【印刷コスト削減】誰もが知らない業務効率化の秘密を今すぐ大公開！

ここ数年、ビジネス現場では「印刷コスト削減」の重要性がますます高まっています。紙資源やインク代の価格上昇、さらにリモートワークの普及に伴う印刷環境の見直しなど、企業の“当たり前”が次々と揺らぎ始めているのです。そこで本記事では、“印刷コスト削減”を実現するための具体策やポイントを余すことなくご紹介します。

実は、今までは「なんとなく」使っていた複合機やプリンターが、あなたの会社の利益を圧迫しているかもしれません。もし、“印刷コストのムダ払い”を放置したままだと、将来的に予算の無駄遣いや業務効率の低下がさらに加速してしまう恐れもあります。今こそ徹底的に見直して、業務効率化とコスト削減を同時に実現してみませんか？

本記事では、以下のような内容を段階的に解説します。

①印刷コストを節約する必要性
②複合機やプリンター選定のポイント
③印刷コスト削減に役立つテクニック
④導入企業の成功事例と参考URL
⑤さらに進んだ新時代の印刷サービス情報

“明日から即実践したい”と思えるヒントをふんだんに盛り込みましたので、ぜひ最後までご覧ください。

印刷コスト　節約の必要性

プリンターや複合機のリース代、インクカートリッジやトナーの消耗品費、紙代、メンテナンス費用など、印刷には想像以上に多くのコストがかかっています。特に社内で大量印刷を行う企業の場合、毎月の“固定費”に含まれているため、意識が向きにくいもの。しかし、ここを見直すだけで大幅なコストダウンが期待できるのです。

例えば、オフィスサプライを扱う大塚商会のWeb記事「知ってるとお得な『用紙代』節約術」（引用元：https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/mfp-copy-printer/tips/archive/costs-of-paper.html）では、紙代の節約ポイントが詳しく解説されています。紙代は意外と見落とされがちですが、実は印刷コスト削減の重要な要素のひとつです。どんなにインク代を節約しても、紙代が高騰すると印刷コスト全体が膨れあがってしまいます。だからこそ、細部まで意識して「どこをどれだけ節約できるか」を把握することが不可欠なのです。

“放置すると大損する”といっても過言ではない印刷コスト。まずは自社の毎月の印刷量や利用しているプリンター・複合機のランニングコストを洗い出し、“現状把握”を行うことが第一ステップとなります。

印刷コスト削減がもたらすビジネス効果

印刷コストを削減するメリットは、単に費用が安くなるだけではありません。例えば、以下のようなビジネス効果が期待できます。

①“利益率の向上”
印刷コストを削減することで、直接的に経費が削減されます。その結果、利益率がアップし、経営の安定化につながります。

②“環境への配慮”
紙やインク、電力などの消費量が減るため、環境保護にも貢献できます。SDGsを推進する企業として、社外からの評価向上も期待できます。

③“業務効率の改善”
無駄な印刷を減らすことで、情報管理がスムーズになります。必要な書類を電子化して共有すれば、検索や閲覧が簡単になり、業務の生産性が高まります。

“コスト減”と“効率アップ”という二大メリットを手に入れられるのが、印刷コスト削減の最大の魅力。今すぐ実践しない手はありません。

複合機でコスト削減する秘訣

多数の企業が利用している複合機には、“大きなコスト削減ポテンシャル”が存在します。月額リース料金、インク（トナー）代、メンテナンス契約など、複合機使用には様々な費用がかかりますが、無駄なく運用できれば驚くほどコストを抑えられます。

ビジネス向け複合機コンサルティングを行うオフィス110が公開している「【保存版】複合機のコスト削減するための4つの方法を徹底解説！」（引用元：https://office110.jp/copy/knowledge/cost/cost-reduction-2point/）では、複合機の利用法やプランの選び方によって大きく価格が変わることが示されています。ここから学べるポイントとしては以下の通りです。

①“印刷頻度や枚数に合ったプランを選ぶ”
月間印刷枚数が少ないのに、高額な定額プランを契約しているケースは意外と多いもの。逆に大量印刷が必要な企業は、従量課金が高額になりがちです。まずは自社の印刷枚数を把握し、最適な料金プランを選びましょう。

②“自動両面印刷や集約印刷で紙代を削減”
資料の両面印刷や、複数ページを1枚にまとめる集約印刷を活用し、紙の使用量を減らす工夫を行いましょう。毎月の紙代を大幅にカットできます。

③“利用時間や業務内容に合わせたメンテナンス頻度”
24時間体制でフル稼働している企業と、9時～18時だけ稼働するオフィスでは、複合機のメンテナンス頻度や契約内容に差があって当然です。機器に負担をかけすぎない運用を意識することで、維持費を抑えることができます。

“大きな固定費”と思われがちな複合機関連の支出も、見直し次第で大幅に縮小可能。社内規模や運用方法に合ったプランを選定することこそ、印刷コスト削減への近道と言えるでしょう。

よくある複合機の選定ミスとは？

複合機を導入する際、以下のような“ありがちなミス”が原因でコストが膨張するケースが多く見られます。

①“長期リース契約を結んでしまう”
解約条件が厳しく、途中でプラン変更できないため、業務内容の変化に対応できない。

②“印刷スピード優先で高額モデルを選ぶ”
実際はそこまで大量印刷を行わないため、高額なモデルが宝の持ち腐れに。

③“インクやトナーの互換性を意識しない”
純正品のコストだけしか見ず、互換トナーの導入を検討していない。

契約前に複合機の性能や料金プランを丁寧に比較し、将来的な使用状況を考慮することが重要です。“ちょっとの手間”を惜しまないことで、数十万円単位の支出削減につながるケースも珍しくありません。

プリンターコストの見直し

小規模オフィスや個人事業主が中心に使っている場合は、家庭用プリンターをそのまま業務に流用しているケースもあるでしょう。ゼロコピのコラム「印刷コストとは何か？すぐに活用できる印刷コスト削減アイディア5つを紹介」（引用元：https://big-up.co.jp/zerocopy/post_column/column-0003-cost_reduction_5ideas/）にもあるように、インク代の高さやメンテナンス不良によるトラブルは大きな損失につながります。毎回のインク交換が高額になりがちですし、印刷スピードの遅さは業務効率を下げてしまいます。

インクジェットとレーザーの選択が鍵

プリンターには主に、“インクジェット”と“レーザー”の2種類があります。それぞれメリット・デメリットが異なるので、自社の印刷用途に合わせて選択するのが鉄則です。

①“インクジェットプリンター”
カラーが美しく印刷でき、写真やデザイン資料に強みがあります。しかしインク代が比較的高く、大量印刷向きではないため、トータルコストがかさむ恐れがあります。

②“レーザープリンター”
文字やモノクロの大量印刷にはこちらがおすすめ。印刷速度が速く、大量部数を短時間で処理できます。トナー代は初期費用が高めですが、1枚あたりの単価は安くなる傾向にあります。

“自社の印刷物はカラーが多いか？モノクロ中心か？”といった“印刷実態”を冷静に判断して、よりコストパフォーマンスの良いプリンターを選びましょう。

印刷コスト削減の具体的テクニック

①“フォントやデザインの工夫”
太字や濃い色を多用するとインク消費が激しくなります。文字色を少し薄めにする、インク節約モードを使うなどの小さな工夫だけでも削減効果は高まります。

②“電子データ化の積極利用”
従来は社内共有のために大量に紙を印刷していた作業を、PDF化してメール添付やクラウド共有に切り替えるだけでも、紙代とインク代を大幅に節約できます。

③“予備インクの管理とまとめ買い”
業務を止めないためにも予備インクは必須ですが、バラバラに購入していると高くつきます。まとめ買いによる割引や、互換性のあるトナーを視野に入れることでコストを抑えられます。

新時代の印刷サービスで常識を覆す

ここまで、複合機やプリンターの選び方・使い方によるコスト削減方法をご紹介してきました。しかし、“もっと根本的にコストを抑えたい、業務効率化したい”という声も多いはず。実は“印刷サービス”そのものを見直すことで、“これまでの常識”を覆すケースも存在します。

10年連続導入件数No.1『ウルトラプリントサービス』の魅力

そこで注目したいのが、10年連続導入件数No.1と評される『ウルトラプリントサービス』。大型複合機にしばられない柔軟な運用スタイルが評価され、多くの企業が導入を進めています。以下のポイントが“今までになかった”サービスとして特筆されます。

①“離島を含む全国対応と迅速サポート”
どこに拠点があってもトラブル対応がスムーズ。保守体制が整っているので安心して利用できます。

②“1日単位の短期契約が可能”
長期リース契約が当たり前だった従来の考え方を覆す、短期契約プラン。イベントや季節的な繁忙期など、必要な時だけ使えるのが大きなメリットです。

③“定額制で大量印刷も怖くない”
月々のコストが明確で、印刷量が増えても高額な従量課金に悩まされる心配がありません。

④“お試しレンタルで納得できる”
まずは“実際に試してから”判断できるため、導入リスクを大幅に低減します。

“高額な初期費用”や“長期のリース縛り”に悩んでいた企業にこそ、導入を検討していただきたいサービスです。実際に導入後、印刷コストが“劇的に下がった”という声も多数寄せられています。

導入事例：モノクロからカラーへ移行で売上向上

例えば、ある不動産会社では、物件資料をこれまで“モノクロ”で印刷していましたが、『ウルトラプリントサービス』の導入により“カラー資料”を積極的に活用できるようになりました。結果的に「顧客に物件の魅力を伝えやすくなり、成約率がアップし、全体の売上増につながった」という事例があります。

“本当はカラーで印刷したいが、高額なインク代がネックで諦める”──そんな状況を打破できるのが『ウルトラプリントサービス』の最大の強みなのです。

まとめ：印刷コスト削減でビジネスを加速させる

ここまでご紹介したように、印刷コスト削減は企業の利益や業務効率にダイレクトに影響を与える重要なテーマです。

①日常的に印刷を多用する場合は“複合機のプラン見直し”
②少量印刷メインなら“プリンターの選定とインク管理の最適化”
③さらに突き詰めたいなら“新時代の印刷サービス導入”

この3つの視点を押さえて、自社に合った最適な方法を選ぶことが成功の鍵となります。さらに“電子データ化”や“両面印刷・集約印刷”といったテクニックの組み合わせ次第で、コスト削減の効果は何倍にも高まるでしょう。

“印刷コスト削減”を実現するための最終ステップ

最後に、実際の導入や見積もりの取得を検討している方へ、10年連続導入件数No.1を誇る『ウルトラプリントサービス』に関する資料請求のご案内です。実は“まだ高い印刷コストを払い続けている方”や“大型複合機のリース契約に縛られている方”こそ、一度立ち止まって“印刷の未来”を見直す価値があります。

①印刷の品質を落とさずに“コストカット”を実現したい
②離島など遠隔地でも“しっかりサポート”してほしい
③必要なタイミングだけ契約したい、という“柔軟性”がほしい

こうした悩みをお持ちの方は、まずは一度、資料を手に取ってみてください。“今すぐ始めるコスト削減”のための具体的なプランと事例を詳しくご覧いただけます。

【資料請求はこちらから】
https://inden-seminar.com/documents_download/202503_18/?cc=4000

ここに記載のとおり、カラー印刷をたくさんする企業様向けのご案内となっていますが、“個人事業主の方”でも業種によっては活用いただける可能性があります。ぜひ一度、“新しい印刷体験”を検討してみてください。印刷コストの削減は、単なるコストカットにとどまらず、ビジネスの成長エンジンとして大きな役割を果たすはずです。

“今のまま”を選ぶか、“新しい印刷コスト削減の一歩”を踏み出すか。どちらを選ぶかで、1年後、3年後、5年後の会社の姿は大きく変わるかもしれません。どうかあなたの企業が最適な選択をされることを、心より願っております。

 

※参考URL一覧
・知ってるとお得な「用紙代」節約術 | 大塚商会
https://www.otsuka-shokai.co.jp/products/mfp-copy-printer/tips/archive/costs-of-paper.html

・ゼロコピ » 印刷コストとは何か？すぐに活用できる印刷コスト削減アイディア5つを紹介
https://big-up.co.jp/zerocopy/post_column/column-0003-cost_reduction_5ideas/

・【保存版】複合機のコスト削減するための4つの方法を徹底解説！
https://office110.jp/copy/knowledge/cost/cost-reduction-2point/