています。

5. 契約管理の煩雑さ

企業の規模が大きくなるほど、契約管理は複雑になります。部署ごとに異なる契約をしていたり、退職者の回線を解約し忘れていたりすることで、無駄な費用が発生します。また、請求書の内容を詳細に確認する時間がなく、不要な料金に気づかないケースもあります。

通信費を3割削減するための7つの実践的方法

ここからは、実際に通信費を削減するための具体的な方法を解説します。これらの方法を組み合わせることで、多くの企業で3割程度の削減を実現することが可能です。

1. 利用実態の詳細な把握と分析

まず最初に行うべきは、現在の利用実態を正確に把握することです。各回線の通話時間、データ通信量、利用時間帯などを詳細に分析します。多くのキャリアでは、法人向けに利用明細を提供していますので、これを活用しましょう。

分析の際は、部署別、役職別、個人別など、さまざまな切り口でデータを整理することが重要です。これにより、どこに無駄があるのか、どのような最適化が可能なのかが明確になります。

2. プランの最適化と見直し

利用実態が把握できたら、それに基づいてプランの最適化を行います。データ通信量が少ない社員には小容量プラン、営業職など外出が多い社員には大容量プランというように、利用状況に応じた適切なプラン選択が必要です。

また、音声通話が多い場合は通話定額オプション、データ通信が中心の場合はデータシェアプランなど、利用特性に応じたオプション選択も重要です。一般的に、適切なプラン選択だけで10～20%程度の削減が可能とされています。

3. 不要なオプションサービスの解約

オプションサービスの見直しも、即効性のある削減方法です。全社員の契約内容を一覧化し、実際に使用されているオプションと使用されていないオプションを洗い出します。

特に注意すべきは、契約時にキャンペーンで無料だったオプションが、期間終了後に有料になっているケースです。これらを整理するだけでも、相当な金額の削減が期待できます。

4. 複数キャリアの比較検討

1つのキャリアに固執せず、ドコモ、au、ソフトバンクの3キャリアを比較検討することは非常に重要です。各キャリアには得意分野があり、企業の利用状況によって最適なキャリアは異なります。

比較の際は、基本料金だけでなく、通話料金、データ通信料金、オプション料金、さらには法人向けの特別割引なども含めて総合的に判断する必要があります。ただし、この比較作業は専門知識が必要で、時間もかかるため、多くの企業では十分な比較ができていないのが実情です。

5. ボリュームディスカウントの活用

企業が保有する回線数が多い場合、ボリュームディスカウントを活用できる可能性があります。一般的に、回線数が増えるほど1回線あたりの単価は下がる傾向にあります。

ただし、このディスカウントは自動的に適用されるわけではなく、キャリアとの交渉が必要な場合が多いです。また、複数部署で別々に契約している場合は、これらを統合することでボリュームディスカウントの恩恵を受けられる可能性があります。

6. 契約更新時期を活用した交渉

契約更新時期は、条件改善の絶好のチャンスです。多くの法人契約では2年ごとの更新となっていますが、この時期に他社への乗り換えを検討していることを伝えることで、より良い条件を引き出せる可能性があります。

ただし、効果的な交渉を行うためには、他社の条件を事前に調査し、具体的な数字を持って交渉に臨む必要があります。「なんとなく高い」では交渉になりませんが、「他社なら〇〇円で同じサービスが受けられる」という具体的な情報があれば、交渉は有利に進められます。

7. 端末コストの最適化

通信費削減を考える際、端末コストも重要な要素です。最新機種にこだわらず、業務に必要十分な機能を持つ端末を選択することで、大幅なコスト削減が可能です。

また、端末の購入方法も検討が必要です。一括購入、分割購入、リースなど、それぞれにメリット・デメリットがあります。企業の財務状況や利用期間を考慮して、最適な購入方法を選択しましょう。

キャリアとの交渉を成功させる5つのポイント

通信費削減において、キャリアとの交渉は避けて通れない重要なプロセスです。しかし、多くの企業担当者にとって、キャリアとの交渉は難しく感じられるかもしれません。ここでは、交渉を成功させるためのポイントを解説します。

1. 事前準備の徹底

交渉に臨む前の準備が、成功の鍵を握ります。現在の契約内容、利用実態、支払金額などを正確に把握し、資料として整理しておきましょう。また、他社の料金プランや条件も事前に調査し、比較表を作成しておくことが重要です。

さらに、自社の希望条件を明確にしておくことも大切です。単に「安くしてほしい」ではなく、「現在の〇〇円から〇〇円への削減を目指したい」という具体的な目標を設定しましょう。

2. 複数キャリアとの同時交渉

1社だけと交渉するのではなく、複数のキャリアと同時に交渉を進めることで、競争原理を働かせることができます。「他社からこのような提案を受けている」という情報は、交渉において強力な武器となります。

ただし、虚偽の情報を伝えることは避け、実際に受けた提案内容を正確に伝えることが重要です。信頼関係を損なうような交渉は、長期的にはマイナスとなります。

3. 交渉のタイミング

交渉のタイミングも重要な要素です。一般的に、以下のタイミングが交渉に適しているとされています。

契約更新の3～6ヶ月前から交渉を開始することで、十分な検討時間を確保できます。また、キャリア側の決算期（3月、9月など）は、営業目標達成のために柔軟な対応をしてもらえる可能性が高くなります。

4. Win-Winの関係構築

交渉は対立ではなく、お互いにメリットのある関係を構築することが目的です。単に値下げを要求するだけでなく、長期契約や回線数の増加など、キャリア側にもメリットのある提案を用意しておくことで、交渉がスムーズに進む可能性が高まります。

5. 決裁権限者の同席

交渉の場に決裁権限を持つ人が同席することで、その場での意思決定が可能となり、交渉がスピーディーに進みます。また、キャリア側も決裁権限者が同席していることで、より真剣に対応してくれる傾向があります。

削減と同時に実現する業務効率化とDX推進

通信費削減を考える際、単にコストを下げることだけに注目するのではなく、同時に業務効率化やDX（デジタルトランスフォーメーション）推進を実現することが、これからの企業には求められています。

モバイルデバイスの戦略的活用

スマートフォンやタブレットなどのモバイルデバイスは、単なる通話・通信ツールではなく、業務効率化の強力なツールとなります。例えば、外出先からの社内システムへのアクセス、リアルタイムでの情報共有、ペーパーレス化の推進など、さまざまな活用方法があります。

これらの活用により、移動時間の有効活用、意思決定の迅速化、業務プロセスの簡素化などが実現でき、結果として生産性の向上につながります。

クラウドサービスとの連携

モバイルデバイスとクラウドサービスを連携させることで、場所を問わない働き方が可能になります。例えば、営業担当者が外出先から顧客情報にアクセスしたり、会議資料をリアルタイムで共有したりすることができます。

このような環境を整備することで、テレワークやモバイルワークにも対応でき、働き方改革の推進にもつながります。

セキュリティ対策の強化

モバイルデバイスの活用を進める上で、セキュリティ対策は欠かせません。MDM（モバイルデバイス管理）の導入により、紛失・盗難時の対策、アプリケーションの管理、セキュリティポリシーの適用などを一元的に行うことができます。

適切なセキュリティ対策を講じることで、安心してモバイルデバイスを業務に活用でき、結果として業務効率化を実現できます。

通信費削減を阻む課題と解決策

通信費削減の必要性は理解していても、実際に取り組む際にはさまざまな課題に直面します。ここでは、よくある課題とその解決策について解説します。

専門知識の不足

通信業界は専門用語が多く、プラン内容も複雑なため、適切な判断を下すには相応の知識が必要です。しかし、多くの企業では通信契約の専門家がいないため、最適な選択ができていません。

この課題に対しては、外部の専門家やコンサルタントの活用が有効です。一時的なコストはかかりますが、長期的には大きな削減効果が期待できます。

時間と労力の確保

通信費の見直しには、現状分析、プラン比較、交渉など、多くの時間と労力が必要です。日常業務に追われる中で、これらの作業を行うことは容易ではありません。

解決策としては、プロジェクトチームを編成し、役割分担を明確にすることが挙げられます。また、削減目標と期限を設定し、経営層のコミットメントを得ることも重要です。

社内の抵抗

プラン変更やキャリア変更に対して、社内から抵抗が生じることがあります。「今のままで問題ない」「変更は面倒」といった声に対しては、削減効果を数値で示し、変更のメリットを明確に伝えることが必要です。

また、段階的な導入や、パイロット部署での先行実施など、リスクを最小限に抑えながら進める方法も有効です。

よくある質問と回答

Q1. 通信費削減に取り組む最適なタイミングはいつですか？

A. 一般的には、契約更新時期の3～6ヶ月前が最適とされています。この時期であれば、十分な検討時間を確保でき、必要に応じてキャリア変更も可能です。ただし、明らかに無駄がある場合は、契約期間中でも見直しを検討する価値があります。

Q2. 小規模企業でも通信費削減は可能ですか？

A. はい、可能です。回線数が少ない企業でも、プランの最適化やオプションの見直しにより、削減効果を得ることができます。むしろ、小規模企業の方が意思決定が早く、柔軟な対応が可能な場合もあります。

Q3. キャリアを変更する際のリスクはありますか？

A. 主なリスクとしては、通信エリアの違いによる通信品質の変化、メールアドレスの変更、移行期間中の業務への影響などが挙げられます。これらのリスクは事前の計画と準備により最小限に抑えることができます。

Q4. 通信費削減とセキュリティ強化は両立できますか？

A. はい、両立可能です。むしろ、最新のセキュリティサービスを活用することで、従来よりも低コストで高度なセキュリティを実現できる場合があります。重要なのは、必要なセキュリティレベルを明確にし、それに見合ったサービスを選択することです。

Q5. 削減効果はどのくらいの期間で現れますか？

A. プランの見直しやオプションの解約による効果は、翌月の請求から反映されます。一方、キャリア変更を伴う場合は、移行期間を含めて2～3ヶ月程度かかることが一般的です。

まとめ：専門サービスの活用で確実な削減を実現

法人携帯の通信費削減は、適切な方法を知り、実行することで確実に成果を上げることができます。本記事で紹介した7つの方法を組み合わせることで、多くの企業で3割程度の削減が可能です。

しかし、実際に取り組む際には、専門知識の不足、時間の確保、キャリアとの交渉など、さまざまな課題に直面します。これらの課題を自社だけで解決することは、多くの企業にとって困難な状況となっています。

そこで注目されているのが、通信費削減を専門とするサービスの活用です。3キャリアを中立的な立場で比較し、キャリアとの交渉を代行し、さらにはDX支援まで一括でサポートするサービスを利用することで、確実かつ効率的に通信費削減を実現できます。

特に、「キャリア提案を鵜呑みにしている」「他社と比較する術がない」「交渉や管理業務が負担」といった課題を抱えている企業にとって、専門サービスの活用は有効な選択肢となるでしょう。

詳しい資料は以下よりご確認いただけます。