“書類電子化サービス”で業務効率化を劇的加速する驚きのメソッド

「書類管理に追われて大切な仕事がおろそかになっている……」「もう、あのファイルはどこへいった？と探し回る日々を終わりにしたい……」そんな嘆きの声を、あなたの会社から“今すぐ消し去る”方法があるとしたらどうでしょうか？

本記事では“書類電子化サービス”を活用して業務効率化を爆発的に加速させる方法を、具体的な成功事例や失敗を防ぐコツとあわせてご紹介します。さらに、記事の最後には「もう“書類探し”で悩む毎日はゴメンだ！」という方にピッタリの“資料請求”のご案内もありますので、ぜひ最後までお読みください。

“文書電子化”を実現するメリット

「やらなきゃいけないのはわかっているけど、日々の業務が忙しくて取りかかれない……」という声を多く聞きます。しかし、今こそアナログな書類管理を卒業し、思い切って“文書電子化”に踏み切ることで、得られるメリットは計り知れません。

書類電子化サービスで効率UP

①“検索時間”が圧倒的に短縮
紙ファイルを棚やキャビネットから探す手間から解放されます。
電子化された書類はパソコンやスマホから検索できるため「どこにある？」なんて悩みも即解決！

②“物理的スペース”の確保
書類を保管するための書棚・倉庫などにかかるコストを大幅削減。
オフィスのレイアウトを広々使えるようになるのも魅力です。

③“紛失リスク”が激減
誤って廃棄・紛失してしまう事故を“ゼロ”に近づけます。
バックアップも容易なので、重要書類が失われる不安から解放されます。

こんな無駄、まだ続けますか？

「紙を手でめくって確認する」「ファイルが増えて保管場所がなくなる」「書類を探して1時間かかる」――これらはすべて、もう過去の悩みにできるのです。

“書類電子化サービス”を導入することで、書類管理の無駄をあらゆる角度から“根こそぎカット”できる。にもかかわらず「忙しいから」と先延ばししているうちに、さらに書類は増え続け、探す時間をロスしていませんか？

あなたの大切なビジネスのリソースを、無駄な書類探しに消費するのはもうやめましょう。

スキャニング代行サービスの選び方

多忙なビジネスパーソンにとって、文書電子化を自社内で完結させるのは厳しいもの。そんなときは、プロに“スキャニング代行”を頼むことで、膨大な書類整理を外注することができます。

法人向け文書電子化が選ばれる理由

①膨大な書類を一括処理
「契約書から行政通知まで、紙で届くたびに処理が滞る……」この問題を一括で解決できるのが“スキャニング代行サービス”です。面倒な分類・電子化・保管を任せられるので、社内の業務負担が激減します。

②コスト削減とリスク回避
外注費がかかるとはいえ、社内で人員を割き続けるよりも結果的には安上がりになるケースがほとんどです。慣れない手作業で発生する“読み取りミス”や“破損リスク”も、プロに任せれば心配無用。

③専門のノウハウによる安心感
電子化の形式やセキュリティ対策、クラウド保管の仕組みづくりなど、“プロならではのノウハウ”が提供されます。社内に“紙原本保管”の環境がなくとも、セキュアな保管施設を完備している業者も多数。

【参考URL】
・法人向け文書電子化サービス11選。タイプと選び方 | アスピック｜SaaS比較・活用サイト
https://www.aspicjapan.org/asu/article/21792

・【2024年最新版】スキャニング代行サービスおすすめ5選｜もっとオフィスを快適に、もっとビジネスを効率的に！
https://www.mamoru-kun.com/tips/da-scanning-five-service-providers-2022/

・大塚商会のスキャニングサービス（紙文書のスキャン＜電子化＞） | 大塚商会
https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/ods/scan/solution/scan.html

ペーパーレス化に失敗しない秘訣

「ペーパーレス化するぞ！」と意気込んでも、必要な手順やノウハウを知らずに中途半端で終わってしまう企業もあります。そうならないために押さえておくべきポイントを見ていきましょう。

全社的な意識改革がカギ

「一部の部署がやっているだけ」「経営陣が本気で取り組んでいない」――こうした状況では、ペーパーレス化は絶対に定着しません。本来、経営レベルで“ペーパーレス方針”を打ち出し、全社で取り組むプロジェクトとして扱うことが重要です。

「ペーパーレス化するとなぜ利益が伸びるのか」「なぜITリテラシーを高める必要があるのか」など、根本的な部分を共有しなければ、現場のスタッフは本気になれません。

クラウド管理とセキュリティの徹底

電子化した文書を“クラウド”で管理することで、どこからでもアクセス可能になりますが、同時にセキュリティ対策も不可欠です。「アクセス権限の設定」「データのバックアップ」「ウイルス対策ソフトの導入」といった基本的な体制はもちろん、機微情報を扱う場合は専門業者の協力を得るのが無難です。

最初はプロに“丸投げ”する選択肢

「自社だけでやろうとすると、なかなか動き出せない……」そんなときは、最初から外部の書類電子化サービスに委託してしまうのもひとつの手です。専門家がスキャン・分類・電子保管まで“丸投げ”でやってくれるので、社内は“やる気”や“ノウハウ”の不足に悩む必要がありません。導入効果を見てから内製化を検討しても遅くはないのです。

 

――ここまでお読みいただき、“書類電子化サービス”を導入することで得られるメリットや、失敗しないためのポイントがおわかりいただけたと思います。

とはいえ、実際に導入するとなると「うちの会社の書類はこんな状態だけど大丈夫？」「どれくらいの費用がかかるの？」といった疑問が次々に湧いてくることでしょう。

そこでご提案したいのが、私たちがご用意する“無料相談会”と“資料請求”です。
もう、「書類がどこにあるのかわからない」「大事な契約書が紛失したらどうしよう」という不安に振り回される日々を手放しませんか？

【最終的に“書類管理”を丸投げしたい方へ】
以下のページから無料で資料をダウンロードできます。書類電子化と“紙原本の安全保管”が一体となったサービスを詳しく解説しています。
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あなたは何もしなくてOK。私たちが紙原本をしっかり保管し、同時に電子化して必要な書類はいつでもダウンロード可能にします。

初期費用10,000円（税抜）、月額10,000円（税抜）でコスト面も安心。
紛失リスクや探し物のストレスから完全に解放されれば、経営や本業に集中できるように。

※無料相談会にて詳細ヒアリングし、月間枚数が１００枚を明らかに超える場合は、別途見積もりいたします。
月額利用料は、契約以降の書類を対象とするもので、お客様が保管している過去の書類の電子化については、オプションで別途お見積りとなります。

まずは無料相談会で詳しく貴社の課題を把握し、最適なプランのご案内をいたします！
貴社の業務効率化にお役立てください。

【まとめ】
書類探しや紛失リスクに悩むよりも、“書類電子化サービス”に任せてしまうほうがよほど賢い選択です。
外注コストを気にする方も多いでしょうが、むしろ“時間”と“人的リソース”を守る最良の投資と言えます。
もしあなたが「少しでも興味がある」と感じたなら、ぜひ上記URLより資料請求をしてみてください。
“書類の山”から解放される未来が、ほんの一歩先に待っています。