採用業務の効率化は外注で解決！工数90%削減できる求人掲載代行とは

人材獲得競争が激化する中、採用業務に追われて本来の業務に集中できない。そんな悩みを抱える企業が増えています。応募者対応、面接調整、求人媒体の管理など、採用に関わる業務は多岐にわたり、限られた人員で対応するには限界があります。

実は、採用業務の外注は、採用代行、採用アウトソーシング、RPO（Recruitment Process Outsourcing）とも呼ばれ、専門の代行会社も多く存在しています。採用業務の一部または全部を外部に委託することで、採用担当者の負担を大幅に軽減し、より戦略的な採用活動を実現することが可能です。

そこで本記事では、採用業務の外注（アウトソーシング）のメリット・デメリットから、特に注目すべき「求人掲載代行」サービスまで、採用効率化の最新手法を詳しく解説します。

採用業務の外注化が進む背景

採用業務の外注化が急速に進んでいる背景には、企業を取り巻く環境の大きな変化があります。人材獲得競争の激化により、従来の採用手法では優秀な人材の確保が困難になっているのです。

採用手法の多様化による業務量の増加

人手不足が社会問題となっており、各社が知恵を絞って優秀な人材を獲得しようと採用活動をおこなっています。その結果、従来の採用手法では採用が難しくなり、求職者や時代に沿った採用活動に取り組む必要がうまれました。

現在では、求人サイトだけでなく、Indeed、求人ボックス、スタンバイ、Googleしごと検索など、多様な求人媒体への対応が必要となっています。さらに、SNSを活用した採用やダイレクトリクルーティングなど、新しい採用手法も次々と登場しています。

これらの媒体を効果的に活用するためには、それぞれの特性を理解し、最適な求人原稿を作成し、定期的に更新する必要があります。しかし、限られた人員でこれらすべてに対応することは、現実的に困難です。

採用活動の長期化・通年化

売り手市場の現在、優秀な人材は複数の企業から内定を得ることが増えています。新卒採用だけに限らず、中途採用でも内定辞退のリスクが高まっていると言えます。

予定していた採用人数が充足しない場合、採用活動を継続する必要があり、結果として採用業務が長期化・通年化しています。この状況下で、採用担当者は常に応募者対応や面接調整に追われ、他の重要な業務に時間を割けない状況に陥っています。

採用担当者の業務過多

採用担当者の業務は、単に応募者対応だけではありません。採用計画の立案、求人原稿の作成、応募者管理、面接日程の調整、合否連絡、内定者フォローなど、その範囲は非常に広範囲に及びます。

特に中小企業では、人事担当者が採用業務以外にも労務管理や給与計算なども兼務していることが多く、採用業務に専念できない状況が常態化しています。

採用業務を外注するメリット

採用業務の外注には、単なる業務負担の軽減以上の価値があります。ここでは、外注化がもたらす具体的なメリットについて詳しく見ていきましょう。

コア業務への集中による採用の質向上

採用担当者は、応募者と面接官との面接日程の調整、合否連絡、採用稟議作成、内定および入社時の書類のとりまとめ、イベントや説明会の企画・設営・運営と煩雑な業務をたくさんあります。

これらの業務のうち、応募者管理や日程調整などの定型的な業務を外注することで、採用担当者は以下のようなより重要な業務に集中できます。

• 採用戦略の立案と改善
• 面接での人材見極め
• 内定者との関係構築
• 採用ブランディングの強化
• 社内関係者との調整

特に面接や内定者フォローなど、直接的に人材の質に関わる業務に時間を割けることで、より良い人材の獲得につながります。

専門知識を活用した効率的な採用活動

採用業務のプロフェッショナルが代行するため、スケジュールどおり段取りよく、かつ正確に採用事務を処理してくれます。

採用代行会社は、多数の企業の採用支援を行っているため、業界動向や最新の採用トレンドに精通しています。この専門知識を活用することで、以下のような効果が期待できます。

• 効果的な求人媒体の選定
• 応募者を増やす求人原稿の作成
• 歩留まり率を改善する選考プロセスの構築
• 競合他社の採用動向を踏まえた戦略立案

大幅なコスト削減の実現

一般的に外注と聞くと「コストがかかる」というイメージがありますが、実際には大幅なコスト削減につながることが多いです。

業務を外注することでコストはかかりますが、専門知識を要しない人材が業務を遂行するのと外部に依頼するのとでは、ひとつの仕事にかかる時間が大きく異なるでしょう。

例えば、採用担当者の人件費を時給換算すると、多くの場合3,000円以上になります。仮に月80時間を採用業務に費やしていた場合、人件費だけで24万円のコストがかかっています。これに対し、採用代行サービスは月額3万円から利用できるものもあり、大幅なコスト削減が可能です。

採用スピードの向上

採用市場では、優秀な人材ほど早期に内定が決まる傾向があります。そのため、応募から選考までのスピードが採用成功の鍵となります。

採用代行会社は、応募受付から面接設定まで迅速に対応できる体制を整えています。応募受付から30分以内で面接を設定できることにくわえて、土日祝や夜間でも即時対応できる迅速さが強みです。

採用業務を外注する際の注意点

採用業務の外注には多くのメリットがある一方で、注意すべき点もあります。効果的に活用するためには、以下の点に留意する必要があります。

社内にノウハウが蓄積されにくい

何かしらの理由で採用業務を外注先から巻き取り内製する場合、社内にノウハウがなく誰も実務ができずに採用が滞る可能性があります。

この問題を回避するためには、以下のような対策が有効です。

• 定期的な情報共有の場を設ける
• 採用プロセスの可視化を依頼する
• 部分的な外注から始める
• 社内担当者への知識移転を契約に含める

コミュニケーションの課題

外注先とは、面と向かってコミュニケーションをとれる機会が少ないため、スムーズに意思の疎通を図れない点も外注管理の課題です。

効果的なコミュニケーションを実現するためには、以下の点が重要です。

• 定期的なミーティングの設定
• 連絡手段と頻度の明確化
• 担当者間の関係構築
• 情報共有ツールの活用

情報セキュリティへの配慮

業務にもよりますが、外注の際に企業が保有する情報を提供することがあります。必要な情報提供ですが、最悪の場合、漏洩するリスクがあることも理解しておかなければいけません。

応募者の個人情報を扱う採用業務では、特に情報セキュリティへの配慮が重要です。外注先を選定する際は、以下の点を確認しましょう。

• プライバシーマークやISO認証の取得状況
• 情報管理体制の整備状況
• 秘密保持契約（NDA）の締結
• 過去のセキュリティインシデントの有無

採用業務の外注で実現できること

採用業務の外注により、具体的にどのような業務から解放され、どのような成果が期待できるのでしょうか。ここでは、外注可能な業務内容と、その効果について詳しく解説します。

外注可能な採用業務の範囲

採用業務は、採用計画から内定者フォローまで、採用代行（PRO）サービスを利用して外注することが可能です。

具体的には、以下のような業務を外注できます。

1. 母集団形成に関する業務

• 求人媒体の選定と管理
• 求人原稿の作成と更新
• スカウトメールの配信
• 求人広告の効果測定

2. 応募者対応に関する業務

• 応募受付と初期対応
• 書類選考（スクリーニング）
• 面接日程の調整
• 選考結果の連絡

3. 選考プロセスに関する業務

• 会社説明会の運営
• 適性検査の実施管理
• 面接の実施（一次面接など）
• 選考データの管理と分析

4. 内定者フォローに関する業務

• 内定通知の発送
• 入社手続きの案内
• 内定者懇親会の企画運営
• 入社前研修の実施

特に効果的な「求人掲載代行」サービス

数ある採用代行サービスの中でも、特に費用対効果が高いのが「求人掲載代行」サービスです。このサービスは、複数の求人媒体への掲載作業を一括で代行し、採用コストと工数を大幅に削減します。

例えば、月額3万円から利用できる求人掲載代行サービスでは、以下のような特徴があります。

• ハローワーク、Indeed、求人ボックス、スタンバイ、Googleしごと検索など複数媒体への一括掲載
• 専任スタッフによる掲載作業の完全代行
• 複数職種の同時掲載も追加費用なし
• 初期費用ゼロ、契約縛りなし

特に注目すべきは、採用にかかる工数を最大90％削減できる点です。これにより、採用担当者は求人掲載の作業から解放され、より重要な業務に集中できるようになります。

採用代行サービスの選び方

採用代行サービスを選ぶ際は、自社のニーズに合ったサービスを選択することが重要です。ここでは、サービス選定のポイントを解説します。

料金体系の理解

採用代行の料金相場は、企業の採用規模や課題により異なりますが、主に月額一律料金型、成果報酬型、従量課金型の３つの料金体系があります。

月額一律料金型
月額10万円から50万円程度が一般的で、継続的に複数名の採用を計画している企業に適しています。業務量が多い場合はコストパフォーマンスが高くなります。

成果報酬型
採用1名あたり年収の20％から35％程度が相場です。専門職や管理職など、採用難易度の高いポジションに適しています。

従量課金型
面接調整1件あたり数千円など、業務単位で料金が設定されています。特定の業務のみを外注したい場合に適しています。

サービス内容の確認

採用代行サービスを選ぶ際は、以下の点を確認することが重要です。

• 対応可能な業務範囲
• 使用している採用管理システム
• 対応可能な時間帯（土日祝日、夜間対応など）
• 担当者の経験と専門性
• レポーティングの頻度と内容

実績と信頼性の評価

サービスの質や信頼性が担保されている採用代行サービス会社を選定するためには、導入社数だけではなく、業種や職種ごとの採用実績を確認することが大切です。

特に、以下の点に注目しましょう。

• 同業他社での導入実績
• 採用成功率や歩留まり率の改善実績
• 継続率やリピート率
• 担当者の業界知識

採用業務外注化の成功ポイント

採用業務の外注を成功させるためには、単に業務を丸投げするのではなく、戦略的なアプローチが必要です。ここでは、外注化を成功に導くポイントを解説します。

段階的な導入アプローチ

いきなりすべての採用業務を外注するのではなく、段階的に導入することが成功の鍵となります。

第1段階：定型業務から開始
応募者管理や日程調整など、定型的で負荷の高い業務から外注を始めます。これにより、外注の効果を実感しながら、社内の体制を整えることができます。

第2段階：母集団形成業務の外注
求人媒体の管理やスカウトメール配信など、専門知識が必要な業務を外注します。プロのノウハウを活用することで、応募者数の増加が期待できます。

第3段階：選考プロセスの一部外注
書類選考や一次面接など、選考プロセスの一部を外注します。ただし、最終的な判断は必ず社内で行うようにします。

社内体制の整備

外注を効果的に活用するためには、社内の体制整備も重要です。

• 外注先との窓口となる担当者の明確化
• 採用基準や選考プロセスの文書化
• 定期的な振り返りミーティングの設定
• 外注先からのフィードバックを活かす仕組みづくり

期待値のすり合わせ

依頼主側が、自社と採用代行会社それぞれの役割を整理し、採用業務を外注できれば、効率化・コスト削減といった効果がはっきりと見込めます。

外注開始前に、以下の点について明確にしておくことが重要です。

• 期待する成果（応募者数、採用数など）
• 業務の範囲と責任分担
• コミュニケーション方法と頻度
• 緊急時の対応方法
• 契約期間と見直しのタイミング

よくある質問と回答

採用業務の外注を検討する際によくある質問にお答えします。

Q1. 採用業務を外注すると、応募者に悪い印象を与えませんか？

A. 適切に外注を活用すれば、むしろ応募者の満足度は向上します。プロによる迅速で丁寧な対応により、応募から選考までがスムーズに進むためです。重要なのは、面接など直接的な接点では社員が対応することです。

Q2. 中小企業でも採用代行サービスは利用できますか？

A. はい、利用可能です。むしろ採用専任者を置けない中小企業こそ、外注のメリットは大きいといえます。月額3万円から利用できるサービスもあり、費用面でも導入しやすくなっています。

Q3. 外注先の選定で最も重要なポイントは何ですか？

A. 自社の業界や職種での実績があることが最も重要です。また、コミュニケーションの取りやすさや、柔軟な対応力も重要な選定基準となります。

Q4. 採用業務を外注した場合、どの程度の効果が期待できますか？

A. 一般的に、採用にかかる工数は50％以上削減できます。特に求人掲載代行サービスを活用した場合、掲載作業にかかる工数は最大90％削減可能です。また、プロのノウハウにより応募者数の増加も期待できます。

Q5. 契約期間はどの程度が一般的ですか？

A. サービスにより異なりますが、3ヶ月から1年程度の契約が一般的です。ただし、最近では契約縛りのない月単位で利用できるサービスも増えています。

まとめ：採用業務の外注で実現する戦略的人材獲得

採用業務の外注は、単なる業務負担の軽減だけでなく、採用活動全体の質を向上させる戦略的な選択です。特に以下のような企業には、大きな効果が期待できます。

• 採用業務に追われて戦略的な活動ができない企業
• 採用コストを削減しながら質を維持したい企業
• 複数の求人媒体を効率的に活用したい企業
• 採用のプロのノウハウを活用したい企業

中でも、求人掲載代行サービスは、月額3万円という手頃な価格から始められ、採用にかかる工数を最大90％削減できる画期的なサービスです。ハローワークをはじめ、Indeed、求人ボックス、スタンバイ、Googleしごと検索など、複数の求人媒体への掲載を一括で代行してくれるため、採用担当者は本来注力すべき業務に集中できます。

採用業務の外注化は、もはや大企業だけの選択肢ではありません。むしろ、リソースが限られている中小企業こそ、外注を活用することで大きな効果を得ることができます。まずは部分的な外注から始めて、自社に最適な活用方法を見つけていくことをおすすめします。

詳しい資料は以下よりご確認いただけます。