「社外ヘルプデスク」導入でIT業務とコストを大幅徹底削減!

目次
はじめまして。本記事では”社外ヘルプデスク”の導入によって、企業のITトラブル対応をどう効率化し、コア業務に専念できる体制を築くかを詳しく解説いたします。昨今のビジネス環境では、ITシステムの安定稼働が企業の命運を握るといっても過言ではありません。しかし、システムや機器に不調が起こった際、担当者が社内に一人しかいなかったり、IT知識を兼務する形で負担をかけていたりすると、どうしても”コア業務”に集中できなくなる課題が生じます。そこで注目されるのが、”社外ヘルプデスク”というITアウトソーシングの仕組みです。
社外ヘルプデスクを活用すれば、専門家チームがITトラブル対応を一手に引き受けてくれるので、社内のIT担当者に偏りがちな”問い合わせ対応”や”トラブルシューティング”の負荷を大幅に軽減できます。さらに、人件費や教育コストの削減はもちろん、迅速なトラブル解決やセキュリティ対策のアップデートも期待できるため、限られたリソースで最大限の成果を出したい企業にとっては絶好の選択肢と言えるでしょう。
本記事では、以下の流れで社外ヘルプデスク導入のメリットや、その具体的な方法、注意点を紹介していきます。
① 社外ヘルプデスク導入によりITトラブルがなぜ撲滅できるのか
② ITアウトソーシングによるコスト削減効果と最大化の秘訣
③ 社外ヘルプデスクの費用プランとサービス内容
④ ”社外ヘルプデスク”導入成功事例と注意すべきポイント
⑤ 資料請求のご案内
それでは順に見ていきましょう。
【社外ヘルプデスク導入】ITトラブルを撲滅する方法
企業が抱えるITトラブルの原因は多岐にわたります。PCの動作不良、ネットワーク障害、システム障害、ソフトウェアのライセンス管理など、日々さまざまな問題が発生します。そのたびに「誰が対応するか」が明確でない状態だと、担当者が判断に迷ったり、あるいは最初から担当者が不在だったりして、トラブル解決が遅れがちです。遅延した時間の間、ビジネスがストップしたり、顧客に迷惑をかけたりすることは、企業にとって大きな損失につながります。
ここで役立つのが”社外ヘルプデスク”です。外部の専門家チームにITトラブル対応を委託することで、迅速な問題解決が見込めるだけでなく、社内の担当者がコア業務を優先できる環境を整備できます。具体的には、メールや電話で問い合わせを受け付け、症状をヒアリングしながら遠隔操作やツールを使った診断を行い、必要に応じて現地訪問をして解決を目指します。こうした流れが整備されていれば、社内で「どうすればいいの?」と右往左往する時間がほぼゼロになります。
社外ヘルプデスクで社内担当者の負担を激減
社外ヘルプデスクを導入する最大のメリットは、”社内担当者の負担を大幅に減らす”点です。IT全般の知識は、最新化し続ける必要があります。セキュリティの脅威は日々進化し、新しいOSやソフトウェアが次々リリースされ、クラウドサービスも瞬く間に変化します。こうした情報をすべて社内の一担当者に任せるのは非現実的です。
しかし社外ヘルプデスクであれば、IT分野のプロフェッショナルがチームを組んで対応するため、それぞれが専門分野を持ち寄りながら最適解を素早く導きます。担当者一名に業務が集中するリスクを回避できるのはもちろん、新たに社員を教育するコストや時間も不要になります。また、問い合わせ管理を可視化するシステムが整備されていることが多く、重複や漏れを防ぎながら”いつ誰が何に対応しているか”を一目で把握できるのもメリットです。
コア業務へ集中し企業の生産性アップ
ITトラブルに対して迅速に手を打てるということは、”コア業務により多くの時間を割ける”ことを意味します。営業部門なら営業活動に、企画部門なら新規企画立案に、製造部門ならプロダクト開発や品質改善に、それぞれの専門分野に専念できるようになります。
たとえば、ITトラブルが頻発していた企業が社外ヘルプデスクを導入したところ、社員たちのトラブル対応時間が月平均で半減し、本来の業務に集中できる時間が増えたというケースがあります。その結果、新製品のリリーススピードが上がり、売上向上につながった例も少なくありません。これはITアウトソーシングの大きな成果と言えるでしょう。
【ITアウトソーシング】コスト削減効果を最大化する秘訣
社外ヘルプデスクの導入は、コスト増ではなく、むしろ”コスト削減”につながる場面が多々あります。なぜなら、社内人材を雇用してIT全般を任せる場合、①採用コスト、②教育コスト、③福利厚生、④離職時のリスク対応など、さまざまな固定費がかかるためです。一方、社外ヘルプデスクを契約形態で利用すれば、必要な期間・必要な分だけサービスを受けられ、給与や福利厚生などの固定費も不要になります。
しかし、ただ社外ヘルプデスクを導入すればOKというわけではなく、”適切な契約内容”を選ぶことで、最大のコスト削減効果を得られます。次のポイントを押さえることが重要です。
① どの程度のサポート範囲を求めるのか(メール、電話、訪問対応など)
② 企業規模やITリテラシーに見合ったプランを選ぶ
③ セキュリティや最新技術の導入方針に合っているか
このように、自社にとって必要十分なサポートを選ぶことで、無駄のない投資となり得ます。
セキュリティ強化と最先端技術の活用が決め手
ITアウトソーシングによって得られる大きなメリットのひとつが、”セキュリティ強化”と”最先端技術の活用”です。セキュリティ担当者を社内で抱えることは費用も手間もかかりますが、社外ヘルプデスクなら複数企業の事例を通して得たナレッジを持ち、多様な脅威への対策を研究し続けています。
さらに、クラウドサービスやAIを活用した最新の運用管理ツールなどもいち早く導入できる可能性が高いです。社内で一から検討するよりも、すでにノウハウを持った社外チームがいれば、スピーディーにアップデートを実施できます。
導入費用とサービス内容を徹底解説
当社の”社外ヘルプデスク”サービスでは、以下のプランをご用意しています。いずれも平日の9:00~18:00を基本対応時間とし、土日祝日対応が必要な場合はオプションで追加が可能です。
① 初期費用:50,000円(税別)
システム準備やヒアリングコストなど、導入時にかかる基本費用です。
② 月額費用(税別)
- 30,000円プラン:メール、LINE、ChatWorkでの対応
- 50,000円プラン:上記に加えて電話での対応
- 100,000円プラン:電話対応に加え、月1度の訪問またはZoom会議サポート
- 土日祝日対応オプション:上記金額に+30,000円
必要なサポートレベルを選択いただくことで、無駄なくコストを抑えつつ、プロのヘルプデスクチームが企業のIT面をバックアップします。導入後は、トラブル対応履歴をレポートで確認できるシステムを提供し、問い合わせ内容を可視化します。これにより、いつ誰が何を問い合わせたのか、どう解決したのかが一目瞭然になり、追加のコストがかかりがちな”同じトラブルの繰り返し”を防ぎます。
社外ヘルプデスク導入成功事例と注意点
実際に、以下のような成功事例があります。
① 中規模メーカーA社:IT担当者が1名しかおらず、休日の問い合わせ対応に疲弊して退職を検討していたが、社外ヘルプデスクを導入したことで負荷が分散し、担当者が”新製品開発”に専念できるように。結果として、年間で新製品のリリース数が1.5倍に増えた。
② ベンチャー企業B社:急成長に伴いPCやネットワーク環境が雑多になっていたが、社外ヘルプデスクの導入によって機器管理を一元化。問い合わせ対応が素早くなり、顧客とのコミュニケーションロスが減って売上も拡大。
一方で注意点としては、社外サービスとの連携ルールをしっかり定める必要があります。例えば、次のような点を整理しておきましょう。
① 緊急時の連絡手段(電話・メール・チャットツールなど)
② 対応できる範囲と時間、訪問が可能なエリア
③ セキュリティ上の責任分担
これらを契約時に明確化することで、導入後に「想定していたサービスと違う」「追加費用が想定外」といったトラブルを防げます。
資料請求のご案内
”社外ヘルプデスク”の導入メリットや活用事例、詳しい費用プランについては、無料でダウンロードできる資料をご用意しております。限られたリソースで最大限の成果を追求する企業様に向け、”社外ヘルプデスク”がいかに有効なITアウトソーシング手段となり得るか、データや事例を交えた詳しい情報をまとめています。
「ITトラブル対応で業務が止まるのはもう限界」「担当者が辞めてしまわないか心配」「コストも手間も抑えながらセキュリティ強化したい」など、どれか一つでも当てはまる方は、ぜひ資料請求してみてください。
ご希望の方は、以下のURLより”無料”で資料をダウンロードいただけます。
https://inden-seminar.com/documents_download/202502_05-2/?cc=4000
資料請求していただくことで、明日からのIT環境を一変させるヒントが得られるかもしれません。ぜひこの機会にご検討ください。
本記事では、”社外ヘルプデスク”がもたらす多彩な恩恵についてご紹介しました。ITトラブルを迅速に解決し、担当者の負担を軽減することでコア業務に集中できるようになるだけでなく、人件費や教育コストの削減、セキュリティ強化、最先端技術の導入など、”企業全体の生産性と安定性を高める”さまざまなメリットが期待できます。ぜひこの機会に資料をご覧いただき、貴社のIT環境をスムーズかつ強固なものに変えていただければ幸いです。