“紙の束”をもう捨てる!? 税理士必見の電子化で業務効率が激変！

「“紙が多すぎて処理が追いつかない…”」
「“領収書や請求書を探すだけで膨大な時間がかかる…”」
そんな悩みを抱える税理士・会計事務所の皆様へ。“紙書類中心”のワークフローをいつまでも続けていては、生産性が著しく低下し、周囲の“デジタル化”に追いつけなくなる危険性があります。

実際、日本税理士会連合会（https://www.nichizeiren.or.jp/taxaccount/auth/）も電子認証や電子申告の推進を公表し、NTTデータ（https://www.nttdata.com/jp/ja/trends/data-insight/2023/0605/）の調査結果からも、中小企業や税理士が“デジタル化”に踏み切る必要性が強く叫ばれています。

“紙”という物理的なハードルを撤廃することで、業務効率化・コスト削減・DX推進など、得られるメリットは膨大です。本記事では、そんな“税理士 電子化”に関わる重要性と具体的なステップについて徹底解説していきます。あなたの事務所でも、これを機に“紙の束”を一気に解消してみませんか？

税理士 電子化が生み出す圧倒的メリット

紙ベース業務のデメリット

“紙のまま”運用していると、以下のようなデメリットが顕在化します。

①紙の保管スペースが必要になり、保管コストが増大
②誤って廃棄・紛失するリスクがつきまとう
③必要な書類を探すのに時間を浪費し、生産性が下がる

特に多様なクライアントを抱える税理士や会計事務所では、毎月の領収書や請求書の“出し入れ”が頻繁に発生します。紙ベースだと、保管場所の確保と管理が大きな負担となり、職員同士で必要書類を探し回るケースが後を絶ちません。

電子化がもたらす変革の波

一方で“電子化”を実現すれば、これまで紙ベースに割かれていた膨大な労力から解放されます。

①“検索”ですぐに該当データを呼び出せるため、探し物に費やす時間を劇的に削減
②セキュリティ面でも、電子データなら自動バックアップやアクセス権限の設定が容易
③クラウド管理を行えば、在宅勤務や出張先でも書類の閲覧・共有が可能

株式会社実務経営サービス（https://www.jkeiei.co.jp/m/blog/20240321-digital/）が指摘しているように、税理士事務所のデジタル化は、クライアント対応の速度向上や新たな付加価値サービス創出につながります。“紙”から“電子”へ切り替えることで、一気に業務の質が変わるのです。

ペーパーレス化を加速させる具体的ステップ

書類管理を一掃する方法

“ペーパーレス化”を進めるには、まずは現在保有している紙書類の整理から始めましょう。

①不要な書類を徹底的に処分し、保管が必須な書類だけを抽出
②“スキャンサービス”や“自社スキャナ”を活用し、電子データ化を一括で実行
③電子化後は、クラウドストレージや文書管理システムなどで一元管理

重要なのは“一気に紙を減らす”ことです。毎日少しずつ取り組むよりも、大量の紙証憑を一括でスキャンしてしまうほうが効率的。特に領収書や請求書などの紙書類は、日々どんどん増えていきがちなので、“早期の大量スキャン”が鍵になります。

電子認証・電子申告活用術

日本税理士会連合会（https://www.nichizeiren.or.jp/taxaccount/auth/）では“電子認証”“電子申告”といったオンライン手続きの推進を強くアナウンスしています。

①紙での申請に比べて手続きの簡素化・迅速化が期待できる
②場所や時間を問わず対応できるため、クライアントとのコミュニケーションもスムーズ
③政府や自治体からの補助金・助成金も活用できる可能性が高まる

電子申告や電子認証にいち早く対応すれば、“最新のDX潮流に乗る事務所”というアピールにもつながり、クライアントからの信頼度も向上します。

デジタル化で実現する効率化とDX推進

デジタル化が進む海外の事例

欧米をはじめ海外の税理士・会計業界では、すでに“デジタル申告”や“オンライン会計”が当たり前の存在です。 例えば、クラウド会計ソフトやAIツールが普及しており、書類の自動仕分け・自動入力が一般化しています。海外の事例を活用すれば、下記のようなメリットを享受できるでしょう。

①現地の最新テクノロジーや知見を応用できる
②クライアントとのリモート連携が格段に向上
③“短期間で高度なDX推進”を実現

まさに“税理士事務所のデジタル化は時代の必然”ともいえます。

導入を成功させるマインドセット

とはいえ、“デジタル化＝システム導入”だけで完結するわけではありません。事務所全体が“紙文化”を捨てる決意を固め、管理職からスタッフまで一丸となって取り組む必要があります。

①全員が共通理解をもつための研修や説明会を実施
②導入後の運用ルールやマニュアルを作り、誰でも使える状態にする
③抵抗感のあるスタッフにも丁寧にサポートし、成功体験を共有

“これまでのやり方”を変えることには、必ず壁が存在します。しかし、その壁を乗り越えた先には“作業負荷の大幅軽減”“業務の可視化”“付加価値業務へのシフト”といった恩恵が待っています。

ここまで読んでくださった税理士・会計士の皆様、まだ「紙書類の山」と毎日格闘し続けるつもりでしょうか？
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重要書類から医療関連書類、大判のA0サイズ図面まで、あらゆる紙媒体を規制やガイドラインに準拠してスキャンし、クラウド上で安全に管理。保管スペースの問題はもちろん、書類探しに費やす時間も激減させ、スタッフの負担を大幅に軽減します。

さらに電子化後はデータを有効活用でき、経理処理や監査対応のスピードが飛躍的にアップ。もし“紙のままにしておくリスク”を痛感しているなら、今こそ資料請求で新時代の会計・税務ワークフローを手に入れてください。

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